Controlling für Gründer und Selbstständige

Fehlendes Controlling ist eine der häufigsten Ursachen für die Insolvenz junger Unternehmen. Daher tun Gründer gut daran, von Anfang an ein Controlling-System aufzubauen. Und das muss gar nicht kompliziert sein, im Gegenteil: Controlling muss so einfach sein, dass auch Einzelunternehmer damit erfolgreich arbeiten können und die wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick haben.

Wir zeigen Ihnen wichtigsten Controlling-Instrumente für die Steuerung Ihres Unternehmens, wie z.B. die Finanzplanung.

Was ist Controlling?

Controlling ist eine der wichtigsten Aufgaben jedes Unternehmers. Controlling heißt, dass Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens zielgerichtet planen und sämtliche Bereiche im Unternehmen steuern und koordinieren. Dabei stützt sich das Controlling auf Zahlen aus dem Rechnungswesen bzw. der Buchhaltung und aus anderen Quellen.

Controlling ist Vorsorge gegen Insolvenz

"Laut einer Befragung von Insolvenzverwaltern, ..., ist ein fehlendes Controlling mit 74 Prozent der Fälle häufigste Insolvenzursache".
Prof. Dr. Dr. habil. Wolfgang Becker im Controller Magazin Juni 2012

Nehmen Sie diese Worte ernst. Jeder Banker wird Ihnen das gleiche bestätigen. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit diesem Thema. Im folgenden Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie ein funktionierendes Controlling-System nach Ihren individuellen Bedürfnissen einfach und praktikabel gestalten.

1. Definition: Warum braucht ein Gründer Controlling?

Controlling schafft Ihnen einen Überblick über die wirtschaftliche Situation ihres Unternehmens und liefert Ihnen alle wichtigen Zahlen und Fakten als Basis für wichtige Entscheidungen als Unternehmer. Je besser diese Daten sind, desto besser sind Ihre Entscheidungen. Und desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr Unternehmen profitabel wächst und jederzeit zahlungsfähig ist. Ein Controlling-System ermöglicht das ergebnisorientierte Wirtschaften und ist damit die beste Prophylaxe gegen Insolvenz und der Kompass für den Erfolg.

Wertvolle Controlling-Tools

Finanzplan

Der Finanzplan ist eines der wichtigsten Controlling-Instrumente. Damit planen Sie Ihren Gewinn und Ihre Liquidität.

Mehr zum Finanzplan

BWA-Vorlage

Die BWA ist das wichtigste Controlling-Instrument für Ihr laufendes Geschäftsjahr. Wir bieten eine bewährte BWA-Vorlage.

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SWOT-Analyse

Nur ein Unternehmen mit eindeutigen Wettbewerbsvorteilen hat eine Chance auf Erfolg. Mit der SWOT-Analyse finden Sie das heraus.

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2. Controlling: Instrumente und Aufgaben

Wir stellen Ihnen hier die 4 wichtigsten Controlling-Instrumente vor und erläutern tägliche, monatliche sowie halbjährlich bis jährliche Controlling-Aufgaben.

Controlling-Instrumente

  1. Finanzplanung als Vorschau zu Geschäftsentwicklung, Ertrag und Liquidität
  2. BWA als monatlicher Bericht zu Umsatz, Kosten und Ertrag
  3. Dashboards für die wichtigsten Kennzahlen
  4. SWOT-Analyse, um Stärken/Schwächen sowie Risiken und Chancen zu identifizieren

Diese 4 Instrumente setzen Sie unterschiedlich häufig ein.

Controlling-InstrumentCheck und Durchführung
 täglichmonatlichjährlich
Finanzplanung  ja
BWA ja 
Dashboards mit KPIsjaja 
SWOT-Analyse  ja

Jährliche und halbjährliche Controlling Aufgaben

Du den Aufgaben eines Controllers zählen die SWOT-Analyse und die Finanzplanung, die Sie mindestens einmal im Jahr durchführen sollten. Die Ergebnisse daraus besprechen Sie in einem Strategie-Meeting, das Sie mit Ihren wichtigsten Vertrauten durchführen. Ergebnis dieses Strategiemeetings sind konkrete Maßnahmen, die Sie sich für ein kommendes Geschäftsjahr vornehmen.

Eine Finanzplanung brauchen Sie auch immer spätestens dann, wenn Sie Geld benötigen. In diesem Fall müssen Sie diesen Finanzplan bei Bedarf auch ad hoc erstellen können. Deshalb empfehlen wir, für diese wichtige Aufgabe ein Finanzplan Tool einzusetzen.

Monatliche Controlling-Aufgaben

Möglicherweise erhalten Sie monatlich von Ihrem Steuerberater eine BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung). Sie zeigt Ihnen das Ergebnis des letzten Geschäftsmonats. Nutzen Sie dieses Instrument für Ihre Planung. Im Vergleich mit der Finanzplanung sehen Sie mit Hilfe der BWA, ob sich Umsätze, Kosten und Erträge plangemäß entwickeln oder ob Sie im Falle von Abweichungen gegensteuern müssen.

Tägliche Controlling-Aufgaben

Zu den täglichen Controlling-Aufgaben zählt der Check wichtiger Kennzahlen bzw. KPIs, die Sie am besten in einem Dashboard organisieren. Das sind zum Beispiel:

  • Höhe des Tagesumsatzes
  • Anzahl neuer Aufträge
  • Aktueller Auftragsbestand
  • Anzahl offener Rechnungen

Diese Kennzahlen sind von Branche zu Branche und von Geschäftsmodell zu Geschäftsmodell verschieden.

Ein Controlling-System aufsetzen und pflegen

Die Summe all dieser Instrumente stellt Ihr Controlling-System dar. Im Idealfall ist Ihr Controlling-System leicht zu bedienen, einfach zu verstehen und es liefert die richtigen Informationen für Ihre unternehmerischen Entscheidungen.

3. Liquidität sichern als Hauptaufgabe des Controllings

Eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben ist es, die Liquidität zu sichern. Ein Unternehmen ist liquide, wenn es fällige Rechnungen jederzeit und sofort bezahlen kann. Dazu brauchen Sie ein finanzielles Polster und Ihre Einnahmen müssen übers Jahr gesehen die Ausgaben übersteigen. Dazu müssen Sie Ihr Rechnungswesen fortlaufend fest im Blick behalten.

Fallbeispiel: Liquidität sichern mit Controlling

Nehmen wir dazu ein Beispiel: In ihrem Finanzplan rechnen Sie mit monatlichen Einnahmen von 50.000 Euro und mit Ausgaben von 45.000 Euro. Um diese 50.000 Euro zu erwirtschaften, brauchen Sie 20 Aufträge pro Monat. Die BWA zeigt Ihnen, dass der Umsatz zwar dem Plan entspricht, dass die Kosten aber um 1.000 Euro zu hoch sind. Außerdem stellen Sie fest, dass der Bestand an offenen Rechnungen zu hoch ist.

Sie ergreifen jetzt folgende Maßnahmen: Sie senken die Kosten und Ausgaben in einigen Bereichen und stellen geplante Anschaffungen zunächst für 4 Wochen zurück. Außerdem verbessern Sie Ihr Mahnwesen. Das Ergebnis nach zwei Monaten. Die Umsätze sind nach wie vor stabil, Sie schaffen es aber, die Kosten auf 44.000 Euro zu senken. Das verbesserte Forderungsmanagement wirkt, Ihre Kunden zahlen schneller. Das Bankguthaben wächst daher um etwa 5.000 Euro.

Controlling-InstrumentControlling-MaßnahmeWas stellen Sie fest?Was unternehmen Sie 
FinanzplanSetzen der Planwerte  
BWAMonatliche Kontrolle, ob Planwerte erreicht werdenKosten um 1000 Euro zu hochKosten an einigen Stellen senken
Kennzahl "Höhe offener Rechnungen"tägliche und monatliche KontrolleDie Außenstände sind zu hochKonsequentes Mahnwesen

Natürlich kann es vorkommen, dass sich Ihre Liquidität akut verschlechtert. Grund dafür können unvorhergesehene Ausgaben sein. In so einem Falle sind Maßnahmen des akuten Liquiditätsmanagements notwendig.

4. Finanzplanung als Controlling-Instrument

Die Finanzplanung umfasst die GuV-Planung und die Liquiditätsplanung. Mit der GuV-Planung planen Sie Ihre Umsätze, Kosten und Gewinne. Mit der Liquiditätsplanung planen Sie Ihren finanziellen Überschuss bzw. den Betrag, um den sich Ihr Kontostand auf dem Geschäftskonto verändert. Eine komplette Finanzplanung umfasst also 5 Bereiche:

  • Umsatzplanung
  • Kostenplanung
  • Investitionsplanung
  • Liquiditätsplanung + Finanzierung
  • Plan GuV

Die Liquiditätsplanung ist absolut entscheidend. Aus ihr leitet sich der zukünftige Kapitalbedarf Ihres Unternehmens ab.

Wie planen Sie Ihre Liquidität? Ein einfaches Schema zeigt die wichtigsten Punkte: Ihre Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Finanzierungen sowie Tilgungen und das Geld für Ihren Lebensunterhalt.

Liquiditäts-Planung (Cashflow-Planung) RechenschritteErläuterung
GuV-Planung+PlanumsätzeIhre Einnahmen
 -PlankostenIhre Ausgaben
 =Plan-Gewinn 
Investition + Finanzierung-Plan-Investitionenz.B. Maschinen, EDV, Mobiliar
 +FinanzierungenGeplantes Gelder von Investoren und Krediten von Banken
 -TilgungenRückzahlungen an Banken und Investoren
 -private EntnahmenDavon bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt
 =Finanzieller Überschuss (Cashflow) 

 

Der Gewinn ist entscheidend für einen positiven Cash-Flow. Aber der Gewinn ist nicht alles. Beträgt Ihr Gewinn 100.000 Euro und Sie planen eine Erweiterung Ihres Unternehmens für 200.000 Euro, dann ist Ihr geplanter Cash-Flow ohne geplante Finanzierungen in jedem Falle negativ. Einen negativen Plan-Cashflow können Sie sich normalerweise nicht leisten, es sei denn, Sie verfügen über einen ausreichenden finanziellen Puffer.

Lesen Sie zur Vertiefung unseren Leitfaden zur Finanzplanung, der Ihnen weitere Aspekte und Details zu diesem wichtigen Controlling-Instrument näherbringt.

TIPP

Bei der Finanzplanung mit Excel sind Chaos und Fehler vorprogrammiert. 
Nutzen Sie ein digitales Finanzplan-Tool für Ihre Finanzplanung.

Mehr zum Finanzplan mit Unternehmerheld

5. Controlling mit der BWA

Die BWA zeigt Ihnen monatlich eine Aufstellung von Umsätzen und Kosten. Damit sehen Sie, wie viel Sie im jeweiligen Monat verdient haben und bekommen einen Anhaltspunkt, wie sich Ihr Geschäftsjahr entwickeln wird.

Gehen wir ein paar Beispiele durch, wie Sie mit der BWA Controlling betreiben:

Controlling stellt festMögliche Maßnahmen
Umsätze entwickeln sich negativVerkaufsförderung intensivieren, Werbemaßnahmen ergreifen, Sonderaktionen fahren
Einige Kostenpositionen sind zu hochKosten prüfen, ob sie gesenkt werden können. Kosten streichen oder mit Anbietern nachverhandeln

Controlling mit der BWA ist dann erfolgreich, wenn Sie Maßnahmen ergreifen, die Ihre Umsätze steigern, Ihre Kosten senken und den Ertrag steigern.

Lesen Sie dazu auch unseren Leitfaden zur BWA.

TIPP

Für das Controlling mit der BWA haben wir eine BWA-Vorlage für Sie erstellt

Zur BWA-Vorlage

6. KPIs - Kennzahlen und Dashboards

Kennzahlen oder KPIs sind Gradmesser für einen bestimmten Erfolgsfaktor. Ist der Wert der Kennzahl gut, besteht kein Handlungsbedarf. Ist er schlecht, müssen sie gegensteuern.

Die BWA ist eine gute Quelle für wichtige KPIs. Nehmen wir als Beispiel die Umsatzrendite, die sich folgendermaßen berechnet: 

  • Umsatzrendite = Gewinn / Umsatz

Einen Gewinn von 100.000 Euro zu haben ist grundsätzlich gut. Das Unternehmen, das diesen Gewinn mit einem Umsatz von 500.000 € erwirtschaftet, ist allerdings profitabler als jenes, das diesen Gewinn mit 5.000.000 Euro erwirtschaftet. Im ersten Fall liegt die Umsatzrendite bei 20%, im zweiten nur bei 2%.

Finanzkennzahlen aus der Buchhaltung

Die KPI "Umsatzrendite" ist ein typisches Beispiel für sogenannte Finanzkennzahlen. Finanzkennzahlen können Sie ableiten aus der BWA oder dem Jahresabschluss, kurz gesagt, aus sämtlichen Unterlagen Ihrer laufenden Finanzbuchhaltung.

Finanzkennzahlen allein sind zu wenig. Sie messen Fehlentwicklungen häufig erst dann, wenn es zu spät ist. 

Strategische KPIs

Mit strategischen Kennzahlen messen Sie Erfolgsfaktoren, die Ihnen gute Umsätze, niedrige Kosten überhaupt erst ermöglichen. Betrachten wir dazu ein Beispiel:

  • Ausgangssituation: Ein Unternehmen wächst profitabel. Die Arbeitsbelastung für den Gründer ist hoch. Es kommt zu Qualitätsproblemen und Kundenbeschwerden. Die Probleme werden nicht erkannt. In der Folge wandern Kunden zum Wettbewerber ab. Die Umsätze gehen zurück, es entstehen erste Verluste, die allmählich die Liquidität aufzehren.
  • Lösung: Das Unternehmen reagiert und beseitigt die Qualitätsprobleme. Gleichzeitig werden systematisch Fehlerquoten in der Produktion, im Service gemessen und ab sofort regelmäßig verfolgt. Das führt zu höherer Qualität und zufriedenen Kunden. Die Umsätze steigen wieder.

Was lernen Sie aus dem Beispiel? Dadurch, dass der Unternehmer jetzt eine kritische Größe wie die Qualität anhand einer Kennzahl "Fehlerquote" misst, kann er schnell reagieren und seine Abläufe optimieren.

Strategische KPIs messen beispielsweise:

  • Zufriedenheit der Kunden
  • Qualität von Prozessen
  • Auftragslage

Gerade für das tägliche Controlling sind Kennzahlen daher sehr wertvoll. Lesen Sie unseren Beitrag zum Thema "KPIs und Kennzahlen".

Organisieren Sie Ihre Kennzahlen in einem sinnvollen Dashboard

Ein Dashboard ist eine Übersicht wichtiger KPIs für Ihr Controlling. Stellen Sie sich ein Dashboard wie die Instrumente eine Flugzeug-Cockpits vor. Damit steuern Sie Ihr Unternehmen auch durch Schlechtwetterfronten.

Die wesentlichen Kriterien für ein gutes Dashboard sind:

  • Einfachheit in der Handhabung
  • Relevanz und Vollständigkeit der enthaltenen KPIs
  • Es muss sinnvolle Entscheidungen auslösen.

Lesen Sie dazu unseren Leitfaden "Dashboard für das Controlling".

6. Strategisches Controlling

Das beste Controlling auf Basis von Buchhaltung, BWA, Jahresabschluss und Finanzkennzahlen nutzt nichts, wenn ein Unternehmen im Kern faul ist. Mit strategischem Controlling verhindern Sie das. Strategisches Controlling hilft Ihnen, Ihr Geschäftskonzept zu optimieren, die Qualität zu steigern, Kunden zu begeistern und lukrative Gelegenheiten im Markt zu nutzen. Mit welchen Instrumenten arbeiten Sie im strategischen Controlling? Die Antwort hierauf zeigt die nachfolgende Grafik.

Infografik: Instrumente des strategischen Controllings
KPIs, SWOT-Analyse und das Strategiemeeting sind die Elemente eines strategischen Controllings. Dabei helfen Umsatzpotenzial-Analyse, Konkerrenzanalyse und das Strategiemeeting.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre strategischen KPIs!

Als erstes definieren Sie ein Set an strategischen KPIs, die Sie regelmäßig prüfen werden.

Schritt 2: Führen Sie regelmäßig eine SWOT-Analyse durch

Eine SWOT Analyse hilft Ihrem Unternehmen, konkurrenzfähig zu bleiben. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob welche Stärken und Schwächen Ihr Unternehmen hat und welche Trends Ihr Geschäftskonzept befördern oder bedrohen. Eine SWOT-Analyse umfasst 5 Schritte:

  1. Analysieren Sie Kundenwünsche, Markt und Wettbewerb 
  2. Finden Sie heraus, wo Sie Stärken und Schwächen haben
  3. Identifizieren Sie Chancen und Risiken
  4. Entwickeln Sie Strategien und Maßnahmen
  5. Kontrollieren Sie die Umsetzung

Die Analyseergebnisse aus der SWOT-Analyse lassen sich nicht einfach im Tagesgeschäft sinnvoll verarbeiten. Gehen Sie daher in Klausur im Rahmen eines Strategiemeetings.

Schritt 3: Führen Sie regelmäßige Strategiemeetings durch

Im Rahmen des Strategiemeetings besprechen Sie die Ergebnisse der SWOT-Analyse und legen den Katalog an Maßnahmen fest, die für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens wichtig sind.

Suchen Sie sich dafür einen geeigneten Tagungsort, an dem Sie ungestört arbeiten können. Im Rahmen des Strategiemeetings besprechen Sie nicht nur die SWOT-Analyse und die daraus abzuleitenden Maßnahmen. Idealerweise legen Sie hier auch die wesentlichen Eckpunkte Ihrer Finanzplanung für das kommende Jahr fest.

Ihr Instrumentenkasten für die SWOT-Analyse

Zum Instrument der SWOT-Analyse gibt es Hilfsinstrumente, die für Ihr strategisches Controlling insgesamt hilfreich sind.

Lesen Sie zum Thema "Strategisches Controlling" unseren Leitfaden zur SWOT-Analyse.

7. Hilfen für Ihr Controlling - Beratung, Erfahrungsaustausch und Software

Unterstützung holen Sie sich beim Controlling durch Steuerberater, eventuell auch durch Unternehmensberater. Was Sie in jedem Fall brauchen, ist ein gutes Buchhaltungsprogramm. 

  • Steuerberater: Liefert BWA und berät in allen Fragen zu Finanzkennzahlen. Er ist in der Regel keine Hilfe beim strategischen Controlling.
  • Unternehmensberater: Er ist gut bei allen Fragen zum Controlling-Konzept. Häufig führt er im Rahmen einer Krisenberatung Controlling im Unternehmen ein.
  • Erfahrungsaustausch: Gut für das strategische Controlling und für das Eruieren von Trends. Unternehmer gleicher Branche tauschen sich untereinander aus im Rahmen persönlicher Treffs oder in Online-Gruppen (Facebook oder Xing).
  • Buchhaltungsprogramme: Wichtiges Hilfsmittel beim Controlling, weil Sie Ihr alle wichtige Daten aus dem Rechnungswesen im Blick behalten können und wichtige Auswertungen vorfinden.  

Informieren Sie sich gerne über unsere Buchhaltungslösung "Unternehmerheld".

Halten Sie das Heft in der Hand

Der wichtigste Akteur im Controlling sind Sie. Ihr unternehmerisches Können ist gefragt, um aus den Beratungsleistungen von Steuerberatern, Consultants und den Controlling-Informationen Ihrer Systeme die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Fazit - Controlling schlank und einfach halten

Vermeiden Sie Paralyse durch Analyse. Controlling bedeutet nicht kleinteiliges Kontrollieren, sondern soll Ihnen helfen Ihr Unternehmen zu steuern und gute Entscheidungen zu treffen. Eine grobe Umsatzanalyse, aus der Sie Ideen zur Umsatzsteigerung generieren, ist besser, als eine komplizierte Ertragsanalyse, aus der keine Maßnahmen erfolgen.

Erstellen Sie den Finanzplan nicht nur für den Businessplan, sondern für jedes Geschäftsjahr. Gehen Sie monatlich die BWA durch, um zu sehen, ob sich Ihr Unternehmen im Vergleich zur Planung richtig entwickelt. Prüfen Sie wichtige Kennzahlen und KPIs, die Ihnen eine BWA nicht zeigt. Organisieren Sie die wichtigen Kennzahlen in einem sinnvollen Dashboard oder nutzen Sie das Dashboard, das Ihnen Ihre Buchhaltungssoftware bietet. Gehen Sie mindestens einmal pro Jahr in ein Strategiemeeting und analysieren Sie Ihre Stärken und Schwächen mit einer SWOT-Analyse. Leiten Sie auch daraus sinnvolle Maßnahmen und Ziele ab, die Ihr Unternehmen nach vorne bringen.

Arbeiten Sie von Anfang an mit einem Buchhaltungsprogramm, dessen Funktionen Ihnen wichtige Kennzahlen liefern. Holen Sie sich externe Unterstützung durch Steuerberater, Consultants oder Erfa-Gruppen. Eine pragmatische Einstellung ist wichtig: Entscheidend beim Controlling sind die Maßnahmen, die sich aus Ihren Analysen ergeben, nicht die Analysen selbst.