Buchführung für Selbstständige: wichtige Themen, hilfreiche Software und Steuerberater finden

Ob Buchführung nach EÜR oder doppelte Buchführung und Bilanzierung - für Gründer und Selbstständige greifen bestimmte Grundlagen der Buchführung. Doch auch vor der Gründung ist Buchführung relevant und einige Dinge zu beachten. Nach der Gründung hängen der Umfang der Buchführung und die Buchführungspflicht von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab.

Unterstützung erhalten Sie bei der Buchführung durch spezielle Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater. Wir stellen die wichtigsten Themen vor und beantworten die 20 häufigsten Fragen zur Buchführung.

Was ist die Buchführung?

In der Buchführung werden u.a. alle Zahlungen wie die Einnahmen aus dem Verkauf, die Ausgaben für Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe oder die Bedienung von Verbindlichkeiten erfasst. Auch Investitionen und die damit einhergehenden Abschreibungen fallen in das Feld der Buchführung. Vor allem bei den Einnahmen und Ausgaben können dann zeitraumbezogen Vergleiche zwischen einzelnen Monaten, Quartalen oder Geschäftsjahren erfolgen.

Die Grundlagen der Buchführung unterliegen in hohem Maße steuerrechtlichen Zwängen. Grundsätzlich gilt für alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betrieben, eine Buchführungspflicht. Ausgenommen von der Buchführungspflicht sind die sogenannten Nicht-Kaufleute wie bspw. Einzelunternehmer oder die GbR, wenn der Gewinn 60.000 Euro oder der Umsatz nicht 600.000 Euro im Jahr übersteigt.

Auch Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mit ihren Umsatzerlösen unter der Schwelle von 600.000 Euro lagen oder weniger als 60.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschafteten, sind von der Buchführungspflicht ausgeschlossen. Ferner sind Freiberufler sowie Unternehmen aus der Forst- und Landwirtschaft nicht der Buchführungspflicht unterworfen. Für sie gelten somit andere Grundlagen der Buchführung als bei großen Unternehmen.

Selbstverständlich kann die Befreiung der Buchführungspflicht keinen Selbstständigen davon entbinden, seine Ein- und Ausgaben ordentlich zu dokumentieren. Beispielsweise müssen Freiberufler nach der EStDV §60 Abs. 4 ihre Zahlungsströme in einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfassen. Ferner wollen mögliche Geschäftspartner wie beispielsweise Banken einen genauen Überblick über die Geschäftssituation des jungen Unternehmens gewinnen, um eine Entscheidung für Kontokorrentkredite oder für Kredite zu anfallenden Erweiterungsinvestitionen treffen zu können. Schon aus diesen Gründen ist es für jeden Selbstständigen eine sinnvoll Angelegenheit eine ordentliche Buchführung nach der Gründung zu verfolgen.

Daneben verschafft die Buchführung jedem Existenzgründer bzw. Unternehmer einen Überblick über alle wichtigen Geschäftsvorfälle. So kann man aus der Buchführung ablesen, wie es um die liquiden Mittel des Unternehmens steht, welche Umsätze mit welchen Geschäftspartnern innerhalb eines bestimmten Zeitraums gemacht wurden, welche Forderungen noch offen oder welche Verbindlichkeiten noch zu zahlen sind.

Unternehmer, die als Nicht-Kaufleute nach §242 HGB aufgrund ihrer Tätigkeit, Umsätze oder Gewinne deklariert sind, haben die Möglichkeit sich in das Handelsregister einzutragen. Eine Eintragung ist in jedem Fall eine Überlegung wert, da es die Reputation des eigenen Unternehmens verbessert und man gegenüber seinen Vertragspartnern professionell und seriös erscheint. Im Zuge dieser Eintragung wird der Unternehmer allerdings buchführungspflichtig.

Sollte ein Unternehmer den Grundlagen der Buchführung nicht pflichtgerecht nachkommen, kann das Finanzamt eine Steuerschätzung festsetzen. In der Regel führt eine Steuerschätzung dann zu einer höheren finanziellen Belastung für den jungen Unternehmer.

Sollte sich der Existenzgründer für eine Rechtsform der Kapitalgesellschaft entschieden haben, so ist er nach bestimmten Kriterien neben der Buchführung auch noch verpflichtet seinen Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer überprüfen zu lassen. Allerdings ist diese Prüfpflicht nur für Kapitalgesellschaften mit einer sehr hohen Bilanzsumme (ca. 4 Mio. Euro) sowie einem hohen Jahresumsatz (ca. 8 Mio. Euro) und mit mehr als 50 Mitarbeitern erforderlich.

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Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die Sie bei der Buchführung unterstützen können. Wir haben Ihnen verschiedene Anbieter zusammengestellt - oftmals gibt es eine kostenfreie Probezeit.

Buchführung vor der Gründung

Zu den Grundlagen der Buchführung zählt auch, dass die Buchführung schon vor der Gründung beginnt. Denn Sie können Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit bereits vor der Gründung anfallen, als Betriebsausgaben nach der Gründung geltend machen. So reduzieren Sie den zu versteuernden Gewinn im ersten Geschäftsjahr. Hierfür müssen Sie aber alle Belege ordentlich sammeln und aufbewahren. 

Direkt nach der Gründung: Post vom Finanzamt

Noch bevor Sie mit Ihrer eigentlichen Buchführung starten, erhalten Sie nach der Anmeldung Ihres Unternehmens Post vom Finanzamt. Darin enthalten ist der sogenannte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wir erklären Punkt für Punkt, welche Angaben darin gemacht werden müssen: mehr über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erfahren.

Eng mit dem Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung ist auch die Steuernummer verbunden. Diese erhalten Sie nach Rücksendung des Fragebogens an das Finanzamt. Die Steuernummer benötigen Sie für das Schreiben von Rechnungen. Alternativ zur Steuernummer können Sie auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Rechnungen ins Ausland stellen wollen. Erfahren Sie mehr über:

TIPP

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Welche Grundlagen der Buchführung gelten für mich?

Bei den Grundlagen der Buchführung wird zwischen der einfachen und doppelten Buchführung unterschieden. Die einfache Buchführung ist lediglich für sogenannte Nicht-Kaufleute erlaubt. Zu den Nicht-Kaufleuten zählen Kleingewerbetreibende, Freiberufler sowie Forst- und Landwirte und Kaufleute mit einem Umsatz unter 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren und einem kleineren Gewinn als 60.000 Euro pro Jahr. Alle anderen Selbstständigen sind zur doppelten Buchführung angehalten.

Einfache Buchführung nach der EÜR

In der einfachen Buchführung werden die üblichen Zahlungsströme in geordneten Konten festgehalten. Forderungen und Verbindlichkeiten werden bei der einfachen Buchführung nach der Gründung nicht erfasst. Die einfache Buchführung wird über eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vom Finanzamt ausgewertet. Entsprechende Software für die Buchführung unterstützt den Selbstständigen bei der Erstellung der Buchführung. Allerdings sollten die Grundlagen der Buchführung dem Selbstständigen geläufig sein.

  • Wenn Umsatz und Gewinn unterhalb von 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro pro Jahr liegen und das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist (Einzelunternehmer, Kleingewerbebetriebe, GbR), reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Doppelte Buchführung nach der Gründung

In der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle also Zahlungsströme auf mehreren Konten gebucht. Die Buchung folgt entsprechend der Grundlagen der Buchführung entweder auf der Soll- oder auf der Habenseite. Zu beachten ist außerdem, dass bei der doppelten Buchführung jede Branche ein eigenes systematisches Buchungsverzeichnis hat, den sogenannten Kontenrahmen. Die Erstellung der erforderlichen Kontenklassen und Kontengruppen ist in der doppelten Buchführung keine triviale Angelegenheit. Eine entsprechende Software für die Buchführung kann hier lediglich unterstützend wirken. Bei der doppelten Buchführung nach der Gründung sind einfache Kenntnisse der Grundlagen der Buchführung nicht mehr ausreichend.

  • Die doppelte Buchführung/Bilanzierung müssen alle Unternehmen vornehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Sie gilt auch für alle Unternehmen, die die bei der einfachen Buchführung genannten Schwellen überschreiten. Eine Ausnahme besteht für den eingetragenen Kaufmann - er kann unterhalb der Schwellenwerte auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.

Die 20 häufigsten Fragen zur Buchführung

Wie Sie bereits oben erfahren haben, ist die Buchführung im Grunde die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens – lückenlos, zeitlich und sachlich sortiert mithilfe von Belegen. Doch wie führen Sie als Jungunternehmer Buch und zwar fehlerlos und allen Vorschriften entsprechend? Wir haben die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zusammengetragen, die sich rund um das Thema Buchführung für frisch gegründete Unternehmen stellen:

1. Was versteht man unter AfA?

Absetzung für Abnutzung - diese Definition versteckt sich hinter dem Kürzel AfA. Aber was genau bedeutet das im Detail? Betreiben Sie beispielsweise einen Food-Truck oder sind als Freelancer mit einem MacBook Pro ausgestattet, wird der Kaufpreis des angeschafften Wirtschaftsgutes nur zu einem Teil bei Ihrer Gewinnermittlung und damit bei den zu zahlenden Steuern des aktuellen Geschäftsjahres berücksichtigt. Vielmehr werden Abschreibungen in der Buchführung über die Lebensdauer (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer) der Anschaffungen vorgenommen.

Die Lebensdauer und damit der jährliche Abschreibungsbetrag werden dabei auf Grundlage der AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgesetzt. Erfahren Sie mehr über die Regelungen für Abschreibungen in der Buchführung.

2. Was sind Aufbewahrungsfristen und wie lange gelten sie?

Das Geschäftsjahr neigt sich wieder mal dem Ende, endlich können Sie bezahlte Rechnungen, alte Dokumente und Buchungsbelege schreddern. Leider nein, ausmisten steht erst in 10 Jahren auf dem Programm. Jetzt heißt es gut sortieren. Viele Dokumente müssen sind mit einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren belegt, um etwa bei einer Betriebsprüfung direkt verfügbar zu sein.

3. Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Dieser Abschnitt ist wohl einer der unbeliebtesten in Sachen Buchführung. Um zu überprüfen, ob die Buchführung in Ihrem Unternehmen korrekt erfolgt, beauftragt das Finanzamt eine Betriebsprüfung, die Sie in keinem Fall unterschätzen sollten. Um hierauf gut vorbereitet zu sein, können Sie Ihren Steuerberater um Unterstützung bei der Zusammenstellung aller nötigen Unterlagen bitten. Dabei kommt der Prüfer entweder bei Ihnen vorbei oder es werden alle relevanten Unterlagen eingereicht – was sicherlich zu bevorzugen ist. Und auch wenn Sie es sicher nicht lesen wollen - meist findet der Prüfer immer irgendetwas: von Unstimmigkeiten im Kassenbuch bis hin zu fehlenden Bewirtungsbelegen. Eine Steuernachzahlung findet also in den meisten Fällen statt.

4. Was ist die betriebswirtschaftliche Auswertung?

Nach Monatsende bekommen Sie von Ihrem Steuerberater die betriebswirtschaftliche Auswertung geschickt. Legen Sie diese nicht einfach achtlos zu Ihren anderen Unterlagen, denn ein genauer Blick darauf lohnt sich, schließlich bietet die Auswertung eine gute Übersicht zu Ihrer operativen Unternehmensentwicklung. Auch für die Kreditvergabe von Banken ist die BWA unbedingt erforderlich.

5. Was hat es micht der Dauerfristverlängerung auf sich?

Wir haben es alle einmal getan: ausgeliehene Bücher aus der Bibliothek zu spät zurückgegeben. Manche Bibliotheken waren bei einem telefonischen Anruf und einer netten Entschuldigung kulant und haben eine Fristverlängerung gewährt. Das gleiche Prinzip greift bei der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Ohne eine Dauerfristverlängerung müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben – der Einzug der Umsatzsteuer erfolgt dann einige Tage später. Mit einer Dauerfristverlängerung haben Sie in der Buchführung einen Monat länger Zeit.

6. Was ist die Debitorenbuchhaltung?

Haben Ihre Kunden alle Rechnungen bezahlt? Oder haben sie bereits eine wiederholte Mahnung bekommen? Wenn sie diese Fragen nicht schnell und ohne viel Aufwand beantworten können, entstehen schnell Liquiditätsprobleme. Debitorenbuchhaltung ist also im Grunde nichts anderes, als eine stets aktuelle Liste der offenen Posten und ein standardisiertes Verfahren zum Umgang mit säumigen Zahlern.

7. Worauf ist beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu achten?

Direkt in die Startphase der Gründung bekommen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt – die umfangreiche Post vom Finanzamt ist damit sicherlich ein kleiner Dämpfer für Ihren Gründungsenthusiasmus. Aber mit dem Fragebogen sind zahlreiche weitere Themen der Buchführung sowie die Festsetzung von möglicherweise Steuervorauszahlungen verknüpft. Damit Sie nicht zu viel Zeit mit diesen Formalitäten verbringen müssen, haben wir für Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung aufbereitet.

8. Was bedeutet GoB?

Hinter der Abkürzung GoB verbergen sich die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Diese bedeuten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens machen kann – Stichwort Betriebsprüfung. Ihre Buchführung darf folglich keine Mängel aufweisen und muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zu den Geboten der GoB zählen u.a.:

  • Geschäftsvorfälle sind zeitnah und fortlaufend zu buchen
  • Keine Buchung ohne Beleg
  • Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen

9. Muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Wenn Sie einen Firmenwagen oder betriebliche Fahrten mit dem privaten PKW steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie darüber ein Fahrtenbuch führen. Denn das Finanzamt möchte im Detail wissen, wann Sie wohin gefahren sind. Bis vor einiger Zeit war die Erfassung noch handschriftlich erforderlich. Mittlerweile gibt es aber elektronische Fahrtenbücher, die Ihnen die Arbeit deutlich erleichtert. Alternativ zum Fahrtenbuch kann auch die sogenannte 1 %-Regelung zur Absetzung des Firmenwagens angewandt werden.

10. Muss ich ein Kassenbuch führen?

Hier heißt es ganz eindeutig: ja, ohne Wenn und Aber. Schwarze Kassen duldet das Finanzamt nicht. Stattdessen müssen Unternehmer, die über eine Kasse verfügen, auch ein Kassenbuch führen. Dabei gelten ebenso wie beim oben genannten Fahrtenbuch strenge Vorschriften.

11. Welche Angaben gehören auf eine Kleinbetragsrechnung?

Endlich auch mal eine gute Nachricht: bei Rechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht übersteigen, müssen Sie deutlich weniger Pflichtangaben aufführen, wie sie sonst bei einer Rechnung. Bei Kleinbetragsrechnungen sind die folgenden Angaben ausreichend:

  1. Vollständiger Name bzw. korrekte Firma und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Ausstellungsdatum des Dokuments
  3. Menge und Art (= handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
  4. Entgeltbetrag und Steuerbetrag für die Lieferung/sonstige Leistung in einer Summe
  5. Maßgeblicher Steuersatz, ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

12. Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung soll kleine Unternehmen von Bürokratie entlasten. Konkret entfällt für Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, die Umsatzsteuervoranmeldung. Dementsprechend ist in Rechnungen auch keine Umsatzsteuer auszuweisen. Für die Kleinunternehmerregelung können aber nur Gründer votieren, die weniger als 17.500 Euro Umsatz im ersten Geschäftsjahr planen.

13. Was gehört zur Lohnbuchhaltung?

Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählen nicht nur die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch das korrekte An- und Abmelden von Mitarbeitern. Die meisten Steuerberater bieten glücklicherweise einen günstigen Komplett-Service für die Lohnbuchhaltung an.

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14. Was muss auf einer Rechnung stehen?

Ein Meilenstein für jeden Gründer ist die erste Rechnung – und (hoffentlich) der erste Zahlungseingang. Doch natürlich gibt es auch hier einen Haken: und zwar allerlei Pflichtangaben, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten sein müssen (von der Steuer- über die Rechnungsnummer bis hin zur korrekt ausgewiesenen Umsatzsteuer). Unser Tipp: Die gängigen Angebote für Rechnungssoftware bieten eine sehr gute Unterstützung für die Erstellung von Rechnungen.

Für die notwendigen Pflichtangaben, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen, finden Sie nachfolgend eine Infografik. Diese können Sie mit weiteren Informationen per Klick herunterladen.

Rechnung in der BuchführungKorrekte Rechnung für die Buchführung: diese Angaben gehören hinein

15. Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Der Kunde zahlt nicht? Dann sind zeitnah Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählt die Zahlungserinnerung, wie auch die Mahnung. Die freundliche Vorstufe zur Mahnung ist zunächst die Zahlungserinnerung. Allerdings könnten Sie auch direkt mahnen. Im Sinne guter Kundenbeziehungen und vor allem dann, wenn der Kunde sonst pünktlich zahlt, bietet sich die Zahlungserinnerung aber als erster Schritt an.

Die Mahnung dagegen signalisiert dem säumigen Kunden, dass Sie es ernst meinen und unverzüglich die offene Rechnung beglichen haben möchten.

16. SKR 03 oder SKR 04 - was sind die Unterschiede?

Diese Begriffe stammen aus der doppelten Buchführung und beschreiben Kontenrahmen. Diese dienen dazu, das Rechnungswesen eines Unternehmens möglichst übersichtlich darzustellen und die Buchhaltung einheitlich zu gestalten. Die verschiedenen Kontenrahmen sind in der Regel nach Art und Umfang der Konten gleich, unterscheiden sich jedoch maßgeblich in ihrer Gliederung:

  • SKR 03 (gegliedert nach den Geschäftsprozessen von Handel, Banken und Versicherungen)
  • SKR 04 (gegliedert nach dem Aufbau einer Bilanz)

17. Soll- oder Istversteuerung?

Wann muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden, die auf den eigenen Rechnungen ausgewiesen ist? Darum dreht es sich bei der Frage der Soll- vs. Istversteuerung. Im schlimmsten Fall müssen Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt überweisen, bevor Ihr Kunde die Rechnung beglichen hat. Dies ist bei der Soll-Versteuerung der Fall. Für Ihre Liquidität ist es besser, wenn Sie die Istversteuerung wählen. Dann wird die Umsatzsteuer erst fällig, wenn der Kunde bezahlt hat. Aber Achtung: nicht jeder kann die Istversteuerung anwenden.

18. Was ist eine SuSa?

SuSa ist die Abkürzung von Summen und Saldenliste. Diese Liste fasst die bebuchten Sachkonten mit Anfangssaldo, Bewegungen und Endsaldo zusammen. Das Wichtigste für Ihren Büroalltag: mit der Summen- und Saldenliste ist ein Kurzüberblick über die Kontobewegungen Ihres Unternehmens seit Beginn eines Jahres möglich.

19. Was beinhaltet die Umsatzsteuervoranmeldung?

Es wäre auch zu schön gewesen: die Umsatzsteuer auf Ihren ausgewiesenen Rechnungen dürfen Sie leider nicht behalten, sondern müssen diese an das Finanzamt abführen. Wie hoch der Betrag ist, ist monatlich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung zu ermitteln. Gegengerechnet wird die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die auf Rechnungen ausgewiesen ist, die Sie erhalten haben.

20. Was ist die sogenannte Vorsteuer?

Wie eben bereits kurz erläutert, bezeichnet die Vorsteuer die Umsatzsteuer, die Sie im Rahmen von erhaltenen Rechnungen zahlen. Also beispielsweise für den gekauften Kopierer oder die Miete für die Büroräume. Die Vorsteuer wird Ihnen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet.

Keine Unternehmensgründung ohne Buchhaltung

Wie Sie sehen, kommen Sie bei einer Unternehmensgründung um eine saubere Buchführung nicht herum. Nur so behalten Sie den Überblick über Vermögen, Schulden und Erfolg Ihres Unternehmens. Kleine Fehler sind schnell gemacht, die zu ernsten Konsequenzen führen können – insbesondere gegenüber dem Finanzamt und den Sozialkassen. Diese Fehler werden auch „Neulingen“ nicht verziehen, einen Welpenschutz beim Finanzamt gibt es nicht. Kümmern Sie sich daher von Anfang an um eine korrekte Buchhaltung und ersparen sich so Ärger und Stress.

Neben den grundlegenden Fragen der Buchführung, haben wir Ihnen zahlreiche weitere Themen aus der Buchführung in einem sehr umfangreichen Abschnitt zur Buchhaltung zusammengestellt. Beachten Sie außerdem weitere Spezialthemen wie:

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