Die Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Vorlage und passende Software

Sie wollen eine Rechnung schreiben? Dann erklären wir Ihnen mit einer Infografik die Pflichtangaben, die bei der Rechnungsstellung zu beachten sind, damit die Rechnung rechtssicher ist. Mit einer Rechnungsvorlage können Sie direkt starten und eine Rechnung schreiben. Außerdem gehen wir auf Sonderfälle der Rechnung ein, wie die Kleinbetragsrechnung, die elektronische Rechnung, die Gutschrift oder die Storno-Rechnung.

Wenn Sie Zeit bei Rechnungsstellung sparen wollen, hilft Ihnen eine gute Rechnungssoftware. So erstellen Sie Rechnungen nicht nur mit wenigen Klicks, sondern beachten automatisch auch alle wichtigen Angaben. Wir stellen Ihnen Anbieter für Rechnungssoftware im Vergleich vor

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer eine Lieferung oder eine erbrachte Dienstleistung abrechnet. Mit der Rechnungsstellung entsteht für Unternehmen und Rechnungsaussteller ein Zahlungsanspruch und eine Forderung gegenüber seinem Kunden. Gleichzeitig entsteht mit der Rechnungsstellung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Umsatzsteuer, die in der Rechnung enthalten ist. Umgekehrt kann das Unternehmen Umsatzsteuerverbindlichkeiten mit den Vorsteuerbeträgen abziehen, die in den gestellten Rechnungen stecken.

Daran sehen Sie, wie wichtig der Aspekt "Rechnung korrekt erstellen" für Ihr Unternehmen ist. Über die Rechnung generieren Sie Umsatz und Einzahlungen auf Ihr Geschäftskonto. Nur wenn die Rechnung korrekt erstellt ist, haben Sie Anspruch auf Zahlung. Bei der Vorsteuer ist es ebenso: Sie dürfen nur bei korrekt erstellen Rechnungen Vorsteuerbeträge geltend machen.

Rechnungen schreiben auf einen Blick

Rechnungen korrekt schreiben heißt, die Regeln zur Rechnungsstellung einhalten. Die Pflichtbestandteile einer Rechnung sind dabei am wichtigsten. Wir erläutern außerdem, wie Sie beim Versand Ihrer Rechnungen vorgehen und stellen Ihnen Sonderformen von Rechnungen, wie die Kleinbetragsrechnung, die Abo-Rechnung, die Dauerrechnung und die Gutschrift ein. Am Schluss besprechen wir noch das Thema "Debitorenmanagement" , damit Ihre Rechnungen schnell und zuverlässig bezahlt werden.

Im Detail finden Sie auf dieser Seite folgende Fragen:

  1. Welche Dinge sind grundsätzlich bei der Rechnungsstellung zu beachten?
  2. Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
  3. Rechnung schreiben: Word, Vorlage oder Rechnungssoftware?
  4. Kann ich eine Rechnung elektronisch per Email verschicken?
  5. Wie storniere ich eine Rechnung richtig?
  6. Rechnungsarten: Was ist bei Abo-Rechnung, Gutschrift & Co. zu beachten?
  7. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?
  8. Was ist zu tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?
  9. Fazit - Rechnung schreiben
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Nutzen Sie die intelligente Rechnungssoftware von SageOne und schreiben Sie Ihrem Kunden und Leistungsempfänger schnell und sicher rechtskonforme Rechnungen. Jetzt kostenfrei 30 Tage testen!

1. Welche Dinge sind grundsätzlich bei der Rechnungsstellung zu beachten?

Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben:

  • Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Schreiben Sie Rechnungen an Privatkunden, sind Sie mit der Rechnungsstellung an keine maximale Frist gebunden. Einzige Ausnahme bei Privatrechnungen sind "Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück".
  • Beachten Sie die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 Jahren.
  • Die Gutschrift ist das Gegenteil einer Rechnung. Beispiel: reklamiert der Rechnungsempfänger eine Rechnung und ist die Reklamation berechtigt, können Sie als Rechnungsaussteller die ausgestellte Rechnung mit einer Gutschrift neutralisieren.
  • Für die Praxis: geben Sie als Rechnungsaussteller die Bankverbindung auf der Rechnung an und nennen Sie ein Zahlungsziel, wenn Sie die Rechnung schreiben!
  • Lassen Sie ein Rechnungsmuster von Ihrem Steuerberater prüfen, damit Sie im Nachhinein nicht erneut die Rechnung schreiben müssen und keine Probleme mit dem Finanzamt und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) entstehen.
  • Rechnungen erfordern keine Unterschrift - Sie brauchen also nicht per Hand unterschreiben, wenn Sie Ihre Rechnung schreiben oder stellen.
  • Sollen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und aus einer Registrierkasse stammen.
  • Kleinunternehmerrechnung: wenn Sie die Regelung für Kleinunternehmer in Anspruch nehmen, dürfen Sie beim Erstellen Ihrer Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Die Kleinbetragsrechnung für Beträge unter 250 € ermöglicht eine Abweichung von den Pflichtangaben auf der Rechnung
  • Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche Softwareprogramme die Ihnen bei der Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, Mustern oder Beispielen behilflich sind. Wir zeigen Ihnen auf einer eigenen Seite, wie Sie die passende Rechnungssoftware auswählen.

Auch Ihre Rechnung repräsentieren Ihr Unternehmen nach außen. Achten Sie daher auf Übersichtlichkeit beim Rechnungsdesign, verwenden Sie Ihr Logo und Ihre Firmenfarben.

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Wenn Sie als Gründer die erste Rechnung erstellen, beschäftigen Sie sich bestimmt auch mit dem Thema Buchhaltung: wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

2. Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?

Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten. Dabei ist es egal, wie Sie die Rechnung stellen, ob auf Papier oder elektronisch:

  • Wer stellt die Rechnung und wer ist Rechnungsempfänger bzw. Leistungsempfänger: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers - also Sie - und des Leistungsempfängers - also Ihres Kunden.
  • Steuernummer oder Identifikationsnummer (UST-IdNr.): Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) - die USt-IdNr. musst stets bei Rechnungen enthalten sein, die ins europäische Ausland gehen
  • Gutschrift: Wenn Sie statt einer Rechnung eine Gutschrift schreiben, muss auf der Gutschrift die Steuernummer oder die Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens angegeben werden. Somit sollte der Gutschriftempfänger dem Aussteller der Gutschrift die gültige Steuernummer / Identifikationsnummer (USt-IdNr.) mitteilen.
  • Wann wurde die Rechnung gestellt: das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Die Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen und wenn gewünscht Buchstaben, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller dient - die Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos vergeben werden, dürfen aber nur einmalig verwendet werden, wenn Sie eine Rechnung schreiben.
  • Wofür wurde die Rechnung gestellt: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen auf der Rechnung erkennbar sein
  • Wann wurde die Leistung erbracht: den Zeitpunkt (es reicht der Monat) der Leistungserbringung, Lieferung oder sonstigen Leistung; im Falle von Abschlagszahlungen müssen Sie den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts angeben, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
  • Rechnungsbetrag: Aufschlüsselung nach: Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags, ggf. Angabe bei Steuerbefreiung, wenn Sie die Rechnung schreiben
  • Rabatte, Skonto: jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts muss in der Rechnung aufgeführt werden, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Räumen Sie Ihren Kunden bspw. Skonto ein, wenn Sie die Rechnung schreiben, wissen Sie noch nicht, ob Ihre Kunden diese Möglichkeit auch nutzen. Somit formulieren Sie einen Zusatz zur Rechnung wie folgt: "3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt"
  • Zahlungsziel: Auf Ihren Rechnungen muss ein Zahlungsziel stehen. Geben Sie auf der Rechnung daher unbedingt an, bis wann Ihr Kunde seine Rechnung bezahlt haben muss. Haben Sie mit dem Kunden Skonto vereinbart, muss auf der Rechnung die Skontofrist stehen, innerhalb der Ihr Kunde bei der Zahlung Skonto abziehen darf.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: Stellen Sie als Unternehmen Rechnungen für Bauarbeiten oder Ausbauarbeiten an einen Privatkunden (Privatrechnung), müssen Sie Ihren Kunden darauf hinweisen, dass er diese Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss.

Vorschriften zur Rechnungserstellung: Warum ist das wichtig?

Es gibt zwei dringende Gründe, warum eine korrekte Rechnungserstellung wichtig ist. Wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung schreiben, kann Ihr Kunde die Bezahlung der Lieferung oder der Leistung verweigern. So etwas ist ärgerlich und kostet Zeit und Aufwand. Wenn Sie auf schnellen Geldeingang angewiesen sind, kann das außerdem Ihre Zahlungsfähigkeit einschränken oder im schlimmsten Fall kurzfristig gefährden. In so einem Fall werden Sie Ihrem Kunden natürlich eine ordentliche Rechnung schicken, so dass er seine Rechnung bezahlen muss.

Wenn Sie dagegen eine fehlerhafte Rechnung von einem Lieferanten erhalten, kann das Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung den Abzug der Vorsteuer zurückverlangen. Auch das ist ärgerlich und führt zu Steuernachzahlungen, die ebenfalls Ihre Liquidität belasten. 

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Wir haben 8 führende Rechnungssoftware-Lösungen verglichen. Damit erstellen Sie Rechnungen mit ein paar Klicks.

Infografik: 12 Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung

Wie Sie die Pflichtbestandteile einer Rechnung platzieren und wie ein Layout aussehen kann, wenn Sie eine Rechnung schreiben, zeigt Ihnen unsere nachfolgende Infografik. Per Klick auf die Grafik können Sie das gesamte Dokumente kostenfrei herunterladen. Darin finden Sie eine kurze Erläuterung alle wichtigen Punkte, die bei der Erstellung einer Rechnung zu beachten sind.

12 Pflichtbestandteile einer Rechnung mit ErläuterungInfografik: Rechnungsvorlage - Rechnung korrekt erstellen
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Pflichtangaben sicher einhalten:  Nutzen Sie eine Vorlage oder eine gute Rechnungssoftware.

Im Kopfbereich einer Rechnung haben Sie in der Regel die Angaben zu Ihrem Unternehmen und die Adresse Ihres Kunden. Hier müssen Sie die richtige Firmierung beachten, für Ihr eigenes Unternehmen und das Unternehmen Ihres Kunden. Achten Sie dabei besonders auf die richtige Bezeichnung der Unternehmensrechtsform.

Den Kernbereich einer Rechnung leiten Sie ein mit dem Hinweis "Rechnung" und eventuell einem netten Anschreiben. Der Kernbereich der Rechnung enthält

  • das Rechnungsdatum
  • das Leistungsdatum
  • die fortlaufende Rechnungsnummer
  • die Angaben zur erbrachten Leistung, entweder der Warenlieferung oder der Dienstleistung mit Angaben zur Menge, zum Preis und zu den Mehrwertsteuersätzen.

Abschlossen wird der Kernbereich der Rechnung mit der Nettorechnungssumme, dem Ausweis der Mehrwertsteuer pro relevantem Mehrwertsteuersatz und der Bruttorechnungssumme. Diese Bruttorechnungssumme ist gleichzeitig der Zahlbetrag. Hinzu kommen am Ende des Kernbereichs der Rechnung die Angaben zur Zahlungsfrist, je nach Vereinbarung mit oder ohne Skonto.

Im Fußbereich einer Rechnung stehen in der Regel sinnvolle freiwillige Angaben. Besonders wichtig hierbei ist die Angabe der Bankverbindung. Sinnvoll sind natürlich wichtige Kontaktdaten Ihres Unternehmens wie Emailadresse, Telefonnummern oder Faxnummern.

3. Rechnung schreiben: Word, Vorlage oder Rechnungssoftware?

Sie haben drei Möglichkeiten, eine Rechnung an Ihre Leistungsempfänger und Kunden zu schreiben:

  1. Sie schreiben die Rechnung in Word oder Excel.
  2. Alternativ verwenden Sie dazu eine Rechnungsvorlage.

  3. Sie arbeiten mit einem gängigen Buchhaltungsprogramm oder einer Rechnungssoftware.

#1 Rechnung schreiben in Word oder Excel

Wenn Sie mit Word bzw. Excel arbeiten, müssen Sie dringend dafür sorgen, dass alle wichtigen Pflichtbestandteile einer Rechnung enthalten sind. Problem hierbei ist die fortlaufende Rechnungsnummer. Word und Excel bieten Ihnen keine fortlaufende Rechnungsnummer. Das kann bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden. Denn bei inkonsistenten Rechnungsnummern unterstellen Betriebsprüfer, dass die zu prüfende Buchhaltung nicht alle Rechnungen enthält. Mit anderen Worten: Sie haben Rechnungen erstellt, die Bar bezahlt wurden und die Sie nicht deklariert haben.

#2 Rechnung schreiben mit einer Rechnungsvorlage

Eine gute Rechnungsvorlage enthält in der Regel alle wichtigen Pflichtbestandteile. Dieses Paket von Formblitz enthält 8 verschiedene Rechnungsvorlagen als Excel Tabelle. Nachteil ist aber, dass sich Rechnungsvorlagen nicht automatisch aktualisieren.  Ändern sich Vorschriften der Rechnungsstellung, ist die verwendete Vorlage sofort veraltet und nicht mehr gültig. Außerdem bietet eine Rechnungsvorlage in der Regel keine fortlaufende Rechnungsnummer.

#3 Rechnung schreiben mit einer Rechnungssoftware

Alternativ können Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware schreiben. Bewährte Programme bieten Ihnen nicht nur die fortlaufende Rechnungsnummer, sondern sind im Hinblick auf Vorschriften zum Schreiben von Rechnungen immer aktuell. Nutzen Sie daher die Rechnungsvorlagen, die Ihnen Ihr Buchhaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm zur Verfügung stellt. Diese Vorlagen können Sie in der Regel mit Ihrem Firmenlogo individualisieren und an die CI Ihres Unternehmens anpassen. Darüber hinaus bietet eine Rechnungssoftware viele Funktionen, um die Abläufe in Ihrem Büro und Ihrer Buchhaltung zu vereinfachen.

Vergleichen wir die 3 Alternativen beim Rechnung schreiben zum Schluss in einer Übersicht:

 Word oder ExcelRechnungsvorlageRechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware
Pflichtbestandteile vorhanden?NeinJaJa
Pflichtbestandteile stets aktuell?NeinNeinJa
Optimierung der Abläufe in Buchhaltung und Büro?NeinNeinJa

Wir empfehlen Ihnen daher, die Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware zu schreiben.

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Rechnung schreiben online: nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihre Buchhaltung!

4. Kann ich eine Rechnung elektronisch per Email verschicken?

Egal ob Sie die Rechnung schriftlich in Papierform stellen oder elektronisch per Mail verschicken. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass bei der elektronischen Übermittlung folgende Punkte gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gewährleistet sein müssen: "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts". Details zu diesem Thema finden Sie auf unserer Ratgeberseite zur lektronischen Rechnung.

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5. Wie storniere ich eine Rechnung richtig?

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, können Fehler passieren. Beispiel: Sie geben das Datum der Leistungserstellung falsch an. Oder eine Lieferung enthält eine defekte Ware. Dann müssen Sie diese Rechnung korrigieren und dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie stornieren die Rechnung und senden eine neue, korrigierte Rechnung. Die Rechnungsnummer auf der korrigierten Rechnung muss neu sein, sollte sich aber auf die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung beziehen. 
  • Ist die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, erstellen Sie eine Gutschrift, die heute auch als Korrekturrechnung bezeichnet wird.

Informationen zum Thema "Gutschrift / Korrekturrechnung" erhalten Sie im folgenden Abschnitt.

6. Rechnungsarten: Was ist bei Abo-Rechnung, Gutschrift & Co. zu beachten?

Nachfolgend gehen wir auf folgende Besonderheiten ein:

  1. Die Kleinunternehmerrechnung
  2. Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung
  3. Die Quittung im Vergleich zur Rechnung
  4. Die Dauerrechnung
  5. Die Abo-Rechnung
  6. Die Gutschrift

#1 Die Kleinunternehmerrechnung

Als Kleinunternehmer zahlen Sie keine Umsatzsteuer, was die Rechnungsstellung vereinfacht. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und sich damit von der Umsatzsteuer befreit haben, dürfen Sie bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausweisen.

  • Es erfolgt keine Angabe des Umsatzsteuersatzes und keine Unterscheidung in einen Nettobetrag und den auf die Steuer entfallenden Anteil, wenn Sie die Rechnung stellen.
  • Schreiben Sie am besten folgenden Hinweis auf Ihre Rechnung: "Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."

Ansonsten gelten alle Pflichtangaben, die wir Ihnen oben mit unserer Infografik erläutert haben.

#2 Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung

Am 12.05.2017 hat der Gesetzgeber im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes II die Grenze für Kleinbetragsrechnungen angehoben. Gemäß § 33 UStDV müssen jetzt Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht überschreitet - die so genannte Kleinbetragsrechnung -, nur nachfolgende Angaben enthalten:

  • Wer stellt die Rechnung: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum: wann wurde die Rechnung erstellt
  • Wofür wird die Rechnung gestellt: die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • Rechnungsbetrag: das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Diese Regelung zur Kleinbetragsrechnung kann in Ausnahmefällen wie Versandhandelslieferungen innerhalb der Europäischen Union nicht angewandt werden, wenn Sie eine Rechnung stellen. Weitere Detailinformationen erhalten Sie auf unserer Ratgeberseite zu Kleinbetragsrechnungen.

#3 Die Quittung im Vergleich zur Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Leistung auflistet und eine Anspruch auf Zahlung gegenüber Ihrem Geschäftspartner bekräftigt. Eine Quittung ist im Gegensatz zur Rechnung ein Dokument, das eine geleistete Zahlung bestätigt. Die Quittung ist eng verbunden mit dem Thema Kleinbetragsrechnung. Bei Beträgen unter 250 € sind die Pflichtbestandteile einer Quittung identisch mit den Pflichtbestandteilen der Kleinbetragsrechnung. In der Praxis sind nahezu alle Kleinbetragsrechnungen, die Sie bei Einkäufen unter 250 € erhalten, Quittungen.

Kaufen Sie vor Ort für über 250 € ein, dann ist es wichtig, dass Ihnen Ihr Geschäftspartner eine ordentliche Rechnung ausstellt. Dabei heftet Ihr Lieferant in der Regel den Quittungsbeleg, der aus der Kasse kommt, an das Rechnungsdokument als Zahlungsbestätigung.

#4 Die Dauerrechnung

Was ist eine Dauerrechnung? Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für eine Leistung, die mehrfach über einen längeren Zeitraum erbracht wird. Bestes Beispiel hierfür sind die Mietrechnungen für Büros, Geschäftsräume oder sonstige gewerbliche Räume. Diese erhalten Sie von Ihrem Vermieter in der Regel einmal und zahlen auf Basis der Mietrechnung die Miete monatlich.

Was müssen Sie bei der Dauerrechnung zu beachten? Das kommt darauf an, ob Sie die Dauerrechnung erstellen oder erhalten.

  • Fall 1 - Sie sind Rechnungsaussteller: Hier ist der Leistungszeitraum eine wichtige Zusatzangabe auf der Rechnung. Beachten Sie außerdem, dass Sie den Zahlungseingang bei einer Dauerrechnung mehrfach überwachen müssen. Das betrifft Zahlungsfristen und die Vorgänge bei der Zahlungserinnerung und der Mahnung. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt Sie bei diesen Abläufen im Büro optimal.
  • Fall 2 - Sie sind Rechnungsempfänger: Abgesehen davon, dass die Sie korrekte Rechnungsstellung prüfen, müssen Sie Ihre Abläufe im Büro so einrichten, dass Sie Ihre Dauerrechnungen rechtzeitig und regelmäßig bezahlen und verbuchen. Es empfiehlt sich in der Praxis, die Vorgehensweise bei Dauerrechnungen mit dem Steuerberater zu besprechen.
  • Separate Ablage für Dauerrechnungen: Legen Sie sich für Dauerrechnungen eine eigene Ablage an. Das ist sinnvoll, weil Sie erhaltene oder geleistete Zahlungen dadurch besser dokumentieren können. Sie machen sich dadurch die Arbeit leichter, egal ob Sie die monatliche Buchhaltung erstellen oder vorbereiten, den Jahresabschluss oder die Unterlagen für eine Betriebsprüfung bereitstellen.

#5 Die Abo-Rechnung

Was ist eine Abo-Rechnung? Die Abo-Rechnung ist eine in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Rechnung. Die Rechnungen können wöchentlich, monatlich, pro Quartal oder jährlich erstellt werden. Im Gegensatz zur Dauerrechnung erhalten Sie pro Leistungszeitraum eine Rechnung. Von den Abläufen in der Buchhaltung unterscheidet sich die Abo-Rechnung von der normalen Rechnung nicht. Sie brauchen beispielsweise keine separate Ablage.

Wenn Sie dagegen eine Abo-Rechnung selbst erstellen, dann ist es empfehlenswert, dass Sie diese Vorgänge mit einer Buchhaltungssoftware oder einer Rechnungssoftware automatisieren. Damit sparen Sie viel Zeit, sowohl beim Schreiben der Rechnung als auch bei der Überwachung der Zahlungseingänge und eventuellen Zahlungserinnerungen oder gar Mahnungen.

#6 Die Gutschrift

Die Gutschrift gibt es in zwei Formen, als Abrechnungsgutschrift oder als Stornorechnungen. Im Zusammenhang mit den Vorschriften zur Rechnungsstellung meinen wir nicht die Bankgutschrift, bei der Ihnen Geld aufs Bankkonto gutgeschrieben wird.

Die Abrechnungsgutschrift nach §14 UStG ist eine umgekehrte Rechnung. Wenn Sie beispielsweise Provisionen freier Handelsvertreter abrechnen, stellt nicht der Handelsvertreter eine Rechnung, sondern Sie schreiben dem Handelsvertreter die Abrechnungsgutschrift, in der Sie die Provisionen seiner Verkäufe pro Monat auflisten, abrechnen und anschließend überweisen.

Im Geschäftsleben häufiger ist die Gutschrift im Sinne einer Stornorechnung. Beispiel: Sie haben bei Ihrem Hauptlieferanten etwas bestellt und ein Teil der Ware ist fehlerhaft. Sie schicken die Ware zurück und erhalten dafür eine Stornorechnung. Damit storniert Ihr Lieferant die fehlerhafte Lieferung. In der Regel wird Ihr Lieferant die Gutschrift nicht überweisen. Sondern Sie verrechnen die Gutschrift mit Rechnungen, die Sie bei Ihrem Lieferanten noch offen haben.

Ganz wichtig für Ihre Buchhaltung: sämtliche Pflichtangaben für eine ordentliche Rechnung gelten auch für die Gutschrift oder die Stornorechnung. Allerdings steht jetzt auf dem Dokument nicht "Rechnung", sondern eben "Gutschrift" oder "Stornorechnung". Wenn Sie eine Gutschrift schreiben, verwenden Sie ebenfalls Ihre Rechnungsvorlage. Eine gute Buchhaltungssoftware oder Rechnungssoftware verwaltet in der Regel auch Gutschriften.

7. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Sei es mit Rechnungsordnern oder auf elektronischem Weg. Wenn Sie viele Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen haben, wird das Lagern von Rechnungsordnern schnell lästig. Eine moderne Buchhaltungssoftware bietet häufig ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Rechnungen digitalisiert und platzsparend aufbewahren.

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten von Rechnungen lesen Sie hier.

8. Was ist zu tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Ist die Rechnung an Ihren Kunden versandt, muss Ihr Kunde bei ordentlicher Lieferung und einwandfreier Leistung die Rechnung bezahlen. Den Zahlungseingang zu überwachen ist dabei Ihre wichtigste Aufgabe. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Ihre Bankauszüge überprüfen, was via Onlinebanking heute auch am Bildschirm möglich ist. Ein gutes Buchhaltungsprogramm hilft Ihnen dabei, in dem es Zahlungseingänge automatisch abgleicht.

Sie haben die Rechnung mit einer entsprechenden Zahlungsfrist gestellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen, Ihre Forderung durchzusetzen:

Wenn Sie generell Probleme damit haben, dass Ihre Kunden verspätet oder gar nicht zahlen, ist Factoring als Form der Rechnungsvorfinanzierung ein sinnvolle Methode, um schnell zu Ihrem Geld zu kommen. Dabei verkaufen Sie Ihre Forderungen aus den Kundenrechnungen an eine Factoring Gesellschaft.

Fazit: Rechnung schreiben

Auf Basis Ihrer Rechnungen erhalten Sie Ihre Zahlungen für Ihre erbrachten Leistungen. Ist die Rechnung falsch ausgestellt, braucht Ihr Kunde die ausstehende Forderung nicht zu bezahlen. Wenn Sie falsch ausgestellte Rechnungen bezahlen, müssen Sie bei Betriebsprüfungen erstattete oder verrechnete Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzahlen. Beides kostet Geld und schmälert Ihre Liquidität.

Beachten Sie daher die Vorschriften zur Rechnungserstellung. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Rechnungen alle wichtigen Pflichtbestandteile enthalten. Nutzen Sie dabei ein gutes Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware. Beachten Sie als Kleinunternehmer, dass die Kleinunternehmerrechnung keine Umsatzsteuer enthalten darf. Sorgen Sie für einfache und gute Abläufe bei Ihnen im Büro. Dazu gehört eine gut organisierte Ablage Ihrer Rechnungen. Je besser die Rechnungsablage, desto einfacher erstellen Sie Buchhaltung und Jahresabschluss. Achten Sie bei Quittungen auf die 250-Euro Grenze, ebenso bei Kleinbetragsrechnungen. Verlangen Sie bei Einkäufen über 250 Euro statt einer Quittung eine ordentliche Rechnung.

Wenn Sie diese Regeln beachten, haben Sie wichtige Voraussetzungen dafür erfüllt, dass Ihre Kunden zur Zahlung Ihrer Rechnungen verpflichtet sind und dass Sie als Gründer enthaltene Vorsteuerbeträge in Rechnungen für Ihr Unternehmen abziehen dürfen.

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