Rechnungssoftware: so erleichtert sie Ihre Büroarbeit + 8 Anbieter im Vergleich

Viele Gründer und Selbstständige greifen zunächst auf Word und Excel zurück, wenn sie ihre erste Rechnung schreiben. Doch zeitgemäß ist dies nicht und die Fehleranfälligkeit ist hoch. Mit einer Rechnungssoftware vermeiden Sie Fehler und sparen wertvolle Zeit im Tagesgeschäft. Zudem reicht der Funktionsumfang moderner Rechnungsprogramme von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis hin zur Zahlungsüberwachung inkl. Mahnwesen. 

Wir zeigen, auf welche Faktoren Sie bei der Auswahl der passenden Rechnungssoftware achten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen 8 Anbieter vor - meist können Sie auch direkt kostenlos die Software testen.

Welche Vorteile bietet eine Rechnungssoftware für den Büroalltag?

Unabhängig von der Unternehmensgröße nimmt Ihnen eine gute Rechnungssoftware jede Menge Arbeit ab und ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit anderweitig sinnvoller einzusetzen. Die meisten Programme sind intuitiv, so dass Sie bereits nach kurzer Zeit in der Lage sind, Rechnungen schnell, unkompliziert und über standardisierte Bearbeitungsschritte zu erstellen.

Gleichzeitig stellt eine gute Rechnungssoftware sicher, dass Sie Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden und alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, wie z.B. eine eindeutige Rechnungsnummer, die Steuernummer oder der Rechnungsempfänger enthalten sind. Welche Angaben dies im Detail sind, zeigt Ihnen die im nächsten Abschnitt folgende Infografik. Mit einer Rechnungssoftware müssen Sie sich über diese Themen keine Gedanken mehr machen. Auch bei den vereinfachten Angaben für eine Kleinbetragsrechnung hilft Ihnen ein gutes Rechnungsprogramm.

Neben der Einhaltung der streng formalen Angaben auf der Rechnung, ermöglicht Ihnen eine gute Rechnungssoftware außerdem, dass Sie Rechnungen in einem ansprechenden Design im Look-and-Feel Ihres Unternehmens erstellen. Dies sieht meist deutlich besser aus als die selbsterstellten Vorlagen in Word oder Excel. Bei Ihren Kunden wird dies auch direkt einen besseren Eindruck hinterlassen.

Auch wenn in vielen Unternehmen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten häufig noch durch die Ablage der physischen Rechnung nachgekommen wird: eine gute Rechnungssoftware sollte auch über entsprechende Archivierungsfunktionalitäten verfügen, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen zu entsprechen. Außerdem muss die Rechnungssoftware gewährleisten, dass Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung EDV-Zugriff auf originär digitale Daten, die für die Besteuerung relevant sind, eingeräumt werden kann.

Wenn Rechnungen geschrieben sind, dann sollte eine Rechnungssoftware auch eine schnelle Übersicht über alle gestellten Rechnungen sowie Zahlungseingänge oder noch offene Posten ermöglichen. Viele Rechnungsprogramme integrieren zudem auch ein nachgelagertes Mahnwesen.

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Pflichtbestandteile einer Rechnung: dies übernimmt die Rechnungssoftware für Sie!

Die nachfolgende Grafik zeigt Ihnen die Pflichtbestandteile einer Rechnung auf einen Blick und erläutert die Positionen. Per Klick auf die Infografik gelangen Sie zum kostenfreien Download des gesamten Dokuments. Eine gute Rechnungssoftware berücksichtigt sämtliche Pflichtbestandteile und richtet Ihre individuelle Rechnung in wenigen Klicks ein.

12 Pflichtbestandteile einer Rechnung mit Erläuterung
TIPP

Eine Rechnung elektronisch versenden? Das müssen Sie beachten.

Was ist bei der Anschaffung der Rechnungssoftware zu beachten?

Wer den Kauf einer Rechnungssoftware plant und dadurch den Prozess der Rechnungsstellung optimieren möchte, sollte sich bereits bei der Auswahl mit folgenden Punkten beschäftigen, um langfristig die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.

  • Rechnungssoftware passt zur Unternehmensgröße: Wichtig ist, dass die gewählte Lösung auch zur eigenen Unternehmensgröße passt. Überdimensionierte Systeme können gerade am Anfang zu einem erheblichen Mehraufwand führen.
  • Lösung passt zu Art der Geschäftstätigkeit: Die gewählte Rechnungssoftware sollte auch zur Art der eigenen Geschäftstätigkeit passen und den entsprechenden Funktionsumfang bieten. Ein Online-Shop, der pro Tag mehrere Hundert Einzelrechnungen verschickt, benötigt häufig eine andere Rechnungssoftware, als der Handwerker mit wenigen Einzelrechnungen pro Woche.
  • Schnittstellen zu Vor- und nachgelagerten Systemen: Wenn große Mengen verarbeitet werden müssen, empfiehlt sich die automatische Anbindung an ein nachgelagertes Buchhaltungssystem. Hier sollte die Rechnungssoftware die notwendigen Schnittstellen bieten.
  • Intuitive Benutzerführung: Die Rechnungssoftware soll Ihnen Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Deshalb ist es wichtig, dass die Benutzerführung intuitiv ist und die Anwendung der Rechnungssoftware schnell zu erlernen ist.
  • Erweiterungsfähigkeit: Ihr Ziel ist es, dass Ihr Geschäft stetig wächst. Mit steigender Geschäftstätigkeit wachsen u.U. auch die Anforderungen an die Rechnungssoftware. Das sollten Sie bereits beim Kauf der Software berücksichtigen.
  • Datenschutz: Mit der Rechnungssoftware verarbeiten Sie Kundendaten. Da die Softwarelösungen meist als Online-Version verfügbar sind, sollten Sie großen Wert auf den Datenschutz ihres Anbieters legen. Hier am besten zweimal nachfragen.
  • Backup and Recovery: Die Rechnungssoftware beinhaltet für Sie sehr wichtige Informationen, die evtl. sogar im Rahmen der Datenarchivierung steuerlich relevant sind und der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Deshalb sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und jederzeit wiederhergestellt werden können.
  • Preis-/Leistungsverhältnis: Obwohl sich die Angebote der bekanntesten Anbieter von Rechnungssoftware meist sehr ähneln, sollten Sie sich intensiv mit den Kosten für die angebotenen Funktionalitäten beschäftigen. Dieser Punkt wird dann besonders wichtig, wenn Upgrade bestehender Versionen notwendig wird.
  • Support durch den Anbieter: Wenn es doch einmal Probleme mit der Rechnungssoftware geben sollte, ist ein schneller Support durch den Anbieter wichtig. Achten Sie darauf, ob eine Service-Hotline angeboten wird und welche Kosten dafür ggfs. anfallen.
  • Einarbeitung / Schulung: Obwohl viele Rechnungsprogramme intuitiv bedient werden können, kann ein Schulungsangebot der eigenen Mitarbeiter durch den Softwareanbieter ein wichtiger Punkt bei der Anschaffung der Rechnungssoftware sein.

Mindestanforderungen an die Rechnungssoftware

Moderne Rechnungssoftware zur Rechnungserstellung kann inzwischen häufig weit mehr, als nur korrekte Rechnungen erstellen. Einige Programme ähneln sogar schon ERP-Programmen, mit denen betriebliche Prozesse von der Beschaffung über die Produktion bis hin zum Vertrieb organisiert werden können. Allerdings spiegelt sich dieser erhöhte Funktionsumfang häufig auch im Preis wider. Auf welche Funktionalitäten Sie aber beim Einsatz einer Rechnungssoftware von Anfang an nicht verzichten sollten, haben wir Ihnen nachfolgend zusammengefasst.

Dass eine Rechnungssoftware bei der Rechnungserstellung alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen sollte, versteht sich von selbst. Das trifft auch auf die verminderten Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen zu. Ebenfalls selbstverständlich sollte eine einfache und intuitive Bedienbarkeit der Rechnungssoftware sein.

Wichtig bei der Anschaffung ist auch, dass die Software vorab kostenlos getestet werden kann, was inzwischen die Mehrzahl der Anbieter durch eine kostenfreie und unverbindliche Testphase gewährleistet.

Um beim Kunden einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, sollte das Rechnungslayout individuell auf das eigene Corporate Design anpassbar sein, z.B. durch den Upload von eigenen Vorlagen.

Ebenfalls Standard ist bei vielen Anbietern inzwischen die Möglichkeit, die Rechnungssoftware als Online-Lösung zu nutzen. Das bedeutet, Sie müssen die Rechnungssoftware nicht mehr auf dem eigenen System installieren und können von überall stets auf die aktuellste Version zugreifen.

Außerdem sollten Sie mindestens noch auf folgende Punkte achten: 

  • Bietet die Rechnungssoftware auch eine Kundenverwaltung an?
  • Kann die Rechnungssoftware aus bestehenden Angeboten automatisch Rechnungen erstellen?
  • Können Rechnungsnummern individuell vergeben werden?
  • Sind Parameter wie Umsatzsteuersätze, Skonti und Rabatte in der Rechnungssoftware problemlos veränderbar?
  • Können bereits erstellte Rechnungen nachträglich bearbeitet oder storniert werden?
  • Bietet die Rechnungssoftware auch eine Artikel- und Leistungsverwaltung?
  • Können Rechnungen sowohl per Mail wie auch per Post verschickt werden?
  • Können Zahlungsein- und -ausgänge von erstellten Rechnungen durch die Rechnungssoftware verwaltet werden?
  • Bietet die Rechnungssoftware auch ein integriertes Mahnwesen?
  • Ist eine automatische Kontoanbindung möglich?
  • Besitzt die Rechnungssoftware eine Schnittstelle an ein Buchhaltungssystem?

Welche Anbieter für eine Rechnungssoftware gibt es?

Mit Start der Software as a Service-Lösungen ist die Zahl der Anbieter von Software zur Rechnungserstellung stark gestiegen. Ohne Probleme sind 30 bis 40 Anbieter zu ermitteln. Es lohnt jedoch nicht, alle diese Anbieter zu vergleichen. Stattdessen konzentrieren wir uns nachfolgend auf die größeren und bereits etablierten Anbieter. Eine gute Rechnungssoftware kann Ihnen schließlich nur auf Dauer die Arbeit erleichtern, wenn Sie sich keine Sorgen um bspw. folgende Punkte machen müssen:

  • Kontinuierliche technische Weiterentwicklung und regelmäßige Updates der Software
  • Einhaltung und Umsetzung neuer gesetzlicher Regularien
  • Umfassender und schneller Support bei Fragen und Problemen
  • Fortbestand des Softwareanbieters - schließlich liegen in der Cloud wichtige Firmendokumente, die auch i.d.R. 10 Jahre aufzubewahren sind

Anbieter Rechnungssoftware 2018

Logos Anbieter Rechnungssoftware 2018Diese 8 Anbieter vergleichen wir | Quelle: Logos der genannten Anbieter

8 Anbieter für Rechnungssoftware im Vergleich

Wir stellen Ihnen nachfolgend 8 Anbieter von Rechnungssoftware vor, mit denen Sie bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Rechnungsstellung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie auch eine tabellarische Übersicht, damit Sie die Anbieter schnell auf einen Blick vergleichen können.

AnbieterBeschreibung (Stand 06/2018)
Billomat

Alle von Billomat angebotenen Tarife umfassen den gleichen Funktionsumfang, der neben der Rechnungserstellung und -verwaltung u.a. kostenlose Apps, den DATEV-Export, unbegrenzten Speicher, eine API-Schnittstelle und eine Texterkennung beinhaltet. Rechnungen können im eigenen Unternehmenslayout erstellt und – gegen Aufpreis – auch mit der Post zugestellt werden.

Die unterschiedlichen Tarife, die in der günstigsten S-Version bei 4,13 Euro im Monat starten, unterscheiden sich in der Anzahl der Benutzer, Kunden und erstellbaren Dokumenten. Anwender können die Rechnungssoftware bis zu 60 Tage kostenlos testen.

Debitoor

Debitoor bietet ein Rechnungsprogramm in 4 Preisstufen. Mit dem günstigsten Paket für 4 € monatlich kann der User Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen erstellen. Außerdem gibt es einen Zugang für den Steuerberater.

Mit dem zweitgünstigsten Paket für 8 € gibt es zusätzlich Angebots- und Lieferscheinerstellung und die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung. Die nächstgrößeren Pakete bieten zusätzlich die Bankanbindung und den automatischen Abgleich von Zahlungen.

easybill

Start-ups, die weniger als 20 Kunden haben, können die Rechnungssoftware von easybill in der günstigsten Version im BASIC-Paket für 9 Euro/Monat nutzen, die sich ausschließlich für die reine Rechnungserstellung eignet.

Wer unbegrenzt Kunden verwalten oder mehr Funktionsumfang benötigt, z.B. Schnittstellen zu anderen E-Commerce-Systemen, Wiederholungsrechnungen oder eine Projekt- und Zeiterfassung, der muss mindestens das PLUS-Paket wählen, das ab 19 Euro/Monat erhältlich ist.

FastBill

Mit der Rechnungssoftware von fastbill kann man neben der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen auch Arbeitszeiten erfassen. Die Software richtet sich an Klein- und Mittelständler, und ist daher sehr gut für Gründer geeignet. Ab 9 Euro/Monat können unbegrenzt Rechnungen erstellt oder Belege per Smartphone eingescannt werden. Die Anzahl der Kunden ist ebenfalls unbegrenzt.

Über Schnittstellen können zahlreiche E-Commerce-Systeme angebunden werden, außerdem ist eine Online-Zahlfunktion integriert. Ohne Risiko können Sie die Rechnungssoftware von fastbill ohne Einschränkungen im Funktionsumfang für 30 Tage kostenlos testen.

lexoffice

Lexoffice bietet für monatlich 6,90 € eine leistungsstarke Rechnungssoftware. Damit können Sie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen erstellen. Zusätzlich können Sie Abschlagsrechnungen erstellen, wenn Sie größere Projekte abrechnen. Um die Zahlungseingänge zu verwalten, können Sie 1 Bankkonto anbinden.

Die größeren Lexoffice-Pakete unterscheiden sich durch die umfangreicheren Buchhaltungsfunktionen. Aber auch in kleinsten Paket ist eine Schnittstelle zum Steuerberater enthalten.

Sage Business Cloud

Die Sage Business Cloud Rechnungssoftware richtet sich speziell an kleinere Unternehmen, also auch Start-ups in der Gründungsphase. Das kleinste Paket "Angebot & Rechnung“ startet mit 5 € pro Monat und umfasst die Rechnungserstellung und -verwaltung, eine Artikelverwaltung, das Kundenmanagement sowie die Finanzplanung und -überwachung. Auch eine DATEV-Schnittstelle ist integriert.

Im nächstgrößeren Paket "Finanzen & Buchhaltung" können Sie außerdem auch Bilanzauswertungen durchführen und ein Berichtswesen integrieren (z.B. für das monatliche Reporting an Investoren). Das Angebot für eine Rechnungssoftware von Sage One können Interessenten die ersten 30 Tage kostenlos testen.

SalesKing

Neben der Online-Rechnungserstellung konzentriert sich das Angebot im Bereich Rechnungssoftware von SalesKing auch auf die Erstellung von Angeboten, Mahnungen und die Produktverwaltung. Diese Funktionalitäten sind bereits in der günstigsten "Silver"-Version für 12 Euro/Monat enthalten.

Außerdem ist eine Integration in die eigene Buchhaltungssoftware per Datenschnittstelle möglich.

sevDesk

SevDesk bietet nicht nur eine Rechnungssoftware, sondern in den Ausbaustufen kommen Buchhaltung und Warenwirtschaft hinzu. In der Variante "Rechnung" für monatlich 7,50 €  kann der User Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen, in der Variante "Buchhaltung" für 15 € kommen Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, wiederkehrende Rechnungen und umfangreiche Buchhaltungsfunktionen hinzu.

Ein weiteres Highlight ist die digitale Belegerkennung. Wer eine komplette Warenwirtschaft benötigt, kann auf die Variante "Warenwirtschaft" für 43 € im Monat umsteigen. Alle Varianten bieten Schnittstellen zum Steuerberater, um die Buchhaltungsabläufe zwischen Unternehmen und Steuerberater zu vereinfachen.

Auffällig bei den Rechnungsprogrammen ist, dass sehr viele Anbieter Upgrades zu kompletten Buchhaltungssoftware Paketen ermöglichen. Ziel ist die komplette Digitalisierung nicht nur der Rechnungsstellung, sondern sämtlicher Abläufe in Buchhaltung und Rechnungswesen. Lesen Sie dazu auch unseren Anbietervergleich im Bereich Buchhaltungssoftware.

Anbietervergleich: die Funktionen auf einen Blick

Wir vergleichen nun die einzelnen Lösungen für Rechnungssoftware und beginnen mit den Anbietern Billomat, Debitoor, easybill und FastBill.

Kriterien Auswahl RechnungssoftwareBillomatDebitooreasybillFastBill
Angebote erstellenJaJaJaJa
Rechnungs-Design gestaltenJaJaJaJa
Bankkonten AbgleichjaJaJaJa
FremdwährungenJaJaNeinJa
MahnwesenJaJaNein
(Upgrade nötig)
Ja
Anzahl Rechnungen bzw.
Ausgaben pro Jahr
unbegrenzt400unbegrenztunbegrenzt
Buchhaltungssoftware
(integriert oder upgrade)
integriertEÜR/GuV integriert,
sonst Upgrade
NeinUpgrade
nötig
Nettopreis für ein Jahr233,28 €96 €190,08 €97,08 €

Die Angebote ähneln sich in ihren Funktionen sehr. Auffällig ist, dass manche Anbieter die Anzahl von Rechnungen und Zahlungsbelege begrenzen und bei Überschreitung ein Upgrade zu einem höheren Preis anbieten. Auch beim Thema Integration Buchhaltungsfunktionen gibt es Unterschiede. 

Im nächsten Schritt vergleichen wir die Angebieter lexoffice, Sage, SalesKing und sevDesk.

Kriterien Auswahl RechnungssoftwarelexofficeSage Buchhaltung StartSalesKingSevDesk
Angebote erstellenJaJaJaJa
Rechnungs-Design gestaltenJaeingeschränktJaJa
Bankkonten AbgleichjaJaJa
(externe App)
Ja
FremdwährungenNeinNeinJaJa
MahnwesenJaJaJaJa
Anzahl Rechnungen bzw.
Ausgaben pro Jahr
unbegrenztunbegrenztunbegrenztunbegrenzt
Buchhaltungssoftware
(integriert oder upgrade)
Upgrade
nötig
integriertNeinUpgrade
nötig
Nettopreis für ein Jahr94,80 €96,00 €144,00 €85,00 €

Die Funktionstabelle zeigt, dass sich die Angebote der Anbieter sehr ähneln. Die wesentlichen Unterschiede bestehen darin, ob die Anzahl von Belegen und Rechnungen begrenzt ist und ob das System eine Buchhaltungssoftware anbietet, entweder in der Rechnungssoftware integriert oder als Upgrade erhältlich.

Bevor Sie sich für den Anbieter einer Rechnungssoftware entscheiden, sollten Sie die Software gründlich testen. Die meisten Anbieter gewähren eine kostenlose Testphase, in der Sie sich mit der Rechnungssoftware vertraut machen können.

Fazit zum Thema Rechnungssoftware

Eine Rechnungssoftware erleichtert Ihren Büroalltag ungemein - und dies schon in den Basisfunktionen, die Ihnen die Programme bieten:

  • Sie sparen Zeit bei der Erstellung von Rechnungen im Vergleich zu Word und Excel.
  • Sie halten automatisch alle Pflichtangaben für die Rechnung ein.
  • Die Rechnung sehen professionell aus und entsprechen Ihrem Corporate Design.

Meist behalten Sie mit der Rechnungssoftware gleichzeitig den Überblick über bereits bezahlte oder noch offene Rechnungen und stellen damit auch die Liquidität ihres Unternehmens sicher. Zahlungserinnerungen und Mahnungen können Sie automatisiert verschicken.

Darüber hinaus bieten die meisten Rechnungsprogramme auch eine Upgrade-Möglichkeit zum Thema Buchhaltung oder gar Warenwirtschaft an. Der Übergang von Rechnungs- zu Buchhaltungssoftware ist damit fließend. Davon können Sie ebenfalls profitieren und mit wenigen Klicks Ihre Buchhaltung effizienter gestalten. Welche Anbieter sich hierfür lohnen, haben wir Ihnen in einem Vergleich der Anbieter von Buchhaltungssoftware zusammengestellt.

Doch vor dem Start der Rechnungssoftware, steht die Wahl des passenden Programmes. Es ist wichtig, dass Sie bereits bei der Auswahl der Rechnungssoftware sicherstellen, dass diese alle wichtigen und notwendigen Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen jetzt und in Zukunft benötig enthält. Der Wechsel von einer Software zur anderen ist zwar stets möglich, aber durchaus umständlich. Die großen Anbieter für Rechnungssoftware bieten in der Regel ein relativ ähnliches Leistungsspektrum und eine gute Erweiterbarkeit der Funktionen. Zudem halten sie ihre Software stets aktuell und gewährleisten einen guten Support. Wenn Sie 2 bis 3 Favoriten ausgewählt haben, testen Sie die Systeme doch einfach - schließlich bieten die Rechnungsprogramme häufig eine kostenfreie Testphase an.

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