Die Inventur richtig durchführen

Die Inventur durchführen ist eine wesentliche Aufgabe, wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen. Die Kernfrage bei der Inventur lautet: Welche Vermögensgegenstände sind im Unternehmen vorhanden und was ist ihr Wert? Wenn Sie Ihre Inventur durchführen, müssen Sie wissen, was Sie erfassen, wie Sie die Inventur organisieren und wie Sie die erfassten Vermögensgegenstände bewerten.

Wer eine Inventur machen muss? Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung mit Bilanz und GuV verpflichtet sind. Wer nur die einfache Buchhaltung machen und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, braucht keine Inventur machen.

Herausforderung Inventur erstellen - und wie Sie diese meistern

Was ist eine Inventur? Im Rahmen einer Inventur erfassen Sie sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Es ist eine der wichtigsten Arbeiten, wenn Sie einen Jahresabschluss nach den Vorschriften des HGB (Bilanzierung, doppelte Buchführung) erstellen. Wenn Sie Ihr betriebliches Vermögen abzüglich der Schulden erfassen und mit dem Stand des Vorjahres vergleichen, stellen Sie fest, ob Sie einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet haben. Ist das Vermögen des Unternehmens gestiegen, haben Sie einen Gewinn erzielt.

Die meist größte Herausforderung bei der Inventur besteht darin, den Wert der Vorräte als Bestandteil des Umlaufvermögens zu erfassen. Das Erfassen der Werte aller anderen Bilanzpositionen erfordert Systematik, ist aber weit weniger heikel für die Abläufe im Unternehmen.

Die eigentliche Inventur ist also die Erfassung der Vorräte. Für Unternehmen mit Tausenden einzelner Gegenstände bei den Vorräten ist die Inventur eine zeitraubende und anstrengende Angelegenheit. Im Einzelhandel wird die Zeit der Inventur auch als die zeitraubendste Zeit im Jahr bezeichnet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Inventur richtig und effizient machen:

  1. Wer muss eine Inventur machen?
  2. Was wird bei der Inventur erfasst?
  3. Arten der Inventur
  4. Durchführung der Inventur
  5. Inventurdifferenzen minimieren
  6. Inventur Bewertung: das Inventar richtig bewerten
  7. Inventur, Gewinnermittlung und Kennzahlen

1. Wer muss eine Inventur machen?

Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen eine Inventur machen. Dazu zählen eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften wie die OHG, KG oder die GmbH und Co. KG und sämtliche Kapitalgesellschaften. Freiberufler, Kleingewerbetreibende oder GbRs müssen im Rahmen ihrer Buchführungspflichten (einfache Buchhaltung) keine Inventur durchführen.

Prüfungspflichtige Unternehmen müssen die Inventur sogar im Beisein eines Wirtschaftsprüfers machen. Er sorgt als neutraler Dritter dafür, dass die Erfassung der Vermögensgegenstände nach den gesetzlichen Regeln erfolgt.

Fassen wir diese Zusammenhänge in einer Tabelle zusammen:

 

2. Was wird bei der Inventur erfasst?

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, wollen Sie die Vermögenswerte und Schulden zum Ende eines Geschäftsjahres feststellen. Grundsätzlich erfassen Sie bei der Inventur daher das Anlagevermögen, das Umlaufvermögen, die Forderungen, die Verbindlichkeiten und die Bestände an Bargeld.

Betrachten wir anhand einer Tabelle, wie Sie Vermögensgegenstände und Schulden ganz praktisch erfassen.

Erfassung der VermögensgegenständeWie erfassen?Quelle 
AnlagevermögenCheck der Anlagenliste aus der Anlagenbuchhaltunglaufende Buchhaltung
Beteiligungen an anderen UnternehmenPrüfen der entsprechenden Verträge auf AktualitätAblage Verträge, laufende Buchhaltung
Vorräte des UmlaufvermögensZählen, messen und wiegen im Rahmen der eigentlichen InventurINVENTUR
Forderungen Lieferungen / LeistungenErfassen der offenen Kundenrechnungen über die OPOS-Liste aus der Finanzbuchhaltunglaufende Buchhaltung
Bestände an BargeldZählprotokoll des letzten Kassensturzes; Unterlagen KassenführungKassenbuch, laufende Buchhaltung
Bankguthabensind in Ihren Bankauszügen dokumentiert; geht aus der laufenden Buchhaltunglaufende Buchhaltung
Erfassung von Verbindlichkeiten und Schulden
Bankdarlehen Salden am Jahresende gehen aus den Kontoauszügen hervorlaufende Buchhaltung
GesellschafterdarlehenSalden gehen aus der laufenden Buchhaltung hervorlaufende Buchhaltung
LieferantenverbindlichkeitenHöhe noch zu zahlender Rechnungen; Salden gehen aus der laufenden Buchhaltung hervor, insbesondere der OPOS-ListeOPOS-Liste laufende Buchhaltung

Die eigentliche Herausforderung bei der Inventur besteht also darin, die große Anzahl an Gegenständen des Umlaufvermögens zu erfassen. Daher bezeichnen wir die Erfassung der Vorräte des Umlaufvermögens als die eigentliche Inventur.

Im klassischen Einzelhandel und im E-Commerce, im Handwerk, in der Industrie und in der Gastronomie ist die Inventur eine aufwendige Angelegenheit. Denn Sie müssen dabei Tausende von Waren, Rohstoffe, Betriebsstoffe und Hilfsstoffe einzeln erfassen und bewerten.

3. Arten der Inventur

Wer mehr als 20.000 verschiedene Waren und sonstige Gegenstände des Umlaufvermögens an einem Tag erfassen und bewerten muss, belastet Mitarbeiter und Abläufe in einem Unternehmen.

Neben der sogenannten Stichtagsinventur, bei der die Inventur an einem Tag erledigt sein muss, haben sich in der Praxis weitere Formen der Inventur herausgebildet. Da die wenigsten Mitarbeiter Lust haben, am 31.12. eines Jahres eine Inventur durchzuführen, wird die Inventur meistens zeitlich vorgelagert oder nachgelagert. Bis zu 3 Monate darf eine Stichtagsinventur vorgelagert oder nachgelagert werden. Sie erfassen dabei an einem Tag die Bestände des Umlaufvermögens und protokollieren über die Eingangsrechnungen bzw. das Warenwirtschaftssystem die Wareneingänge und den Warenverbrauch. Im Einzelhandel werden die Stichtagsinventuren häufig im Januar gemacht. Denn nach dem Weihnachtsgeschäft sind bei den Händlern die Bestände am niedrigsten. Der Vorteil dabei ist, dass die Mitarbeiter weniger Ware erfassen müssen.

Bei der permanenten Inventur arbeiten Sie mit einem Warenwirtschaftssystem, das die Warenbestände vollständig erfasst. Gleichzeitig führen Sie gemäß eines Planes Inventuren von Teilen des Umlaufvermögens durch und gleichen die Ist-Bestände mit den Soll-Beständen ab. Am Jahresende lassen sie einfach eine Inventurbestandsliste aus Ihrem Warenwirtschaftssystem bzw. Ihrem ERP-System.

Bei der Stichprobeninventur erfassen Sie stichprobenweise Bestände des Umlaufvermögens, machen einen Soll-Ist-Abgleich und stellen die Abweichung prozentual fest. Diese Abweichung rechnen Sie hoch für den gesamten Bestand laut Warenwirtschafts- bzw. ERP-System.

Die folgende Tabelle fasst diese Sachverhalte noch einmal kompakt zusammen und zeigt, für welche Art von Inventur Sie ein Warenwirtschaftssystem (=WAWI) zwingend brauchen.

 Arten der Inventur
 Stichtagsinventurvorgelagerte, nachgelagerte InventurPermanente InventurStichproben-
inventur
MethodeVollerfassung der Vorräte an einem TagVollerfassung unter Berücksichtigung von Einkauf und Verbrauch von Vorräten zw. Stichtag und Zeitpunkt der ErfassungTeilerfassung der Vorräte über das gesamte Jahr und Bestandsabgleich mit der WAWITeilerfassung der Vorräte und Hochrechnung auf den Gesamtbestand
WAWI nötig?Nein, aber sinnvollJaJaJa
VorteilIst rechtlich gesehen die einzig wahre Methode. 100% genau.Inventur kann zu Zeiten geringer Bestände gemacht werden, dadurch weniger ArbeitGeht schnellerGeht schneller
Nachteilsehr aufwendig; hohe Belastung für die Organisationaufwendig; WAWI zwingend notwendigWAWI zwingend notwendigWAWI zwingend notwendig

Die Stichtagsinventur ist rechtlich gesehen der Favorit unter den Inventurarten. Denn sie entspricht dem Stichtagsprinzip, demzufolge alle Unternehmenswerte zum Bilanzstichtag, also am letzten Geschäftstag eines Geschäftsjahres zu bewerten sind. (§ 252 Abs.1 Nr.3 HGB).

Daher müssen Sie im Falle einer permanenten Inventur oder einer Stichprobeninventur trotzdem alle 3 Jahre eine Stichtagsinventur durchführen.

4. Durchführung der Inventur

Die Stichtagsinventur erfasst alle Bestände an einem Tag und erfordert  eine sehr gute und genaue Organisation. Was planen Sie die perfekte Inventur?

  1. Inventur planen: Zeitpunkt und Personaleinsatz
  2. Inventur planen: Wie sieht das optimale Inventurteam aus?
  3. Der optimale Ablauf der Inventur
  4. Inventur auswerten und Bestandsabweichungen analysieren

#1 Inventur planen - Zeitpunkt und Personaleinsatz

Als erstes wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die Inventur aus. Wenn Ihr Geschäftsjahr am 31.12.eines Jahres endet, müssten Sie die Inventur theoretisch an Sylvester durchführen. Das ist in der Praxis nicht realistisch. Idealerweise wählen Sie einen Zeitpunkt, der in eine ruhigere Jahreszeit fällt und an dem Ihr komplettes Personal anwesend ist.

Die Stichtagsinventur können Sie bis zu 3 Monate zeitlich vorlagern oder bis zu 2 Monate nachlagern (§ 241 Abs. 3 HGB). Sie könnten also die Inventur im Oktober oder im Februar durchführen. Wenn Sie sich nach dem Stichtag zu lange Zeit lassen, riskieren Sie, dass Ihr Jahresabschluss nicht rechtzeitig fertig wird.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Personal am Tag der Inventur vollzählig ist. Arbeiten Sie mit einem externen Zählteam, müssen Sie dieses Zählteam für den Inventurtag rechtzeitig buchen.

#2 Inventur planen: Wie sieht das optimale Inventurteam aus?

Wie sieht die ideale Mannschaft für Ihre Inventur aus? Eine Person überwacht als Inventurleitung den Prozess. Daneben haben Sie mehrere Zählteams, die aus jeweils 2 bis 3 Personen bestehen. Das erste Mitglied des Zählteams hat zum Beispiel die Aufgabe, die Ware zu scannen oder nicht bestandsgeführte Ware aufzuschreiben. Das zweite Mitglied reicht dem Erfasser die Ware und sortiert sie dann wieder ordentlich ein. Das dritte Mitglied prüft, dass die Reihenfolge eingehalten wird, hilft mit beim Zurücksortieren und unterstützt bei Stichproben.

In der Regel führen Ihre eigenen Mitarbeiter die Inventur durch. Große Betriebe des Einzelhandels arbeiten häufig mit externen Zählteams. Externe Zählteams sollen die Neutralität wahren und Manipulationen bei der Zählung verhindern.

#3 Der optimale Ablauf der Inventur

Beim Ablauf der Inventur unterscheiden wir 3 Phasen. In der Vorbereitung legen Sie die Inventurbereiche bzw. die Zählbereiche fest. Dafür machen Sie einen Inventurplan. Nehmen wir an, Sie haben ein Ladengeschäft, dann sind die Zählbereiche zum Beispiel das Schaufenster oder die einzelnen Bereiche im Geschäft. Diese Bereiche können Sie dann noch unterteilen. Außerdem ordnen Sie jedem Inventurteam bestimmte Bereiche zu. Wichtig in der der Vorbereitung ist, dass alle Hilfsmittel für die Inventur vorhanden sind, insbesondere Scanner oder sonstige Erfassungsgeräte.

In der Durchführungsphase findet die eigentliche Inventur statt. Jetzt erfassen die Inventurteams die Vorräte gemäß Inventurplan. Ist ein Teilabschnitt fertiggestellt, erfolgt eine Stichprobe. Hier prüft der Inventurleiter, ob ein bestimmter Gegenstand aufgenommen wurde. Anschließend bestätigen die Teammitglieder, dass sie den Teilbereich abgeschlossen haben. Am besten mit persönlicher Unterschrift. Der Inventurleiter sorgt dafür, dass alle Teams zügig arbeiten, steht für Fragen zur Verfügung. 

Am Ende der Inventur werden alle Aufzeichnungen zusammengefasst. Wenn Sie mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten, sind die Einkaufspreise der gezählten Gegenstände erfasst. Das erleichtert die Bewertung immens.

#4 Inventur auswerten und Bestandsabweichungen analysieren

Sind die Vorräte im Rahmen der Inventur erfasst, erfolgt die Auswertung. Wenn Sie mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten, können Sie jetzt den Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand vergleichen. Idealerweise entspricht der Ist-Bestand nach der Zählung dem rechnerischen Sollbestand. Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben in Ihrer Modeboutique 3 Cashmere-Pullover in Größe M eingekauft. Davon wurden im Weihnachtsgeschäft zwei verkauft. Also muss rechnerisch am 31.12. ein Cashmere-Pullover am Lager sein. Der wurde hoffentlich gezählt. Sollte aber ein Ladendieb den Pullover gestohlen haben, haben Sie bei der Inventur einen Fehlbestand.

Gründe für Inventurfehlbestände können sein: Diebstahl durch Personal und Kunden, Fehler bei den Warenbuchungen oder Fehler bei der Inventur. Diese Fehlerquellen gilt es zu minimieren.

5. Inventurdifferenzen minimieren

Bei einer Stichtagsinventur treten Abweichungen zum rechnerischen Sollbestand der Waren fast immer auf. Ursachen für Schwund bei Waren sind vielfältig, da haben wir beispielsweise Verderb, Diebstahl oder Fehlbuchungen.

Inventurdifferenzen minimieren Sie, wenn Sie diese Ratschläge beachten:

  • Fehler bei der Inventur vermeiden: Während der Erfassung der Waren kann es vorkommen, dass Bereiche vergessen werden oder dass durch mangelnde Konzentration Waren nicht gezählt werden. Fehler dieser Art vermeiden Sie durch eine perfekte Inventurvorbereitung und aktive Überwachung der Inventurteams.
  • Diebstahlprävention: Treffen Sie geeignete Maßnahmen, um Diebstahl durch Personal und Kunden zu vermeiden.
  • Warenhandling und klare Lagerorte: Treffen Sie klare Regeln für das Warenhandling. Je transparenter die Abläufe, desto besser.
  • Machen Sie Stichproben: Ob angekündigt oder unangekündigt, machen Sie im Laufe des Jahres Stichproben bei sehr wertvollen Waren.
  • Vermeiden Sie zu hohe Warenbestände. Das Schwundrisiko steigt, wenn zu viel Ware am Lager ist. Oder platt gesagt: Wo mehr ist, kann mehr gestohlen werden.
  • Verteilen Sie Prämien für gute Inventurergebnisse

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie Inventurdifferenzen wirksam minimieren. Planen Sie bei Ihrer Finanzplanung im Bereich Wareneinsatz in jedem Fall einen Prozentsatz für Inventurschwund ein.

6. Inventurbewertung: das Inventar richtig bewerten

Ist die Ware gezählt, folgt die Bewertung. Für Gegenstände des Umlaufvermögens gilt, dass sie zu Anschaffungskosten oder Herstellungskosten bewertet werden müssen. Hier gibt es zum Teil noch weitere Regeln, die Sie am besten mit Ihrem Steuerberater besprechen.

In bestimmten Fällen können Sie Gegenstände des Umlaufvermögens auch abwerten. Das gilt zum Beispiel für beschädigte Gegenstände oder Gegenstände in schlechtem Zustand. Auch die Veralterung von Ware ist ein Abwertungsgrund. Nehmen wir hierfür ein Beispiel: Eine Modeboutique hat noch Pullover aus dem Vorjahr. Diese verkauft sie im Januar mit einem Rabatt von 70%. Dementsprechend wertet der Inhaber der Boutique diese Pullover mit 70% ab.

Wenn Sie abwerten, sollten Sie das vorher mit Ihrem Steuerberater besprechen. Mit dem bewerteten Inventurbestand haben Sie am Ende das Inventar zum Ende des Geschäftsjahres. Jetzt machen Sie die Abschlussbuchung und stellen den gezählten Warenbestand als Endbestand für die gesamten Vorräte des Umlaufvermögens in die Bilanz.

7. Inventur, Gewinnermittlung und Kennzahlen

Mit der Inventur stellen Sie also den Wert der Vorräte als Teil Ihres Umlaufvermögens und den Wert des Anlagevermögens als Teil der Aktivseite Ihrer Bilanz fest. Die Bestandsveränderungen bei den Vorräten sind ein wichtiger Bestandteil bei der Gewinnermittlung. Die Bestandsveränderung ist die Differenz zwischen dem aktuellen Inventurwert und dem Inventurwert des Vorjahres. 

Aus den Bestandsveränderungen können Sie wichtige Kennzahlen ableiten. Beispielsweise den Wareneinsatz, den Rohertrag, die Lagerumschlagsgeschwindigkeit und die Brutto-Lagerrendite. So werden diese Kennzahlen berechnet:

KennzahlBerechnungAussagekraft
Wareneinsatz= Einkäufe Vorräte - BestandsveränderungWie viel Waren/Vorräte wurden verbraucht?
Rohertrag= Umsatz - WareneinsatzWas bleibt vom Umsatz übrig, wenn wir den Wert der verbrauchten Ware abziehen?
Gewinn= Rohertrag - KostenJe höher der Rohertrag, desto höher der Gewinn.
durchschnittlicher Lagerbestand= (Inventurwert aktuell + Inventurwert Vorjahr) / 2Wie hoch ist der Durchschnittswert der Vorräte im Unternehmen?
Lagerumschlag= Wareneinsatz / durchschnittlicher LagerbestandWie oft schlagen sich die Vorräte im Jahr um?
Brutto-Lagerrendite 
(Brutto-Nutzenziffer)
= Rohertrag / durchschnittlicher LagerbestandWie viel Rohertrag verdient 1 Euro Lagerbestand?

Sie sehen also, wie wichtig die Inventur für Gewinnermittlung und Controlling ist. Daher sollten Sie Ihre Inventur so gut wie möglich organisieren.

Fazit: Inventur

Inventur machen müssen alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Mit der Inventur ermitteln Sie den Wert der vorhandenen betrieblichen Vermögensgegenstände für das Anlagevermögen und für das Umlaufvermögen. Die Inventur im engeren Sinne ist das aufwendige Erfassen der zahlreichen Gegenstände des Umlaufvermögens im Rahmen einer Stichtagsinventur mit Vollerfassung. Gerade bei Unternehmen mit hohen Vorräten gilt die Inventur als schlimmste Zeit des Jahres. Denn der personelle und organisatorische Aufwand bei der Inventur ist hoch. Mit einer permanenten Inventur oder eine Stichprobeninventur können Sie die Inventur vereinfachen. Dann müssen Sie die Stichtagsinventur mit Vollerfassung nur alle 3 Jahre machen.

Wenn Sie die Inventur gut planen, werden Sie Differenzen zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand minimieren. Treffen Sie im Vorfeld geeignete Maßnahmen zur Diebstahlsprävention und stellen Sie Regeln für das Handling der Waren auf.

Mit der Bewertung der Inventurbestände ermitteln Sie den Wert Ihrer betrieblichen Vermögensgegenstände. Die Bewertung der Vorräte sollten Sie immer mit Ihrem Steuerberater besprechen.  Aus dem Wert der Vorräte des Umlaufvermögens und der Bestandsveränderung ergibt sich das Rohergebnis in der GuV-Rechnung. Die Höhe dieses Rohergebnis beeinflusst den Gewinn. Damit beeinflusst der Inventurwert den Gewinn Ihres Unternehmens maßgeblich.

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