Personalwesen: Aufgaben, Einflussfaktoren und Planungshilfen

Beim Personalwesen eines Unternehmens geht es darum, die zu verrichtende Arbeit auf das vorhandene Personal aufzuteilen und gegebenenfalls neues Personal einzustellen, wenn die vorhandenen Personalkapazitäten überschritten werden. Personalwesen bedeutet also die Verwaltung von Personalressourcen im Unternehmen, weshalb es auch Human Resource Management (HRM) genannt wird.

Was alles zum Personalwesen eines Start-ups gehört und wie Gründer ermitteln, wie viele Mitarbeiter sie benötigen, wird hier erklärt.

Personalwesen von A wie Arbeitsklima bis Z wie Ziele

Das Personalwesen wird als Oberbegriff für einige verschiedene Teilaufgaben wie die Personalplanung, Personalbeschaffung, Personalführung und die Personalentwicklung verstanden. Unter die Personalbeschaffung fallen weitere Teilaufgaben wie die Personalbedarfsermittlung, die Erstellung des Stellenprofils, die Mitarbeitersuche und die finale Mitarbeiterauswahl.

Aber auch die Abmahnung oder Erstellung eines Arbeitszeugnisses nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen gehören zum Personalwesen. Da das Personalwesen ein sehr umfangreicher und kleinteiliger Bereich in der Betriebswirtschaft sein kann, haben mittlere und größere Unternehmen darauf spezialisierte Mitarbeiter. In einem Start-up kümmern Gründer sich zumeist noch selbst um das Personalwesen. Das bedeutet aber nicht, dass dieser Bereich in der Anfangsphase des Unternehmens vernachlässigt werden kann. Ganz im Gegenteil: Wenn Gründer von vornherein systematisch und strukturiert an das Personalwesen herangehen, kann es gezielt mit dem Unternehmen wachsen.

Welche Herausforderungen das Personalwesen für Gründer bereithält und wie sie diese meistern, haben wir ausführlich thematisiert. Die folgenden Themen werden in diesem Beitrag behandelt:

  • Einflussfaktoren und Kriterien der Personalplanung
  • Personalbeschaffung: erfolgreiches Recruiting für Start-ups
  • Personaleinsatz: zwischen Minijob-Obergrenze und Krankheitsausfall
  • Personalkommunikation: mit Transparenz und Offenheit punkten
  • Personalentwicklung für Mitarbeiter: man lernt nie aus

Einflussfaktoren und Kriterien der Personalplanung

Die Personalplanung umfasst den gesamten Planungsprozess rund um den Einsatz von Personal im Unternehmen. Es beginnt bei der Bestandsaufnahme des Personals, geht über die Entwicklung einer Strategie zur Beschaffung von (weiterem) Personal, zum Beispiel mithilfe einer Jobbörse, und führt bis hin zur Planung der Personalentwicklung, also von berufsdienlichen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter.

Dabei müssen oft die einzelnen Pläne der Mitarbeiter, wie die jeweilige Karriere- oder Nachfolgeplanung, mit der allgemeinen Personalplanung im Unternehmen unter einen Hut gebracht werden. Ziel ist es, den Personaleinsatz im Unternehmen stets so zu planen und umzusetzen, dass personelle Kapazitäten nicht über- oder unterfordert werden. Man ist also darum bemüht, eine langfristige und vorausschauende Personalplanung vorzunehmen, aber auch eine kurzfristige (Um-)Planung des Personals kann erforderlich werden, wenn Mitarbeiter, zum Beispiel im Krankheitsfall, spontan ausfallen.

Generell geht man von internen und externen Einflussfaktoren auf die Personalplanung eines Unternehmens aus.

  • Interne Faktoren sind Unternehmensplanungen, organisatorische Veränderungen, Personalbestand, Altetruktur, Qualifikationsstruktur, Arbeitszeitregelungen, Fehlzeiten und Personalkosten.
  • Externe Faktoren sind Absatzmarkt, Arbeitsmarkt, Arbeitsrecht, Bevölkerungsstruktur und -entwicklung sowie die technologische Entwicklung.

Darüber hinaus wird die Personalplanung anhand von vier Kriterien gestaltet. Das sind:

  • Planungshierarchie:
    strategisch (meist abstrakt und langfristig ausgerichtet)
    taktisch (mittelfristig angelegt und aus strategischer Planung abgeleitet)
    operativ (kurzfristig und detailliert geplant)
  • Planungshorizont:
    langfristig (über fünf Jahre)
    mittelfristig (ein bis fünf Jahre)
    kurzfristig (bis zu einem Jahr)
  • Planungsobjekt:
    kollektiv (gesamte Belegschaft oder Abteilung)
    individuell (einzelne Mitarbeiter)
  • Planungsinhalt:
    quantitativ (Anzahl)
    qualitativ (Fähigkeiten)

Personalbeschaffung: Recruiting für Start-ups

Die Beschaffung von Personal, auch Recruiting genannt, erfolgt, nachdem man festgestellt hat, dass es einen gewissen Personalbedarf im Unternehmen gibt. Gründer können mangels Personal meistens noch nicht auf die Möglichkeit der internen Personalbeschaffung, wie beispielsweise die Versetzung, zurückgreifen, sondern müssen gleich externe Kanäle, wie Jobbörsen und Stellenanzeigen, wählen.

Doch bevor es an die Personalbeschaffung geht, muss der Personalbedarf ermittelt werden. Hier steht die Beantwortung der Frage, ob man genügend personelle Kapazitäten hat, um die vorhandene Arbeit zu bewältigen, im Mittelpunkt. Können die vorhandenen Mitarbeiter den Bedarf nicht decken, muss man für personellen Nachschub sorgen. Es müssen Mitarbeiter eingestellt werden. Zur Personalbedarfsermittlung gibt es verschiedene Methoden, zur Beschaffung von Personal verschiedene Kanäle. Zum Beispiel kann man Recruiting aktiv oder passiv betreiben. Wir erklären die Unterschiede.

Die können Sie nutzen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten. Der Arbeitsvertrag ohne Tarifbindung enthält unverzichtbare wie auch optionale Klauseln.  

Zwischen Minijob-Grenze und Krankheit: der Personaleinsatz

Da neue Mitarbeiter nicht einfach beliebig im Unternehmen eingesetzt werden können, sondern einer zu ihren Qualifikationen passenden Abteilung zugeordnet werden sollten, müssen Gründer sich Gedanken darüber machen, in welchen Bereichen des Unternehmens sie Mitarbeiter einstellen wollen und welche Aufgaben sie erfüllen sollen. Zum Personaleinsatz gehört es aber auch, die Zeit, den Ort und die Dauer der Tätigkeit zu bestimmen. Zur Auswahl steht eine Vielzahl an unterschiedlichen Arbeitsverhältnissen, die Gründer mit ihren Arbeitnehmern vereinbaren können.

Ein Beispiel ist der Einsatz von Minijobbern. Hier darf eine monatliche Arbeitsentgeltgrenze von 450 Euro nicht bzw. nur kurzweilig überschritten werden. Zudem haben auch Minijobber einen Anspruch auf den Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde (Stand 2016) und können somit maximal 52 Stunden arbeiten, wenn sie die monatliche Verdienstobergrenze nicht überschreiten wollen. Damit ist der Personaleinsatz von Minijobbern beschränkt. Die Möglichkeiten und Besonderheiten, die die Einstellung eines Minijobbers mit sich bringen, haben wir ausführlich erklärt. Dabei wird auch besonders genau auf den Arbeitsvertrag für Minijobber und die Krankenversicherung für Minijobber eingegangen.

Generell muss natürlich bei jeder Personaleinsatzplanung bedacht werden, dass Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Elternzeit für eine längere Zeit ausfallen können. Gerade in einem Start-up macht sich dies besonders schnell bemerkbar. Deshalb sollte bei der Ermittlung des Personalbedarfs stets ein Zuschlag für Ausfälle durch Urlaubs- oder Krankheitstage eingerechnet werden.

Mit transparenter Kommunikation beim Personal punkten

Da Mitarbeiter Menschen und keine Maschinen sind, sollten Gründer sich auch Gedanken darüber machen, wie sie die Kommunikation in ihrem Unternehmen fördern können, denn von der transparenten Information und dem Austausch kann jedes Unternehmen nur profitieren. Mittlere und größere Unternehmen können ein Intranet installieren, ein Schwarzes Brett einführen oder gar eine Betriebszeitung veröffentlichen. Wir haben die Möglichkeiten zur Personalkommunikation näher beleuchtet.

Doch es muss nicht gleich eine so große Dimension annehmen, die interne Kommunikation zu pflegen. Allerdings können sich auch kleine Unternehmen um die transparente Unterrichtung über Vorgänge im Unternehmen bemühen, um ein positives Arbeitsklima aufzubauen. Dazu zählen auch persönliche Mitarbeitergespräche, um umgekehrt auch Feedback vom Team zur eigenen Personalführung einzuholen und deren persönliche Laufbahnziele zu erkunden. Dabei sollen Mitarbeiter motiviert werden, ihre persönlichen Ziele zu erreichen, während sie dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.

Man lernt nie aus: Personalentwicklung für Mitarbeiter

Das Umfeld eines Unternehmens verändert sich stetig, denn kein Geschäftsfeld steht für immer still und keine Spielregeln gelten ewig. So muss auch der Gründer die Gegebenheiten in seinem Unternehmen immer wieder neu bewerten und kommt manchmal zu dem Schluss, dass sich im Unternehmen etwas ändern muss.

Zur Weiterentwicklung eines Unternehmens gehört es aber nicht nur, Marketingmaßnahmen anzupassen, Vertriebsstrukturen auszubauen oder die Hard- und Software auf den neuesten Stand zu bringen. Auch die Personalentwicklung ist ein wichtiger Faktor. Diese kann davon handeln, ein neues CRM-System bedienen zu lernen oder eine schonendere Haarfärbetechnik zu erlernen.

Bei der Personalentwicklung geht es also darum, dem Bedarf des Unternehmens entsprechend arbeitsplatznahe Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter anzubieten, damit diese mit dem neu gewonnenen Wissen zur Entwicklung des Unternehmens beitragen können. Maßnahmen zur Qualifizierung können sein:

  • Ausbildung
  • Weiterbildung
  • Umschulung
  • Training
  • Coaching
  • Patenschaft
  • Mentoring
  • Job-Rotation

Jedoch sollte die Bildungsmaßnahme für das Personal auch zu den jeweiligen individuellen Zielen des Mitarbeiters passen. Daher sollte die Personalentwicklung zusammen mit dem Personal erarbeitet werden.

TIPP

Eine wesentliche Aufgabe im Zusammenhang mit Mitarbeitern ist die korrekte Anmeldung des Personals bei den zuständigen Behörden. Wir erklären, wer, wie, was, wann, wo!

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