Jahresabschluss für Unternehmen: Bestandteile, Fristen und Veröffentlichung

Egal ob Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmen: nach dem Ende eines Geschäftsjahres stellt das Finanzamt die Frage nach dem Jahresabschluss. Dabei kann entweder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (kurz EÜR) oder der klassische Jahresabschluss nach Handels- bzw. Steuerrecht infrage kommen.

Wir zeigen Ihnen auf, wann welche Art des Jahresabschlusses zu wählen ist, welche Bestandteile ein Jahresabschluss umfasst, welche Fristen zu beachten sind und wo eine Veröffentlichung erfolgen muss.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Jahresabschluss?

Abhängig von der Rechtsform und der Unternehmensgröße bestehen unterschiedliche Anforderungen an den zu erstellenden Jahresabschluss. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist dabei die einfachere und günstigere Variante. Der klassische Jahresabschluss ist hingegen deutlich umfangreicher und somit auch kostenintensiver. 

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick, ob für Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt oder ob Sie einen Jahresabschluss nach Handelsrecht erstellen müssen. Die in der Tabelle genannten Größenschwellen, ab der ein gewerbliches Unternehmen zwingend einen klassischen Jahresabschluss erstellen muss, sind wie folgt gestaltet:

  • 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
RechtsformEÜR  als JahresabschlussJahresabschluss nach Handels- bzw. Steuerrecht
Einzelunternehmen
FreiberuflerJaNein
KleingewerbetreibendeJaJa, wenn Größenschwelle überschritten wird.
eingetragene KaufleuteJaJa, wenn Größenschwelle überschritten wird.
Personengesellschaften
GbRJaJa, wenn Größenschwelle überschritten wird.
PartnergesellschaftJaNein
OHG NeinJa
KGNeinJa
GmbH & Co. KG NeinJa
Kapitalgesellschaften
GmbHNeinJa
UGNeinJa
gGmbH oder gUGNeinJa
KGaANeinJa
AGNeinJa

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als vereinfachter Jahresabschluss

Freiberufler, GbR, Kleingewerbetreibende und Kaufleute, deren Umsätze und Gewinne unterhalb der Größenschwellen liegen, dürfen also die Gewinnermittlung mittels der EÜR, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, machen. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt drei wesentliche Größen innerhalb eines Geschäftsjahres:

  • Einnahmen: Wie viel Umsatz hat das Unternehmen gemacht, der dann auch tatsächlich in die Kasse oder auf das Bankkonto eingegangen ist?
  • Ausgaben: Welche Aufwendungen hatte das Unternehmen, die auch tatsächlich von der Kasse oder dem Bankkonto bezahlt wurden?
  • Überschuss/Verlust:  Der Überschuss bzw. der Verlust ist die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben und stellt das Ergebnis des Unternehmens dar. Das Ergebnis ist Basis für die Steuerermittlung und ist Grundlage für die Steuererklärung des Unternehmers, Freiberuflers oder der Gesellschafter der GbR.

Die EÜR hat einen wesentlichen Vorteil und einen wesentlichen Nachteil:

  • Einfachheit: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung lässt sich einfach erstellen. Dadurch sind die Buchführungskosten und die Kosten für den Steuerberater gering. Mit einem geeigneten Buchführungsprogramm brauchen Sie für Ihre EÜR auch keinen Steuerberater.
  • Fehlender Überblick über das Vermögen: Im Gegensatz zum klassischen Jahresabschluss erlaubt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung keinen Überblick über das Vermögen des Unternehmens.

Was Sie über den Jahresabschluss wissen müssen

Der klassische Jahresabschluss basiert auf der doppelten Buchführung. Der Jahresabschluss ermittelt nicht nur den Gewinn, sondern zusätzlich das gesamte Vermögen und die Schulden des Unternehmens. Deshalb besteht der handelsrechtliche Jahresabschluss aus mindestens zwei Teilen, der Gewinn- und Verlustrechnung (kurz GuV) sowie der Bilanz.

Welche Bestandteile umfasst der Jahresabschluss?

Die beiden wesentlichen Bestandteile des Jahresabschlusses sind die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Bilanz. Sie entstehen aus der doppelten Buchführung und werden aus den Erfolgskonten und Bestandskonten gebildet, die Sie beispielsweise auch mit der Summen und Saldenliste erhalten.

  • Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Die GuV ermittelt den Gewinn bzw. Verlust eines Geschäftsjahres. In die Gewinn- und Verlustrechnung fließen die Salden der Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung ein. Die Gliederung der GuV ist ähnlich wie bei der BWA. Als erstes sehen Sie die Erträge, anschließend die Aufwendungen und am Schluss den Gewinn (oder Verlust) als Differenz von Erträgen und Aufwendungen.
  • Bilanz als Aufstellung des Geschäftsvermögens: Die Bilanz besteht aus der Aktivseite und der Passivseite. Auf der Aktivseite ist das komplette betriebliche Vermögen aufgelistet, von der betriebseigenen Immobilie, über die Geschäftseinrichtung, Warenbestände bis zum Bankguthaben und den Kassenbestand. Die Passivseite listet das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten des Unternehmens auf. Der Gewinn (bzw. Verlust) aus der GuV wird ebenfalls auf der Passivseite verbucht. Zu den Verbindlichkeiten zählen beispielsweise alle Bankkredite oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Gesellschaftern.

Weitere wichtige Bestandteile des Jahresabschlusses sind neben der Gewinn- und Verlustrechnung der Lagebericht und der Anhang. Der Anhang ist Pflicht für alle Kapitalgesellschaften sowie für GmbH & Co. KG oder KGaA. Der Anhang erläutert die allgemeinen Grundsätze zur Bilanzierung und Bewertung und erklärt und ergänzt wichtige Positionen in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung.

Der Lagebericht ist Pflichtbestandteil bei Kapitalgesellschaften ab einer Umsatzgröße von 12 Mio. Euro oder einer Bilanzsumme größer als 6 Mio. Euro oder wenn mehr als 50 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind. Im Lagebericht sind folgende Angaben enthalten:

  • Überblick über die Geschäftstätigkeit sowie wirtschaftliche und soziale Rahmenbedingungen des Unternehmens.
  • Erläuterung der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage.
  • Darstellung von Risiken, welche das zukünftige Geschäft des Unternehmens betreffen können.

Die Regelungen zum Anhang und zum Lagebericht sind für kleinere Unternehmen insofern interessant, als finanzierende Banken diese Berichte vom Unternehmer und Kreditnehmer einfordern können.

Handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Jahresabschluss

Für die Erstellung des klassischen Jahresabschlusses gibt es gesetzliche Grundlagen. Dabei wird zwischen dem handelsrechtlichen und dem steuerrechtlichen Jahresabschluss unterschieden. Oft hören Sie dementsprechend auch die Bezeichnungen Handelsbilanz und Steuerbilanz.

Der handelsrechtliche Jahresabschluss basiert auf dem Handelsrecht, niedergelegt im Handelsgesetzbuch (HGB). Der steuerrechtliche Jahresabschluss wird dagegen vom Steuerrecht bestimmt. Beide Jahresabschlüsse können sich hinsichtlich der Bewertung von Vermögensgegenständen und bei der Behandlung von Rückstellungen unterscheiden.

Als Gründer arbeiten Sie überwiegend mit dem handelsrechtlichen Jahresabschluss, denn den legen Sie beispielsweise Ihrer Bank vor, wenn Sie eine Finanzierung benötigen. Die Steuerbilanz ist in erster Linie das Spielfeld Ihres Steuerberaters, wenn er Ihre Steuererklärung erstellt.

Jahresabschluss erstellen - die vorbereitenden Arbeiten

Basis des Jahresabschlusses ist die Buchhaltung. Je ordentlicher die Belege geführt und verbucht werden, desto einfacher und kostengünstiger ist der Jahresabschluss. Je mehr Unklarheiten bei Belegen auftauchen und je fehlerhafter die Buchungen, desto mehr Arbeit hat der Steuerberater und desto teurer wird die Erstellung.

In der Regel benötigt Ihr Steuerberater folgende Unterlagen von Ihnen, um den Jahresabschluss fertigzustellen:

  • Überprüfte Anlagenbuchhaltung: Sie erhalten vom Steuerberater eine Liste des vorhandenen Anlagevermögens und bestätigen bzw. korrigieren Positionen auf dieser Liste.
  • Inventur des Warenlagers: Bei der Inventur zählen Sie die vorhandenen Bestände und Waren und Materialien und stellen diese Liste dem Steuerberater zur Verfügung.
  • Überprüfung der Kreditoren: Dabei nehmen Sie die Liste der offenen Posten (OPOS-Liste) zur Hand und überprüfen, ob die aufgeführten Rechnungen in dieser Liste tatsächlich noch offen sind.
  • Überprüfung der Debitoren: Hier prüfen Sie mittels der OPOS-Liste, welche Kundenrechnungen noch offen sind. Kommen Sie zu dem Schluss, dass einige Forderungen nicht mehr eintreibbar sind, können Sie diese im Rahmen des Jahresabschlusses ausbuchen und abschreiben.
  • Typische Fragen des Steuerberaters müssen Sie beantworten: Beispielsweise die Liste der Resturlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter. Fordern Sie für diese Art von Fragen von Ihrem Steuerberater eine Checkliste an, damit sich gut darauf vorbereiten können.
  • Rückstellungen: Nehmen wir an, Sie haben in Ihrer OPOS-Liste eine Kundenforderung an einen Kunden, der als schlechter Zahler bekannt ist und möglicherweise in Kürze Insolvenz anmelden muss. Dann können Sie für diese Forderung eine Rückstellung bilden. Gleiches gilt für Garantieleistungen, die erfahrungsgemäß zu erbringen. Auch für diese Aufwendungen können Sie Rückstellungen bilden.

Rückstellungen mindern den Gewinn und sind rechtlich stark reglementiert. Rückstellungen gehören daher zu den Themen, die Sie am besten mit Ihrem Steuerberater besprechen. 

Sind alle Unterlagen für den Jahresabschluss vollständig, kann der Jahresabschluss erstellt werden. Wenn Sie ein geeignetes Buchhaltungsprogramm haben, können Sie das grundsätzlich selbst machen. In der Regel wird Ihr Steuerberater den Jahresabschluss fertigstellen. Wir werden diese Frage am Ende des Beitrags noch einmal aufgreifen, wenn wir die weiteren Aspekte des Jahresabschlusses besprochen haben.

TIPP

Die Inventur ist ein zeitraubender und zentraler Teil, wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen. Wir zeigen, was wichtig ist.

Wer braucht den Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist für die Finanzbehörden Basis für die steuerliche Ermittlung. Daher sind die Finanzämter die wichtigsten Interessenten des Jahresabschlusses.

Banken und Investoren als Kapitalgeber benötigen den Jahresabschluss ebenfalls. Zum einen müssen Sie als Kreditnehmer Ihre Finanzierer regelmäßig über die wirtschaftliche Lage informieren. Zum anderen benötigen Sie den Jahresabschluss stets für jede weitere Finanzierung.

Natürlich sind Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz auch für jeden Unternehmer wichtige Steuerungsinstrumente. Im Verlauf eines Geschäftsjahres sind allerdings Controlling-Instrumente wie eine BWA für den Unternehmer wichtiger, weil er diese Berichte in kürzeren Abständen erhält.

Steuerminimierung durch Bilanzpolitik im Jahresabschluss

Der Jahresabschluss hat auch deshalb Schwächen als Steuerungsinstrument, weil Sie mittels Bilanzpolitik den Gewinn im Rahmen rechtlicher, insbesondere steuerrechtlicher Regelungen beeinflussen können. Als Unternehmer verfolgen Sie in der Regel das Ziel der Steuerminimierung. Durch Ausschöpfen von Bewertungsmöglichkeiten versuchen Sie, den steuerlichen Gewinn so gering wie möglich zu halten. Um Bilanzmanipulationen zu verhindern ist das Gebiet der Bilanzpolitik ein weites Feld mit vielen Detailregelungen. Hierbei kann Ihnen nur ein guter Steuerberater helfen.

Der Jahresabschluss und seine Begleiter: an diese Steuererklärungen ist zu denken

Wie wichtig der Jahresabschluss für die Finanzbehörden ist, sehen Sie daran, dass mit dem Jahresabschluss zugleich die wichtigen Steuererklärungen erstellt werden. Dazu zählen die 

  • Umsatzsteuerjahreserklärung
  • persönlichen Steuererklärungen des Unternehmers bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften
  • Gewerbesteuererklärung bei gewerblichen Unternehmen
  • die Körperschaftssteuererklärung bei Kapitalgesellschaften.

Diese Steuererklärungen erhalten Sie in der Regel zusammen mit Ihrem Jahresabschluss von Ihrem Steuerberater.

Welche Fristen gelten für den Jahresabschluss?

Je nach Rechtsform gibt es unterschiedliche Fristen, um einen Jahresabschluss zu erstellen. Die Regelungen zu den Fristen sind kleinteilig, daher geben wir hier einen groben Überblick. Die Fristen verstehen sich als Zeitrahmen, innerhalb dessen der Jahresabschluss und die dazu gehörigen Steuererklärungen erstellt werden müssen. Betrachten wir hier die Fristen für Jahresabschlüsse für das Jahr 2017.

Fristen Jahresabschluss 2017: Geschäftsjahresende = 31.12.2017
RechtsformFristen HandelsrechtFristen Steuerrecht
Einzelunternehmer und
Personengesellschaften
31.12.201831.5.2018, wenn Sie Ihren Jahresabschluss samt Steuererklärung selbst erstellen.
Kapitalgesellschaften30.3. 2018 oder 30.6.2017 abhängig von der Größe der Gesellschaft31.12.2018, wenn Ihr Steuerberater Ihren Jahresabschluss erstellt.

Zwar ist das Jahr 2018 noch nicht abgeschlossen. Trotzdem denken vorausschauende Unternehmer auch an die Fristen für 2018. Auch diese haben wir übersichtlich in einer Tabelle für Sie dargestellt. 

Fristen Jahresabschluss 2018: Geschäftsjahresende = 31.12.2018
RechtsformFristen HandelsrechtFristen Steuerrecht
Einzelunternehmer und
Personengesellschaften
31.12.201931.7.2018, wenn Sie Ihren Jahresabschluss samt Steuererklärung selbst erstellen.
Kapitalgesellschaften30.3. 2019 oder 30.6.2019 abhängig von der Größe der Gesellschaft28.02.2010, wenn Ihr Steuerberater Ihren Jahresabschluss erstellt.

Wenn Ihr Steuerberater den Jahresabschluss für Ihr Unternehmen fertigstellt, gewährt Ihnen das Finanzamt eine längere Frist. Für den Jahresabschluss 2018 ist diese Frist sogar verlängert worden.

Wer muss einen Jahresabschluss veröffentlichen?

Für Sie als Gründer wird die Publizitätspflicht immer dann relevant, wenn Sie sich für die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft entscheiden. Form und Umfang der Veröffentlichungspflicht hängen aber von der Unternehmensgröße ab. Dabei werden vier Größenklassen unterschieden, die wir Ihnen in folgender Tabelle erläutern.

 Kapitalgesellschaften
KriterienKleinstKleinMittelgroßGroß
Bilanzsummebis 0,35 Mio. €bis 6 Mio. €bis 20 Mio. €über 20 Mio. €
Umsatz (Jahr)bis 0,7 Mio. €bis 12 Mio. €bis 40 Mio. €über 40 Mio. €
Anzahl Arbeitnehmerbis 10bis 50bis 250über 250

Betrachten wir nur die Veröffentlichungspflichten für die einzelnen Größenklassen der Kapitalgesellschaften in der nächsten Tabelle:

GrößenklasseArt der VeröffentlichungBilanzGuVAnhangLagebericht
KleinstHinterlegung, d.h. Einsicht nur gegen Gebührverkürztneinverkürztnein
KleinOffenlegung, d.h. kostenlose Einsicht, auch onlineverkürztneinverkürztnein
MittelgroßOffenlegung, dh. kostenlose Einsicht, auch onlinejaverkürztjaja
GroßOffenlegung, d.h. kostenlose Einsicht, auch onlinejajajaja

Der Jahresabschluss ist beim elektronischen Bundesanzeiger und im Unternehmensregister offenzulegen. Die Kosten der Eintragung hängen ab vom Umfang des Jahresabschluss und können auf der Website des Bundesanzeiger Verlages eingesehen werden: www.publikations-plattform/download/D045_Preisliste. In der Regel bewegen sich die Preise zwischen 50 € und 150 €. Sie hängen ab vom Umfang des Jahresabschluss gemessen in Textzeichen. 

Bei der Offenlegung werden zwei Formen unterschieden:

  • Hinterlegung: Der Jahresabschluss kann nicht öffentlich bzw. online über das Unternehmensregister eingesehen werden. Wer Einblick in den Jahresabschluss erhalten will, muss eine Gebühr bezahlen.
  • Veröffentlichung: Ist der Jahresabschluss zu veröffentlichen, kann ihn jedermann über das Portal Unternehmensregister.de im Internet einsehen.

Die Regelungen zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses für Kleinstkapitalgesellschaften stammen aus dem Micro-Bilanz-Gesetz, das wir im nächsten Abschnitt besprechen.

Auch sehr große Personengesellschaften oder Einzelunternehmen fallen laut §1 Abs.1 des Publizitätsgesetzes unter die Veröffentlichungspflicht. Dabei müssen mindestens zwei der folgenden drei Kriterien erfüllt sein: 

  • Die Bilanzsumme beträgt mehr 65 Mio. Euro.
  • Das Unternehmen macht mehr als 130 Mio. Euro Umsatz pro Jahr.
  • Mehr als 5.000 Mitarbeiter sind bei dem Unternehmen beschäftigt.

Das Micro-Bilanz-Gesetz für kleine Kapitalgesellschaften

Das Micro-Bilanz-Gesetz soll helfen, den Aufwand für Kleinstkapitalgesellschaften beim Jahresabschluss zu verringern. Die Vereinfachungen umfassen folgende Punkte:

  • Anhang: unter bestimmten Voraussetzungen muss ein Anhang nicht ausgewiesen werden.
  • Anlagevermögen: Es darf vereinfacht dargestellt werden.
  • Rechnungsabgrenzungsposten dürfen in die Forderungen und Verbindlichkeiten eingerechnet werden.
  • Die Gliederung der GuV kann auf Mindestbestandteile vereinfacht werden.
  • Der Jahresabschluss braucht nicht mehr veröffentlicht werden, sondern muss nur hinterlegt werden.

Das Micro-Bilanz-Gesetz reduziert somit die Bestandteile, die Gründer beim Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft aufnehmen müssen, und damit den Aufwand erheblich. Dennoch müssen Gründer auch unter dem Micro-Bilanz-Gesetz die wirtschaftliche Situation ihres Unternehmens korrekt darstellen. Kredite an Organe der Gesellschaft beispielsweise müssen statt im Anhang unterhalb der Bilanz dargestellt werden.

Allerdings hat das Micro-Bilanz-Gesetz auch seine Haken. So werden Gründer, die zum Beispiel von Banken einen Kredit benötigen, nicht umhinkommen, eine ausführlichere Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Vor allem aber verlangt das Finanzamt mit der E-Bilanz für die Besteuerung in den meisten Fällen deutlich detailliertere Angaben, als sie nur über das Micro-Bilanz-Gesetzt theoretisch möglich wären.

Jahresabschluss erstellen - durch den Steuerberater oder selber machen?

Grundsätzlich bieten moderne Buchhaltungsprogramme die Möglichkeit, einen Jahresabschluss selbst zu erstellen. Für kleine Unternehmen mit geringem Belegumfang mag das auch funktionieren.

Folgende Punkte sprechen dafür, dass der Steuerberater den Jahresabschluss fertigstellt:

  • Die Autorität des Steuerberaters als Fachmann wirkt sich positiv im Bankgespräch aus.
  • Er erstellt mit dem Jahresabschluss die Steuererklärungen und vertritt den Unternehmer vor den Finanzbehörden.
  • Er kann bei komplizierteren Fragen der Bewertung oder bei Dingen wie Rückstellungen beraten, ist Diskussionspartner und verfügt über das notwendige Expertenwissen.
  • Die Abgabefristen für den Jahresabschluss samt Steuererklärung beim Finanzamt verlängern sich. Sie bezahlen Ihre Steuern später, sparen kurzfristig Liquidität und können die zu erwartenden Steuerzahlungen im Rahmen Ihres Liquiditätsmanagements einplanen.

Unser Rat daher: Je komplexer die Buchhaltung und die den Jahresabschluss betreffenden Sachverhalte, desto sinnvoller ist es, dass ein Steuerberater den Jahresabschluss fertigstellt. Allenfalls sehr einfache EÜR-Rechnungen können mit geeigneter Buchhaltungssoftware selbst erstellt werden.

TIPP

Jahresabschluss, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind Neuland für Sie - lassen Sie sich von einem Steuerberater unterstützen.

EÜR und Jahresabschluss - Fazit

Der Jahresabschluss dient also der Gewinnermittlung und ist daher wichtig für das Finanzamt, sowie für Banken und Investoren. Ob Sie als Unternehmer mit der EÜR oder mit dem handelsrechtlichen Jahresabschluss Ihren Jahresgewinn ermitteln, hängt von Ihrer Rechtsform und Ihrer Unternehmensgröße ab. Kapitalgesellschaften benötigen zwingend den handelsrechtlichen Jahresabschluss, wobei das Microbilanzgesetz Vereinfachungen vorsieht. Was die Veröffentlichungspflichten angeht, so gibt es für kleine Kapitalgesellschaften ebenfalls Erleichterungen.

In der Regel benötigen Sie einen guten Steuerberater, um Ihren Jahresabschluss zu erstellen.

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