Elektronisches Fahrtenbuch vs. handschriftliches Fahrtenbuch

Nehmen wir an, Sie haben ausgerechnet, dass Sie mit einem Fahrtenbuch im Vergleich zur 1%-Regelung erheblich Steuern sparen können. Jetzt heißt es, jede einzelne Fahrt haarklein aufzuschreiben. Bei diesem Gedanken fühlen Sie sich zu Recht unwohl. Denn das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuches hat erhebliche Nachteile. Empfehlenswert ist daher ein elektronisches Fahrtenbuch.

Hier zeigen wir Ihnen die Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs und erklären wichtige Anforderungen, die es erfüllen muss. Außerdem stellen wir Ihnen ausgewählte Anbieter elektronischer Fahrtenbücher vor.

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Wann ist das Fahrtenbuch besser als die 1 % Regelung?

Allgemein betrachtet, ist es in folgenden Fällen besser, ein Fahrtenbuch zu führen, als das Fahrzeug über die 1% Regelung zu versteuern:

  1. Das Firmenfahrzeug ist sehr teuer.
  2. Der Anteil der betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen ist hoch, weil die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sehr weit ist, oder weil Sie häufig auf Geschäftsreise sind.

Sofern die 1 % Regelung zur pauschalen Versteuerung weniger vorteilhaft war, wurde klassischerweise damit begonnen, ein schriftliches Fahrtenbuch zu führen. Dies musste zahlreichen Anforderungen des Finanzamts genügen. Insgesamt war es jedoch eher mühsam, das Fahrtenbuch auf diese Art und Weise zu führen. Im Zuge der Digitalisierung entstand daher das elektronische Fahrtenbuch. Es ersetzt mehr und mehr das klassische Fahrtenbuch, das Sie nach wie vor tatsächlich in Buchform kaufen können.

Nachteile des handgeschriebenen Fahrtenbuchs

Beim Fahrtenbuch fordert das Finanzamt eine lückenlose Erfassung, Sie müssen also jede Fahrt im Rahmen der Buchhaltung aufzeichnen. Sämtliche Autofahrten handschriftlich zu erfassen, ist aber nur etwas für wahre Bürogenies:

  • Das Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs erfordert Disziplin.
  • Ein Automobil ist kein Schreibtisch, das schriftliche Erfassen der Fahrten ist ergonomisch ungünstig.
  • Es erfordert eine penible Selbstorganisation. Sie brauchen immer Schreibzeug im Auto.
  • Nach einer stressigen Autofahrt fehlt häufig Motivation und Lust, die Fahrt haarklein aufzuzeichnen.
  • Das Aufzeichnen einer Fahrt dauert lange: Sie müssen den Kilometerstand, Distanz, Fahrziel, Anlass der Fahrt, Ansprechpartner am Fahrziel aufschreiben.

Wie sieht die Praxis beim Erstellen handschriftlicher Fahrtenbücher aus? In der Regel wird auf Grund der genannten Nachteile das Fahrtenbuch nicht penibel geführt. Der Unternehmer schreibt das Fahrtenbuch meist wenige Wochen vor Abgabe der Steuererklärung. Die Gefahr, dass hier Unstimmigkeiten auftreten, ist hoch. Beispiel: Das Fahrtenbuch dokumentiert eine Fahrt nach Kiel, gleichzeitig findet sich in der Buchhaltung ein Tankbeleg einer Münchner Tankstelle für den Zeitpunkt der Fahrt.

So kommt es bei Betriebsprüfungen im Falle handschriftlicher Fahrtenbücher praktisch immer zu Diskussionen mit dem Prüfer vom Finanzamt. Beate Weber, Partnerin der Kanzlei GWB Boller & Partner mbB aus Marburg berichtet: "Die meisten handschriftlichen Fahrtenbücher verursachen Diskussionen bei der Betriebsprüfung. Einen Fehler findet der Betriebsprüfer immer. Häufig ist es reines Goodwill vom Betriebsprüfer, wenn ein Fahrtenbuch am Ende doch akzeptiert wird."

Wird Ihr handschriftliches Fahrtenbuch nicht akzeptiert, müssen Sie Ihr Fahrzeug nach der 1% Regelung versteuern und können die steuerlichen Vorteile eines Fahrtenbuchs nicht nutzen. Diese Probleme haben Sie mit einem elektronischen Fahrtenbuch nicht.

Elektronisches Fahrtenbuch: Vorteile und Funktionsweise

Warum ist das elektronische Fahrtenbuch so praktisch? Weil es dank Satellitentechnik die wichtigen Informationen wie Datum/Uhrzeit, Startort, Zielort, Fahrtstrecke in Kilometern automatisch aufzeichnet. Die Nachbearbeitung ist denkbar einfach. Die Geräte haben eine Schnittstelle zu Smartphone oder Desktop. Nach jeder Fahrt erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihrer Fahrtenbuch-App. Jetzt müssen Sie zu jedem Eintrag nur noch angeben, ob die Fahrt privat oder dienstlich war. War die Fahrt dienstlich, ergänzen Sie Anlass der Fahrt und Ansprechpartner.

Wenn Sie Ihre Steuererklärung erstellen, drucken Sie den Bericht der Fahrtenbuch-App aus. Der rechtssichere, vom Finanzamt akzeptierte Bericht, weist folgende Dinge aus.

  • Kfz-Kennzeichen
  • Berichtszeitraum
  • Der Fahrtenbucheintrag für betriebliche Fahrten umfasst folgende Inhalte:
  • Datum/Uhrzeit der Fahrt (Beginn und Ende)
  • Anfangs- und Endkilometerstand
  • Wegstrecke in Kilometern
  • Startpunkt: PLZ, Ort, Straße
  • Fahrtziel: PLZ, Ort, Straße
  • Ansprechpartner
  • Fahrtanlass
  • Bei privaten Fahrten genügen Anfangs- und Endkilometerstand, Wegstrecke, Startpunkt, Fahrtziel und der Hinweis, dass die Fahrt privat war.

Die digitalen Fahrtenbücher der führenden Anbieter sind selbstlernend. Das heißt, wenn Sie eine Fahrt zum Arbeitsplatz unternehmen oder einen bestimmten Geschäftspartner häufiger besuchen, schlägt er ihnen beim Kategorisieren diese gelernten Fahrtziele vor und Sie bestätigen den Fahrtzielvorschlag einfach per Klick. 

Mit anderen Worten: Ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen ist einfach, geht schnell und verursacht viel weniger Stress. In der Zeit, in der Sie beim handschriftlichen Fahrtenbuch eine Fahrt dokumentiert haben, schaffen Sie mit dem digitalen Fahrtenbuch das Kategorisieren von mindestens drei Fahrten. Sobald die Fahrtenbuch-App bestimmte Fahrtziele gelernt hat, geht es sogar noch schneller.

TIPP

Häufig lohnt sich die 1%-Regelung nicht und Sie können mit dem Fahrtenbuch Steuern sparen. Nutzen Sie die kostenfreie Beratung unseres Partners Vimcar, um herauszufinden, wie viel Geld Sie sparen können.

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Anforderungen für die Benutzung: Sie müssen mit dem elektronischen Fahrtenbuch angenehm arbeiten können

  • Die Montage geht einfach.
  • Sie können die elektronischen Einträge bequem als dienstliche oder private Fahrt kennzeichnen.
  • Für die steuerlichen Unterlagen können Sie das Fahrtenbuch einfach als PDF ausdrucken.

Anforderungen, die das elektronische Fahrtenbuch für das Finanzamt erfüllen muss:

  • Die elektronischen Aufzeichnungen sind manipulationssicher.
  • Auch der Ausdruck als PDF muss schreibgeschützt sein und darf keine nachträglichen Veränderungen erlauben.
  • Es muss sichergestellt sein, dass die Aufzeichnungen 10 Jahre gespeichert werden können.

Technische Voraussetzungen für das elektronische Fahrtenbuch sind u.a.:

  • Das elektronische Fahrtenbuch muss zum Wagentyp passen.
  • Der Hersteller entwickelt das digitale Fahrtenbuch permanent weiter und passt es an rechtliche Änderungen an.
  • Datensicherheit und Datenschutz müssen gewährleistet sein.

Wichtig: die Prüfung eines Fahrtenbuchs ist immer einzelfallbezogen. Ob es akzeptiert wird, hängt von Betriebsprüfer ab. Achten Sie daher beim Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs auf Vertrauenssignale: Arbeiten Steuerberater mit dem jeweiligen elektronischen Fahrtenbuch? Ist es von Wirtschaftsprüfern anerkannt?

TIPP

Ein Steuerberater kann Ihnen bei Fragen oder Unklarheiten zum korrekten Fahrtenbuch helfen.

Führende Anbieter elektronischer Fahrtenbücher

Mit Pace, Twinline und Vimcar stellen wir Ihnen drei Anbieter elektronischer Fahrtenbücher in einer Kurzübersicht vor.

  • bietet ein elektronisches Fahrtenbuch zu einem günstigen Festpreis an. Es enthält den Adapter für das Auto und die App für die Nachbearbeitung der Fahrten. Pace verspricht ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch. Die App selbst bietet aber weitere Funktionen, die für den Autofahrer nützlich sein können. Beispielsweise eine Funktion, mit der Treibstoff gespart werden können.
  • wirbt damit, bereits seit 1997 mit elektronischen Fahrtenbüchern am Markt zu sein. Das Twinline Travelcontrol Fahrtenbuch funktioniert für bekannte Automarken wie Audi, BMW oder Daimler Benz. Auch Twinline verspricht ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch mit bequemer Nutzerführung. Das System gibt es zum Festpreis, wobei sich die Preise im niedrigen 4-stelligen Bereich bewegen.
  • Vimcar hat bei seinem Fahrtenbuch die Prominenz der Steuerberater auf seiner Seite. Das Vimcar-System ist zum Beispiel eine klare Empfehlung der DATEV und wer es über einen Steuerberater erwirbt, der VIMCAR-Kooperationspartner ist, erhält es zu einem günstigeren Preis. Ähnlich wie bei Pace gibt es bei Vimcar einen Adapter für das Fahrzeug, der sehr schnell einzubauen ist. Das System ist für eine niedrige monatliche Gebühr zu erwerben.

Diese drei und zwei weitere Anbieter für das elektronische Fahrtenbuch stellen wir Ihnen in diesem Vergleich im Detail vor.

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Fazit zum elektronischen Fahrtenbuch beim Firmenwagen

Bevor Sie sich ein elektronisches Fahrtenbuch anschaffen, prüfen Sie zuerst, ob eine Versteuerung des Firmenfahrzeugs mit der 1% Regelung besser ist, als eine Versteuerung via Fahrtenbuch. Wenn sich das Führen eines Fahrtenbuchs als steuerlich günstiger erweist, sollten Sie ein elektronisches Fahrtenbuch wählen. Denn das digitale Fahrtenbuch zeichnet private Fahrten und Dienstfahrten lückenlos auf. Wählen Sie ein System, das technisch einfach zu bedienen ist. Speziell das Kategorisieren der Einträge in private und dienstliche Fahrten muss einfach durchzuführen sein. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welches System die Anforderungen des Finanzamts am besten erfüllt.

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