Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: für Unternehmen, die in der EU tätig sind

Das Prinzip der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz USt-IdNr.) gibt es in jedem Land der EU. Die USt-IdNr. benötigen alle Unternehmen, die ihre Dienste oder Produkte an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen oder aus anderen EU-Ländern Angebote beziehen wollen. Für diese innergemeinschaftlichen Lieferungen greift das Reverse-Charge Verfahren.

Wir erklären, was es damit genau auf sich hat, wie man die USt-IdNr. erhält und wie diese zu verwenden ist.

Braucht jeder Unternehmer eine USt.-IdNr.?

Nein. Wer als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer nur innerhalb Deutschlands Leistungen erbringt oder bezieht, benötigt keine Umsatzsteueridentifikations-Nummer im Geschäftsverkehr. Bei der Rechnungsstellung ist die vom Finanzamt erteilte Steuernummer ausreichend. Eine USt.-IdNr. ist auch dann nicht erforderlich, wenn Waren über die Landesgrenzen hinaus in Europa an Privatkunden vertrieben werden. Zusätzlich ausgenommen von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind grundsätzlich auch Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Verpflichtend ist die Nutzung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ganz allgemein gesagt sobald Produkte und Dienstleistungen an Geschäftskunden in der EU verkauft oder von diesen bezogen werden sollen. Diese Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen der EU werden auch als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Die gesetzliche Grundlage hierzu regelt im Detail das Umsatzsteuergesetz (§4 und §6). Und auch nur in diesem Fall besteht eine Ausnahmeregelung im Rahmen der auszuweisenden Umsatzsteuer, die wir im nachfolgenden Absatz erläutern.

Auswirkungen von Geschäften innerhalb der EU auf die Umsatzsteuer

Für diejenigen, die innerhalb der EU an Privatpersonen verkaufen, gibt es keine abweichenden Regelungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer in der Buchhaltung. Auf den Netto-Betrag wird ganz klassisch die in Deutschland geltende Umsatzsteuer aufgeschlagen. Der Kunde zahlt den Gesamtbetrag und das Unternehmen führt die erhaltene Umsatzsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab.

Geschäfte zwischen Unternehmen - also die bereits erwähnten innergemeinschaftlichen Lieferungen - werden im Hinblick auf die Umsatzsteuer anders behandelt. Man spricht hierbei vom Reverse-Charge Verfahren. Was bedeutet das Revers-Charge Verfahren im Detail? Betrachten wir hierzu das  folgende Beispiel:

  • Sie verkaufen ein Produkt für 1.000 Euro an Unternehmen B in Frankreich.
  • Die Lieferung ist in diesem Fall für Ihr Unternehmen umsatzsteuerbefreit.
  • Somit wird in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Stattdessen führt der Empfänger die in seinem Land (in unserem Fall Frankreich) geltende Umsatzsteuer an das dortige Finanzamt ab.

Damit das gerade beschriebene Verfahren auch ordnungsgemäß abgewickelt wird, sind folgende Angaben auf der Rechnung erforderlich:

  • Die Angabe der eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Der Hinweis auf das Reverse-Charge Verfahren
  • Und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers

Damit die europaweit eindeutige Zuordnung funktionieren kann, gibt es in jedem Land entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, meist mit dem Länderkürzel vorweg (DE für Deutschland oder ES für Spanien).

Wie erhält man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Es gibt grundsätzlich zwei Wege, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ganz einfach zu beantragen:

  • Direkt bei der Gründung: wenn Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit oder Ihr Unternehmen beim Finanzamt anmelden, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. In diesem können Sie auch direkt einen Haken für die Erteilung der USt.-IdNr. setzen und erhalten diese dann automatisch.
  • Nach der Gründung: Sollten Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht direkt bei der Gründung beantragt haben, können Sie jederzeit einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen.

Der Antrag für die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern kann wiederum in zwei Varianten erfolgen:

  • Online: das Onlineformular steht Ihnen zur Verfügung. Sie können es zwischen 5 Uhr und 23 Uhr nutzen. Enthalten muss der Antrag ihr zuständiges Finanzamt, ihre Steuernummer, die Rechtsform inkl. Name, PLZ und Ort des Unternehmens oder bei Einzelunternehmen Name, Vorname und Geburtsdatum des Inhabers.
  • Schriftlich: der schriftliche Antrag für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist zu richten an: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis, Telefax: +49-(0)228-406-3801. Der Antrag muss Name und Anschrift des Antragstellers, das zuständige Finanzamt und die Steuernummer umfassen.

Sie erhalten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dann auf dem Postweg zugeschickt. Kosten entstehen für die Beantragung der USt.-IdNr. nicht.

Wichtige Regelungen für die zu stellende Rechnung

Während für Rechnungen in Deutschland die Steuernummer als Pflichtangabe ausreicht, muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen enthalten sein, die an Geschäftskunden im Ausland ausgestellt werden. Zudem ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers auf der Rechnung anzugeben. Und auch der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bzw. "Reverse-Charge Verfahren" darf nicht fehlen.

Ergänzend dazu gibt es auch eine zeitliche Vorgabe, die im Regelfall für Geschäfte mit innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt. So ist die Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz § 14 bis zum "fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, auszustellen".

Die USt-IdNr. meines Geschäftspartners prüfen

Sollten Sie Zweifel an der Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines möglichen Geschäftspartners haben, können Sie die Gültigkeit der USt.-IdNr. sehr einfach prüfen. Dazu nutzen Sie das MwSt-Informationsaustauschsystem der EU, kurz MIAS genannt. Die Anfrage erfolgt online und kann vorgenommen werden. Auch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft werden - , telefonisch oder per Mail.

Nicht vergessen: Angabe der USt-IdNr. im Impressum der Webseite

Anders als die Steuernummer, die Sie nicht im Impressum aufführen müssen, ist es Pflicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum anzugeben, sofern diese zugeteilt wurde. Dies ergibt sich aus § 5 Telemediengesetz. Alternativ zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann auch die Wirtschafts-Identifikationsnummer angegeben werden. Die Vergabe dieser Nummer ist allerdings noch in Planung durch die Finanzbehörden - zukünftig soll sie die Steuernummer ersetzen.

 

Fazit zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist bis auf wenige Ausnahmen verpflichtend für Unternehmen, die mit anderen Unternehmen in der EU Geschäfte machen. Im Rahmen dieser innergemeinschaftlichen Lieferungen wird das leistungserbringende Unternehmen umsatzsteuerbefreit. Der Leistungsempfänger muss hingegen die für ihn geltende Umsatzsteuer in seinem Heimatland abführen (Reverse-Charge Verfahren).

Für die Rechnungsstellung bedeutet dies, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien auf der Rechnung enthalten sein müssen. Zudem ist der Zusatz "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" erforderlich. Weiterhin müssen Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen in der Regel bis zum 15. des Folgemonats der Leistungserbringung gestellt werden.

Und noch eine Pflicht ergibt sich für Unternehmen aus der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: sie ist im Impressum der Website aufzuführen, sonst sind Abmahnungen ganz einfach möglich.

Der Antrag für eine USt-IdNr. ist sehr einfach möglich. Sie beantragen die USt-IdNr. entweder direkt bei der Gründung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt online oder per Telefax beim Bundeszentralamt für Steuern. 

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