Rekrutierung: das kommt bei der Personalgewinnung auf Gründer zu

Die Rekrutierung von Mitarbeitern beschreibt den kompletten Prozess der Personalbeschaffung. Damit ist nicht nur das externe Recruiting über verschiedene Medien und Kanäle gemeint, sondern auch die interne Beförderung und Versetzung von Mitarbeitern.

Zum Recruiting gehören im Vorfeld auch die Personalplanung und Stellenbeschreibung, um herauszufinden, wie viele neue Mitarbeiter rekrutiert werden müssen und an welcher Position im Unternehmen Veränderungen anstehen.

Auch für Gründer wichtig: Recruiting und Employer Branding

Wird im Unternehmensumfeld vom Recruiting gesprochen, ist die Personalbeschaffung gemeint. Recruiting erfolgt in der Regel, nachdem man im Unternehmen festgestellt hat, dass es einen gewissen Personalbedarf gibt. Üblicherweise bekommt daraufhin die Personalabteilung eines Unternehmens die Aufgabe, neues Personal zu suchen und einzustellen.

In großen Unternehmen gibt es zumeist ein eigens dafür eingerichtetes Personalwesen, das sich mit dem Recruiting von neuen Mitarbeitern befasst. Existenzgründer und kleine Start-ups sind da meistens noch auf sich selbst gestellt. Ihnen wird nachfolgend gezeigt, wie sie erfolgreiches Recruiting betreiben. Dabei wird erklärt, welche Unterschiede zwischen der internen und externen Personalbeschaffung liegen sowie, welche Kanäle für das Recruiting zur Verfügung stehen. Aber auch die häufigsten Fehler bei der Personalsuche und geeignete Maßnahmen zur Eigendarstellung als attraktiver Arbeitgeber, das sogenannte Employer Branding, sind Themen rund um das Recruiting.

Personalbedarf für das Recruiting ermitteln

Um herauszufinden, wie hoch der Personalbedarf im Unternehmen ist, muss die momentan vorhandene Kapazität mit dem Bedarf an Kapazitäten abgeglichen werden. Kurzum: Hat ein Gründer mehr Arbeit als Zeit und Kraft, um diese Arbeit zu erledigen, braucht er Unterstützung durch Mitarbeiter.

In großen Unternehmen wird hierzu einfach die Kennzahlenmethode, eine Formel zur Ermittlung des Personalbedarfs, angewandt. Dabei wird die Produktionsmenge mit der Produktionszeit multipliziert und durch die durchschnittliche Monatsarbeitszeit eines Mitarbeiters dividiert. Dabei sollte man stets auch einen Zuschlag für Ausfälle durch Urlaubs- oder Krankheitstage einbeziehen.

  • Beispiel: Ein Start-up plant eine monatliche Herstellung von 500 Einheiten. Pro Einheit sind 8 Stunden Produktionszeit veranschlagt. Die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter beträgt 173 Stunden. Für unvorhersehbare Ausfälle wird ein Zuschlag von 13 % festgelegt.
  • Personalbedarf = (500 * 8) / 173 = 23,12 Mitarbeiter
    Zuschlag 13 % = 23,12 / 100 * 13 = 3 Mitarbeiter
    Gesamtbedarf = 23,12 + 3 = 26,12 Mitarbeiter 

Der ermittelte Personalbedarf ist gleich der Soll-Bestand. Dieser wird mit dem Ist-Bestand verglichen. Hat man einen niedrigeren Ist-Bestand von zum Beispiel nur 19 Mitarbeitern, müssten 7 neue Mitarbeiter eingestellt werden, um das Ziel erfüllen zu können, 500 Einheiten im Monat zu produzieren.

Weitere Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs für das Recruiting sind das Schätzverfahren, wobei betriebliche Experten und Führungskräfte befragt werden, oder die Stellenplanmethode, die den Personalbedarf per Organigramm feststellt. All diese Methoden eignen sich auch gut für kleine Unternehmen und Betriebe. Für vorwiegend mittlere und große Unternehmen bietet sich noch das statistische Prognoseverfahren unter Beachtung weiterer Komponenten wie Trends, Konjunktur oder Saison an.

Neben dem quantitativen Personalbedarf gibt es aber auch noch den qualitativen Baustein eines Mitarbeiters, seine Qualifikation. Denn es reicht nicht aus, nur die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter aufzustocken, auch deren erforderliche Fähigkeiten müssen vorab definiert werden. Darüber hinaus ist der Zeitpunkt festzulegen, ab dem ein neuer Mitarbeiter benötigt wird. Schließlich kann es auch vorkommen, dass man im Sommer mit den Kapazitäten zurecht kommt, aber mit einer erhöhten Anfrage zum Weihnachtsgeschäft rechnet und somit ab den Wintermonaten weiteres Personal benötigt. Zum Schluss spielt auch noch die räumliche Dimension eine Rolle, also in welcher Abteilung und an welchem Standort werden neue Mitarbeiter gebraucht?

Diese Wege kann Recruiting gehen

All jene Anforderungen, die über die reine Anzahl an erforderlichen neuen Mitarbeitern hinausgehen, werden in der Stellenbeschreibung festgehalten. Wie Gründer die Stellenbeschreibung formulieren müssen, erklären wir ebenfalls weiter unten. Doch zuerst müssen Gründer entscheiden, auf welche Weise sie Recruiting betreiben wollen. Intern oder extern? Wir zeigen, worin die Unterschiede bestehen.

Recruiting innerhalb des eigenen Unternehmens

Ist eine neue Stelle zu besetzen und sind bereits einige Mitarbeiter an Bord geholt, geht der erste Blick verständlicherweise erst einmal durchs eigene Personal. Schließlich sind die eigenen Mitarbeiter bereits eingearbeitet und damit vom Fach. Nur darf man nicht unterschätzen, dass ihr Einsatz bei einer neuen Stelle ebenfalls einen leeren Stuhl hinterlässt. Diesen gilt es dann wiederum zu besetzen, damit dort keine Arbeit liegen bleibt. So gibt es drei strategische Vorgehensweisen für das interne Recruiting.

Variante #1: Personalentwicklung

Beim internen Recruiting durch Personalentwicklung werden Mitarbeiter gezielt auf weitere Aufgaben im Unternehmen vorbereitet. In Workshops und mithilfe von Weiterbildungsmaßnahmen lernen die Mitarbeiter das, was es braucht, um auch die neuen Tätigkeiten übernehmen zu können. Plant man beispielsweise, Mitarbeiter stärker in die Kommunikation mit internationalen Partnern einzubinden, bietet es sich an, vorab einen Englischsprachkurs für die ins Auge gefassten Mitarbeiter zu organisieren. Ein Friseursalon, der neue Haarfärbetechniken anbieten möchte, könnte Mitarbeiter ebenfalls schulen lassen, anstatt eine neue externe Person einzustellen.

Variante #2: Versetzung

Die Versetzung als internes Recruiting zielt darauf ab, Mitarbeiter gegebenenfalls mit einer neuen Qualifikation auszustatten und anschließend an eine andere Stelle zu versetzen, wo diese Qualifikation benötigt wird. Hat man beispielsweise mehrere Bäckereifilialen, wovon in einer alle Mitarbeiter gut mit dem neu eingeführten Kassensystem umgehen können, und eine andere, in der sich die Belegschaft schwer mit dem neuen System tut, kann die Versetzung eines Mitarbeiters aus dem starken Team in das schwache Team dabei helfen, alle Mitarbeiter auf ein Level zu bringen.

Variante #3: Innerbetriebliche Stellenausschreibung

Setzt man eine innerbetriebliche Stellenausschreibung auf, gibt man all seinen Mitarbeitern die gleiche Chance, sich auf die freie Stelle zu bewerben. Dieses interne Recruiting erfolgt via Intranet, unternehmensinternem Newsletter, über das Firmenmagazin oder ganz klassisch auf dem Schwarzen Brett. Konnte kein passender Kandidat gefunden werden, kann der Arbeitgeber den Schritt hin zum externen Recruiting gehen, da er nämlich nicht verpflichtet ist, den freien Arbeitsplatz intern zu besetzen.

Variante #4: Mitarbeiterempfehlung

Manche Unternehmen führen ein Mitarbeiter-empfehlen-Mitarbeiter-Programm ein, um das Recruiting zu vereinfachen bzw. die Erfolgschancen zu erhöhen. Das Konzept basiert auf dem Vertrauen, dass Mitarbeiter, wie bei einer Restaurantempfehlung, keine wahllosen Empfehlungen aussprechen würden. Vielmehr wissen sie bereits, welche Anforderungen das Unternehmen stellt und wer aus dem Freundes-, Verwandten- oder Bekanntenkreis dafür infrage kommen könnte. Das Internetauktionshaus eBay beispielsweise zahlt dem angestellten Tippgeber bei erfolgreicher Vermittlung einer Mitarbeiterempfehlung eine Provision.

Vor- und Nachteile von internem Recruiting

Die Vorteile beim internen Recruiting sind die geringen Personalbeschaffungskosten bei gleichzeitiger Eröffnung von Aufstiegschancen für Mitarbeiter. Auch der Aufbau der Mitarbeitermotivation, die Stärkung der Mitarbeiterbindung an das Unternehmen, die kurzfristige Reaktionsmöglichkeit, die geringere Einarbeitungszeit, die Erschaffung neuer Einstiegsmöglichkeiten für Jobeinsteiger durch die Beförderungen sowie die Verbesserung des Unternehmensimages sind große Pluspunkte beim internen Recruiting.

Zu den Nachteilen zählen die kleinere Auswahlmöglichkeit, die Gefahr zur Herstellung von Rivalitäten unter Kollegen sowie die Förderung der Betriebsblindheit. Insgesamt ist das interne Recruiting keine dauerhafte Alternative zum externen Recruiting, da die interne Versetzung oder Beförderung das externe Recruiting von neuen Mitarbeiter sowieso häufig nach sich zieht.

Recruiting außerhalb des Unternehmens

Die externe Personalbeschaffung meint die Mitarbeitersuche außerhalb des eigenen Unternehmens. Dieser Schritt geschieht entweder infolge eines gescheiterten Versuchs, eine freie Stelle auf internem Wege zu besetzen, oder weil das interne Recruiting erfolgreich war und die Versetzung oder Beförderung einen leeren Arbeitsplatz hinterlassen hat. Ein dritter Grund, weshalb das externe Recruiting zum Tragen kommt, kann sein, weil sich das Jungunternehmen erst im Teamaufbau befindet. So steht die externe Personalbeschaffung dem internen Recruiting direkt gegenüber, unterteilt sich aber auch nochmal in zwei unterschiedliche Varianten, und zwar in die passive und die aktive externe Personalbeschaffung. 

Passives Recruiting: wenn Bewerber von selbst kommen

Bei der passiven Personalbeschaffung haben Unternehmen etwas weniger Aufwand, da sie potenzielle Kandidaten aus einem Pool an bereits eingegangenen Initiativbewerbungen wählen können. Zu diesem bestehenden Bewerberkreis kommt es aufgrund des ebenfalls bereits im Vorfeld erfolgten Employer Branding. Das heißt, dass ein Unternehmen so eine gute Reputation hat, dass sich Menschen dort bewerben, weil sie dort arbeiten wollen, am liebsten sofort. Aber sie sind auch bereit, darauf zu warten, dass sich das Unternehmen später bei ihnen meldet, wenn sich beispielweise in ein paar Monaten wieder ein neuer Personalbedarf ergibt.

Der Ruf des Unternehmens ist also dauerhaft so gut, dass der Arbeitgeber im Falle eines Personalbedarfs das externe Recruiting nicht immer wieder von Null an starten muss, sondern längst über die Verkündung der vakanten Stelle hinaus ist und direkt zum Bewerbungsgespräch einladen kann. So haben Unternehmen mit einem starken Employer Branding, zu Deutsch Arbeitgebermarke, stets die große Auswahl an hoch motivierten Bewerbern. Das Employer Branding ist damit eine eher langfristige und nachhaltige Strategie zur Personalbeschaffung. Beispiele für Unternehmen mit starken Arbeitgebermarken sind Lufthansa, McKinsey und Google.

Aktives Recruiting: Möglichkeiten so weit das Auge reicht

Die Möglichkeiten der aktiven externen Personalbeschaffung sind groß und facettenreich. Recruiting kann hier mittels vieler verschiedener Medien, Kanäle und Vermittler betrieben werden. Der großen Bandbreite der zur Verfügung stehenden Medien hat das Recruiting weitere Beinamen wie Online, Mobile oder Electronic zu verdanken. Zur Auswahl stehen diverse Jobbörsen, Recruiting-Börsen, Assessment Center, Social Media-Kanäle, Mobile Apps, interaktive Webplattformen, Annoncen in Fernseh- und Rundfunk, Hochschulnetzwerke, Personalvermittler, der Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, Kontaktmessen und Recruiting-Veranstaltungen. Nicht zuletzt gibt es auch noch die Option, den Head Hunter mit der Suche nach Fachkräften zu beauftragen.

So lassen sich bundesweit und sogar über die Landesgrenzen hinaus viele potenzielle Bewerber erreichen. Allerdings macht auch die große Auswahl die Entscheidung nicht leichter. Stattdessen fallen hier sogar höhere Kosten an, wenn man mehrere Bewerber anreisen lässt. Und gleichzeitig könnte man damit demotivierende Signale an die internen Mitarbeiter aussenden, die sich vielleicht selbst in der neuen Position gesehen haben.

Der nächste Schritt beim Recruiting: die Stellenbeschreibung

Noch bevor es an die Stellenausschreibung geht, müssen Gründer eine Stellenbeschreibung anfertigen. Darin legen Unternehmer fest, welche Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen hat. Denn indem jeder seinen Aufgabenbereich kennt und voll ausfüllt, lassen sich viele gemeinsame Arbeitsprozesse besser strukturieren und langfristig optimieren.

Mit der Stellenbeschreibung geben Gründer vor, wie sich ein (neuer) Mitarbeiter in das gesamte Unternehmen einfügen kann, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette er sitzt und wie er Einfluss auf den gesamten Prozess nehmen kann. Für eine optimale Stellenbeschreibung sollten also einige wichtige Elemente enthalten sein. Dazu gehören in erster Linie die täglichen, wöchentlichen, monatlichen und bedarfsgerechten Aufgaben sowie die dazugehörigen Entscheidungsbefugnisse. Aber auch Kernkompetenzen, wie Qualifikationen und Eigenschaften des Stelleninhabers, sollten genannt werden und zu den Aufgaben sowie Befugnissen passen.

Schließlich muss jede Stelle organisatorisch eingebunden werden. Das heißt, dass die Stelle bezeichnet und in ein Organgramm eingeordnet wird. Auch der Rang der Position ist zu benennen und in eine Gehaltsgruppe einzuordnen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Beziehungen der jeweiligen Stelle zu den übrigen Stellen und Abteilungen zu regeln. Die Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen sowie die organisatorische Einbindung sollten kurz und verständlich beschrieben werden. Welche weiteren Inhalte in eine Stellenbeschreibung gehören, erklären wir hier anhand einer Checkliste.

Personal auswählen: die Nadel im Heuhaufen finden

Für die Personalsuche stehen mehrere Medien und Kanäle zur Verfügung. Bei jedem Kanal ist abzuwägen, wie groß die Chancen sind, passende Mitarbeiter zu finden. Denn für die Suche nach einem Mitarbeiter für einen Bioladen werden Gründer wohl kaum einen Head Hunter beauftragen, während sich über einen Uni-Verteiler keine Mitarbeiter mit mehrjähriger Berufserfahrungen finden lassen. Entscheiden Gründer sich für das aktive externe Recruiting, können sie ihre Stelle auf der eigenen Website, Jobportalen oder in der Zeitung ausschreiben. Hier erklären wir, worauf es bei den verschiedenen Kanälen ankommt.

Die Personalauswahl ist der wichtigste Schritt im ganzen Recruiting-Prozess. Hier entscheidet sich, ob neue Mitarbeiter bald Entlastung bringen oder für neuen Aufwand sorgen, weil Gründer die falsche Entscheidung getroffen haben. Um sich einen besseren Eindruck vom Kandidaten machen zu können, sollte die Auswahl nicht nur aufgrund der Sichtung von Bewerbungsunterlagen erfolgen, sondern mindestens um ein persönliches Gespräch ergänzt werden.

Welche Bewerber eingeladen werden, wird in mittelständischen und großen Unternehmen häufig auch über ein sogenanntes Assessment Center entschieden. Dabei handelt es sich um ein Personalauswahlverfahren, bei dem ein Gremium den oder die besten Kandidaten aus allen Bewerbern auswählt, nachdem diese verschiedene Aufgaben bewältigen mussten. Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel eine gemeinsame Vorstellungsrunde, Stresspräsentationen, Aufgaben unter Zeitdruck, Gruppendiskussionen, Rollenspiele, IQ-Tests, Einzelinterviews und Aufsätze. Ein klassisches Beispiel für solch ein Assessment Center liefert das mehrmonatige Personalauswahlverfahren der Lufthansa.

Probetag und Interview: Assessment Center für Start-ups

So viel Zeit, Kosten und Kapazitäten können Existenzgründer und Start-ups allerdings eher selten erbringen. Aber auch sie können und sollten sogar ihre Chance nutzen, wenn sich eine Gelegenheit bietet, das Können der Bewerber stärker zu prüfen. Auf das klassische Bewerbungsgespräch kann eine Probearbeit oder gar ein ganzer Probetag folgen. Aber auch schon vor dem Gespräch kann eine Arbeitsprobe zur Sichtung gefordert werden, sodass sich Bewerber bereits mit diesen bewerben müssen. Insgesamt sind solche Tests und Arbeitsproben natürlich nicht dazu gedacht, Kandidaten durch brennende Reifen springen zu lassen, aber ein prüfender Blick hinter die Fassade eines Bewerbers lohnt sich.

Was viele Unternehmen scheinbar noch immer nicht wahrhaben wollen, ist, dass auch der Prozess der Personalauswahl zum Employer Branding beiträgt. Denn auch der potenzielle Arbeitgeber stet mittlerweile auf dem Prüfstand. Auf der Arbeitsgeberbewertungsplattform kununu.com zum Beispiel können nicht nur Angestellte eine Bewertung abgeben, sondern auch Bewerber ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess beschreiben. Darunter fallen beispielsweise die Reaktionszeit, Professionalität, Transparenz oder der Umgang. Wer hier schlecht abschneidet, schadet seiner eigenen Arbeitgebermarke. Demnach sollten Gründer auch diejenigen Bewerber wertschätzend behandeln, die nicht infrage kommen, und ihnen zumindest absagen. Wer möchte, kann sogar begründen, woran es lag - auch wenn dies natürlich ebenfalls mit Mehraufwand verbunden ist und ab einem gewissen Umfang sicherlich auch nicht mehr gewährleistet werden kann.

Fast geschafft: Ansprechpartner und Leitfäden geben

Ist der richtige Mitarbeiter gefunden, gehört es auch zu den Aufgabe der Personalabteilung, das Einstellungsverfahren zu begleiten. Ist der Gründer selbst für das Recruiting zuständig, heißt für ihn der nächste Schritt: Arbeitsvertrag aufsetzen. Hier werden die Tätigkeit, der Beginn, die Arbeits- und Urlaubstage, die Vergütung, die Kündigungsfrist und die Vertraulichkeitserklärung schriftlich festgehalten. Aber auch weitere Inhalte, wie ein Wettbewerbsverbot und die Nebentätigkeit finden hier ihren Platz. Weitere Elemente, die im Arbeitsvertrag thematisiert werden können, sind die Einkommensfortzahlung im Krankheitsfall, Konsequenzen im Falle einer Vertragsstrafe und ab welchem Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen muss, wenn Mitarbeiter krank sind.

Arbeitsvertrag Muster
Die Arbeitsvertrag Vorlage können Sie nutzen, wenn Sie Mitarbeiter einstellen möchten. Der Arbeitsvertrag ohne Tarifbindung enthält unverzichtbare wie auch optionale Klauseln.  

Neben den weiteren Formalitäten, wie die Anmeldung neuer Mitarbeiter, müssen Gründer jetzt auch sicherstellen, dass sich neues Personal schnell in die Arbeitsprozesse des Unternehmens eingliedert. Mitarbeiter benötigen nicht nur einen Arbeitsplatz samt Rechner, Telefon und Infrastruktur, sondern brauchen sicherlich auch Unterstützung beim Einstieg in die Unternehmenskultur. In der zumeist mehrmonatigen Einarbeitungszeit dauern Arbeitsschritte vielleicht etwas länger und erfordern die Klärung vieler Fragen. Für stets wiederkehrende Aufgaben könnte man daher vorab bereits einen Leitfaden erstellt haben, in dem die Arbeiten Schritt für Schritt erklärt, Passwörter gesammelt oder häufige Fehlerquellen benannt werden. Für Neuankömmlinge ist es auch sehr hilfreich, zu wissen, wer der erste Ansprechpartner ist, wenn sich Zwischenfragen ergeben. Nicht zuletzt sollte nach mindestens einem Jahr ein Mitarbeitergespräch geführt werden, um die Einstiegszeit und die bisherige Zusammenarbeit Revue passieren zu lassen und zu erkunden, welches Feedback der Mitarbeiter für den Gründer hat. Hier hinhören kann besonders wertvoll sein, denn können eventuell gemachte Fehler beim nächsten Mal vermieden werden.

TIPP

Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter erfordert auch das Wissen darum, was sie motiviert. Lernen Sie mehr darüber, wie Mitarbeitermotivation funktioniert.

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