Alles rund ums Büro: geben Sie Ihrem Unternehmen ein Zuhause

Sie haben eine Geschäftsidee und das Unternehmen angemeldet. Jetzt geht es um das Zuhause Ihres Unternehmens – das Büro. Hier stellen sich viele Fragen: Home Office oder Großraumbüro mieten? Coworking Space teilen oder sogar eine Bürogemeinschaft gründen?

Je nach Gewerbe haben die verschiedenen Optionen Vor- und Nachteile. Wir stellen die einzelnen Möglichkeiten vor. Außerdem zeigen wir Ihnen, was es in Sachen Büroservice, also von einem Sekretariat bis zum Postservice, und bei der Büroausstattung für Möglichkeiten gibt.

Was beeinflusst die Entscheidung für ein Büro?

Bei dem Wort Büro haben viele direkt ein klassisches Büro-Bild im Kopf: Großer Schreibtisch, Akten stapeln sich und das Telefon klingelt ununterbrochen. Seit den 1980er Jahren gehört auch ein Computer zum festen Bestand in einem Büro.

Dieses Bild des Begriffs Büro ist heutzutage jedoch längst neu zu überdenken. Modelle wie das Home Office, ein virtuelles Büro oder ein CoWorking Space prägen die moderne Bürolandschaft für Gründer, Start-ups und Selbstständige. Der Ausgestaltung eines Büros der heutigen Zeit sind wohl keine Grenzen mehr gesetzt. Sie unterscheiden sich beispielsweise in folgenden Punkten:

  • Größe
  • Anzahl der Mitarbeiter im Büro
  • Zeit, in der das Büro genutzt wird
  • Zu Hause im Home Office oder externes Büro
  • Mit oder ohne Service im Büro
  • Branchenspezifikationen
  • Standort
  • Einrichtung für das Büro
  • Seminar- und Konferenzräume
  • Kosten
  • Büro-Anbieter
  • Dauer der Anmietung

In dieser Rubrik rund um das Thema Büro haben wir alles für Sie zusammengestellt, was ein Existenzgründer in Sachen Büro wissen muss: von der Standortfrage über die Auswahl bis hin zur Einrichtung.

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Home Office: Arbeitsplatz, an dem sich die Geister scheiden

Wer im Home Office arbeitet, richtet sich in den eigenen vier Wänden ein Büro ein. Praktisch, denn Schreibtisch, Stuhl und Internetanschluss haben die meisten Gründer ohnehin zu Hause. Außerdem spart man sich Zeit und Kosten für die Fahrt ins Büro. Günstiger ist es also im ersten Schritt, das Home Office.

Doch das Büro im Home Office ist auch sehr umstritten. Während man im Home Office mehr Ruhe hat und Kosten spart, ist man zugleich schneller abgelenkt und arbeitet dann doch auch eher mal außerhalb der Officezeiten. In einem gemieteten Büro ist man dafür oft weniger konzentriert, verquatscht sich mal mit den Kollegen und natürlich kommen hier auch höhere Kosten für das Büro auf das Unternehmen zu. Auch wenn man Kunden oder Mitarbeiter trifft, kann ein externes Büro ein geeigneteres Arbeitsumfeld sein als das Home Office. Ob das Home Office als Büro einem Gründer also liegt, muss jeder für sich selbst herausfinden. Wichtig dabei: Ehrlich zu sich selbst sein.

Das virtuelle Büro – sehr wohl existent

Bei dem Modell virtuelles Büro verlagern Sie Ihre offizielle Geschäftsadresse in ein Business Center. Dort haben Sie auch die Option, ein Büro anzumieten. Sie zahlen das Büro aber nur, wenn Sie es nutzen, also bspw. tageweise. Egal ob virtuelles Büro oder Home Office: Bei beiden Modellen können Sie sich für Ihr Unternehmen als offizielles Zuhause eine Geschäftsadresse mieten – dieses Modell ist sehr verbreitet und keineswegs mit einer Briefkastenfirma zu verwechseln.

Die gesellige Alternative: einen Coworking Space mieten

Auch ein auf Zeit gemietetes Büro oder ein Coworking Space sind Modelle, die unseren modernen Arbeitsalltag prägen. Hier arbeiten Sie – allein oder im Team – in einem Büro, aber eben nur dann, wenn Sie es gemietet haben und wirklich brauchen.

Bei beiden Modellen ist die nötige Infrastruktur vorhanden und Sie mieten sich in ein vollkommen ausgestattetes Büro ein. Beim Coworking Space hat das unter anderem auch den Vorteil, dass Sie Ihr Netzwerk erweitern können. Zahlreiche Coworking Spaces sind nach Branchen unterteilt, Sie sollten also bei der Suche darauf achten, dass Sie einen Coworking Space finden, der zu Ihnen passt.

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Service-Möglichkeiten für Ihr Büro

Es gibt verschiedene Dienstleistungen, die Gründer für ihr Büro in Anspruch nehmen können. Diese Dienstleistungen erleichtern das Unternehmersein gerade am Anfang enorm und auch, wenn das Unternehmen wächst, kann ein Business Center zahlreiche Aufgaben in Ihrem Büro abnehmen. Beispielsweise können Sie für Ihr Büro einen Telefonservice engagieren. Dieser koordiniert und filtert Ihre Anrufe.

Dasselbe ist auch möglich, wenn Sie ein Postfach mieten. So sind Sie jederzeit für Ihre Kunden telefonisch und postalisch erreichbar, selbst wenn Sie einmal nicht im Büro anwesend sind. Auch ein Sekretariat für Ihr Büro kann für Sie in Frage kommen, wenn Sie diese Aufgaben in fremde Hände geben wollen. Business Center bieten hierbei Rundumpakete für Ihr Büro an. Sie können sich dann voll und ganz auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren.

Wenn Sie kein eigenes Büro haben, gibt es auch Anbieter, bei denen Sie ein Büro für nur einen bestimmten Zeitraum oder einen Konferenzraum für Ihr Meeting oder Event mieten können. Hier ist zumeist nicht nur die Räumlichkeit inklusive, sondern auch ein gastronomischer Service. Abgerechnet wird in den meisten Fällen pro Stunde.

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So statten Sie Ihr Büro richtig, gut und kostengünstig aus

Wenn Sie Ihr Büro und den passenden Service ausgewählt haben, geht es an die richtige Einrichtung. Hierzu zählen nicht nur die passenden Möbel, sondern das gesamte Inventar für Ihr Büro, also beispielsweise technische Geräte, Tapete, Pflanzen, Bilder. Bei den Möbeln für Ihr Büro sollten Sie langfristig denken und sowohl gesundheitliche als auch optische Aspekte gleichermaßen beachten. Um Kosten in Ihrem Büro einzusparen: Haben Sie schon einmal über gebrauchte Möbel nachgedacht?

Doch auch, wenn das Nötigste in Ihrem Büro vorhanden ist, gibt es einiges zu bedenken: In Sachen Bürobedarf gibt es zahlreiche Unterschiede: Was wird alles für mein Büro angeboten? Was davon brauche ich wirklich? Welche Anbieter gibt es und worin unterscheiden Sie sich? Wie wähle ich am Besten aus, was ich wirklich in meinem Büro benötige?

Und wenn das alles zu viel wird: Schon einmal über das papierlose Büro nachgedacht? Hier werden wirklich nur noch die nötigsten Dokumente in Papierform archiviert. Der Rest läuft digital und mit Hilfe von modernen Tools. Wir erklären Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt zum papierlosen Büro kommen und wie Sie dieses dann strukturiert führen.

Büro und weitere Alternativen für Ihren Standort

Bei der Standortwahl für Ihr Büro spielt vor allem eines eine große Rolle: die Branche. Für verschiedene Geschäftsfelder kommt es hier auf verschiedene Faktoren in Sachen Büro an. Wie Sie den richtigen Standort finden und mehr über unser kostenfreies Tool zur Standortanalyse lesen Sie in diesem Beitrag.

Wir haben außerdem für verschiedene Standortarten zusammengefasst, worauf es ankommt:

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Auch ein Technologie- und Gründerzentrum kann ein optimaler Ort für Existenzgründer sein: Von Beginn der Gründung an hat man dort Zugriff auf eine ausgebaute Infrastruktur und die Möglichkeit der Kooperation mit anderen Unternehmen.

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