Was Sie bei einer Kleinbetragsrechnung beachten müssen?

Wer eine Rechnung erstellt, zahlt auf diese Rechnung die Umsatzsteuer. Ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmer kann er bei dieser Rechnung den Vorsteuerabzug geltend machen. Aber nur dann, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt ist. Die Regelungen hierfür sind umfangreich. Die Regelungen zur Kleinbetragsrechnung dienen dazu, diese Dinge zu vereinfachen.

Seit  Anfang 2017 gilt im Zuge des Bürokratieabbaugesetzes eine Schwelle für Kleinbetragsrechnungen von 250 Euro. Vorher waren es 150 Euro.

Unterschiede in der Rechnungsstellung: normale Rechnung versus Kleinbetragsrechnung

Die Regelungen für die Kleinbetragsrechnung sind natürlich nur im B2B-Bereich wichtig. Aber hier geht es um die Frage, ob Sie als Käufer die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer als Vorsteuer absetzen dürfen. 

Welche Angaben benötigt die Kleinbetragsrechnung? Zur Liste der erforderlichen Rechnungsbestandteile gehören:

  • Name, Anschrift des Rechnungserstellers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungspositionen mit Art der Ware oder der Serviceleistungen
  • Bruttopreise
  • Bruttogesamtbetrag wobei Sie pro Mehrwertsteuersatz den jeweiligen Bruttobetrag und die darin enthaltene Mehrwertsteuer ausweisen. 

Der Vergleich mit den Angaben, die herkömmlicher Weise in einer Rechnung enthalten sein müssen, zeigt, wie viel geringer der Aufwand für eine Kleinbetragsrechnung ist:

  Notwendiger Bestandteil für
Angaben auf der RechnungOrdentliche RechnungKleinbetragsrechnung
RechnungserstellerVollständiger Firmenname und Anschriftjaja
 Steuernummer oder Umsatzsteuer-IdNr.ja 
RechnungsempfängerVollständiger Firmenname und Anschriftja 
Wichtige AngabenRechnungsdatumjaja
 fortlaufende Rechnungsnummerja 
 Lieferzeitpunkt / Leistungszeitpunktja 
Rechnungs-PositionenArt / Anzahl Waren und Dienstleistungenjaja
 Nettopreis pro Rechnungs-Positionja

nur Bruttopreis 
pro Rechnungs-Position
 Umsatzsteuer und Ust.-satz 
pro Rechnungs-Position
ja
 Rabatt pro Rechnungsposition
(wenn vereinbart)
ja
Rechnungs-SummeGesamtsumme netto
pro Ust.-satz
ja
Bruttosumme pro Ust.-satz
und die enthaltene Ust.
pro Ust.-satz
 Summe Mehrwertsteuer
pro Ust.-satz
ja
 Bruttobetrag / Zahlbetrag gesamtjaja
Angabe Zahlungs-ZeitpunktZahlungsfrist / Zahlungsdatum mit Skontoja 
 Zahlungsfrist / Zahlungsdatum ohne Skontoja 

Sie sehen also, wie einfach eine Kleinbetragsrechnung zu erstellen ist. Allerdings müssen Sie bei der Rechnungssumme auf den korrekten Ausweis der Mehrwertsteuer achten. Enthält eine Rechnung mehrere Mehrwertsteuersätze, dann müssen Sie die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz angeben und die darin enthaltene Mehrwertsteuer darstellen. In so einem Fall braucht es zusätzlich eine Bruttogesamtsumme.

Pflichtangaben auf der ordentlichen Rechnung

Teaser-Grafik Pflichtangaben ordentliche Rechnung

Die komplette Infografik zu den Pflichtbestandteilen einer ordentlichen Rechnung finden Sie hier.

Was müssen Sie bei der Kleinbetragsrechnung unbedingt beachten?

Eine Kleinbetragsrechnung kann bis zu einem Wert von 250 Euro genutzt werden. Wenn Sie als Unternehmen eine Leistung erbringen, dann müssen Sie eine Rechnung pro Leistung stellen. Sie dürfen nicht den Rechnungsbetrag einer Leistung auf mehrere Rechnungen verteilen, nur um sich den Aufwand zu sparen, eine ordentliche Rechnung auszustellen. 

Bei der Kleinbetragsrechnung sind Angaben zum Empfänger unnötig. Manchmal werden sie jedoch trotzdem gemacht. Wenn das der Fall ist, müssen Sie prüfen, ob die Angaben korrekt sind. Sind sie nämlich falsch, ist die Rechnung ungültig. Wenn Sie als Unternehmer Kleinbetragsrechnungen ausstellen wollen, sollten Sie sich die Arbeit einfach machen und auf die Angabe des Empfängers verzichten. Wenn Sie als Empfänger einer Leistung eine Kleinbetragsrechnung erhalten, sollten Sie die Rechnung genau prüfen. Ist unnötigerweise Ihre Empfängeradresse angegeben und dabei auch noch fehlerhaft formuliert, sollten Sie die Rechnung reklamieren und den Rechnungssteller bitten, eine korrekte Rechnung auszustellen.

Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen. Auch Kleinbetragsrechnungen müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren.

Die Kleinbetragsrechnung in der Praxis: typische Fragen von Gründern

Wir haben drei typische Fragen zur Kleinbetragsrechnung zusammengestellt, die häufig zu Beginn von Gründern im Zusammenhang mit der Buchhaltung gestellt werden:

  1. Muss ich für Beträge unter 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung erstellen?
  2. Wann ist das Thema "Kleinbetragsrechnung" für mich als Gründer überhaupt relevant? 
  3. Wie ist das beim Geschäftsessen im Lokal?

Antwort zu Frage 1: Nein, Sie müssen als Gründer in Ihrer Rechnungssoftware keine zwei Arten von Rechnungen anlegen. Auch für Beträge unter 250 Euro können Sie eine ordentliche Rechnung ausstellen. 

Antwort zu Frage 2: Relevant wird das Thema für Sie, wenn Sie beispielsweise Betriebsbedarf beim örtlichen Einzelhandel einkaufen. Nehmen wir an, Sie kaufen Büromaterial in einem Büromarkt oder Büromöbel in einem Möbelhaus. Ab einer Einkaufssumme von 250 Euro müssen Sie eine ordentliche Rechnung verlangen, weil Sie sonst die ausgewiesene Mehrwertsteuer der Rechnung nicht als Vorsteuer geltend machen können. Unter 250 Euro sollte der Kassenbon den Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung genügen, insbesondere, wenn der Bon aus einer Registrierkasse kommt.

Antwort zu Frage 3: Auch hier gelten die Regelungen für Kleinbetragsrechnungen und ordentliche Rechnungen. Der Bewirtungsbeleg ist eine Kleinbetragsrechnung mit der Besonderheit, dass Sie hier den Anlass der Bewirtung sowie Namen der bewirteten Personen angeben werden müssen. Tatsächlich gilt die 250 Euro Grenze auch bei Bewirtungsbelegen. Ab 250 Euro benötigt der Bewirtungsbeleg neben dem Anlass des Geschäftsessens und Namen der Bewirteten alle Angaben, die auf einer ordentlichen Rechnung stehen müssen:

  • Sind Sie als Gründer Gastgeber eines Firmenessens, müssen Firmenname und Adressdaten korrekt angegeben und die Bewirtungspositionen mit Nettopreisen, dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz und der Mehrwertsteuersumme ausgezeichnet sein. Dazu kommen die vollständige Firmenbezeichnung des Gasthauses, dessen Adresse sowie Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Nur dann können Sie ein Geschäftsessen umsatzsteuerlich geltend machen.

Wie ist das mit Lieferungen ins EU-Ausland?

Wenn Sie Lieferungen ins EU-Ausland tätigen, gelten die Vorschriften für die normale Rechnung unabhängig vom Rechnungsbetrag. Das bedeutet, dass Sie auch bei Rechnungsbeträgen unter 250 Euro eine ordentliche Rechnung stellen. Sie enthält zwingend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) und den Hinweis auf das Reverse Charge Verfahren.

Fazit zur Kleinbetragsrechnung:

Die Regelungen zur Kleinbetragsrechnung sollen den buchhalterischen Aufwand bei Rechnungen für kleine Rechnungsbeträge reduzieren. Im Vergleich zur ordentlichen Rechnung sind die Pflichtbestandteile bei Kleinbetragsrechnungen sehr überschaubar. In der Praxis ist das vor allen Dingen bei Ihren Einkäufen von betrieblichen Materialien oder kleineren Dienstleistungen relevant. Wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm bereits eine ordnungsgemäße Rechnung angelegt haben, müssen Sie nicht auf die Kleinbetragsrechnung umstellen. Für Lieferungen ins EU-Ausland gelten die Regeln zur Kleinbetragsrechnung nicht. Sie müssen in diesem Fall eine ordentliche Rechnung ausstellen mit Umsatzsteuer-Id und Reverse Charge Hinweis.

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