Kassensysteme: Welches brauche ich für mein Unternehmen?

Lange dominierten klassische Registrierkassen den Einzelhandel und die Gastronomie. Jedoch schreitet auch in diesen Branchen die Digitalisierung mit immer größeren Schritten voran. Moderne Kassensysteme mit umfassenden Softwarelösungen helfen, die Effizienz zu steigern und die Kundenabwicklung zu beschleunigen. Doch benötigen Sie überhaupt ein solches Kassensystem für Ihr Unternehmen? Und wenn ja, welche Anforderungen muss es erfüllen?

Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Kassensysteme zusammengetragen, erläutern, welche Rolle das Finanzamt dabei spielt, und stellen Ihnen verschiedene Anbieter vor.

Was genau ist ein Kassensystem?

Ein modernes Kassensystem, wie es mittlerweile von zahlreichen Anbietern angeboten wird, ist eine computerbasierte Lösung und bietet eine Vielzahl an Funktionen rund ums Kassieren und Abrechnen. Diese Kassensysteme bestehen aus Hard- und Software-Komponenten:

Kassen-Hardware: Je nach Einsatzzweck in der Gastronomie, Einzelhandel oder anderen Dienstleistungsbranchen, können Kassensysteme beispielsweise als Touchscreen-Kassen oder mobile Funk- und Tablet-Kassen zum Einsatz kommen. Daran lassen sich weitere Geräte wie Barcodescanner, Bondrucker oder Kartenlesegeräte anschließen.

Kassen-Software: Mit der entsprechenden Kassensoftware können Produkte und deren Preise verwaltet werden. Die Software verbucht Zahlungsein- und -ausgänge, vereinfacht das Kassieren und lässt Sie stets einen Überblick über Ihre Umsätze behalten. Somit erspart Ihnen das Kassensystem viel Arbeit beim Verkaufen und in der Buchhaltung.

Wer braucht ein Kassensystem?

Ganz gleich, ob Sie ein Möbelfachgeschäft, einen Friseursalon, einen Blumenladen oder ein Lokal betreiben - jedes Unternehmen mit umfangreicherem Bargeldverkehr benötigt in der Praxis zumindest ein Kassenbuch. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber absolut sinnvoll. Doch nicht jedes Unternehmen braucht auch zwingend ein Kassensystem. Ob es Ihrem Fall nötig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Grundsätzlich finden Kassensysteme vornehmlich im Einzelhandel und der Gastronomie Anwendung. Dort gibt es jedoch Unterschiede: Der Handel ist nämlich nur dann davon betroffen, wenn dieser stationär betrieben wird; wer hingegen einen Online-Shop hat und seine Zahlungen z.B. via Lastschrift oder PayPal erhält, benötigt kein Kassensystem.

Was für ein Kassensystem brauche ich für mein Geschäft?

Die Frage ist: Was wollen Sie damit machen? Falls Sie nur die Grundlagen der Kundenabwicklung ausführen möchten, ist eine einfache, kostengünstige Registrierkasse für Sie die beste Lösung. Wenn Sie doch nach einer erweiterten Lösung suchen und z.B. Funktionen für Datenauswertungen brauchen, sind Sie mit einem modernen Kassensystem am besten bedient.

Ist dies der Fall, benötigen Sie mehrere Komponenten. Ein typisches modernes Kassensystem in der Gastronomie könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

  • Es wird in iPad als Endgerät genutzt (Preis ca. 400 €)
  • die passende Kassensoftware drauf gespielt (Preis hierfür ca. 39 € im Monat)
  • Hardware wie Bon-Drucker, Kassenlade, Scanner, Kartenlesegerät und Kundendisplay (ca. 800 €).

Das bedeutet, für ein Kassensystem solcher Art würden Sie einmalig rund 1.200 € zahlen eine monatliche Software-Grundgebühr von 39 €, wobei hier auch noch Lizenzgebühren fällig werden können.

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Ein modernes Kassensystem ist mehr als nur eine Aufbewahrung für Münzen und Banknoten. Es bietet genügend Spielraum für alle Belange, die Sie mit Ihrem Ladengeschäft abdecken wollen. Mittlerweile gibt es am Markt eine Vielzahl verschiedener Kassensysteme. Diese Lösungen richten sich jeweils meist speziell an eine der folgende Branchen:

  • Gastronomie
  • Einzelhandel
  • Dienstleistungen (z.B. Frisör und Kosmetik)
  • Hotellerie

Für welches Kassensystem Sie sich letzlich entscheiden, hängt also insbesondere von der Branche ab, in der Sie tätig sind und welche Funktionen Sie in Ihrem Unternehmen effizient bei der Kassenführung unterstützen können. Einen Überblick über den Leistungsumfang der jeweiligen Kassensoftware geben wir Ihnen in einem Vergleich der Anbieter von Kassensystemen.

TIPP

Sie möchten mehr über die verschiedenen Arten eines Kassensystems erfahren und herausfinden, welches für Ihr Unternehmen am passendsten ist? Dann lesen Sie hier weiter.

Kassensysteme und Finanzamt: Darauf muss bei der Steuerprüfung geachtet werden

Neben vielen Vorteilen wie der flexiblen Nutzung, dem erweiterten Funktionsumfang, erleichterte Buchhaltung etc., bringt die elektronische Kassenführung auch Verpflichtungen mit sich. Generell müssen Kassensysteme bestimmte Anforderungen erfüllen, die vor allem gesetzlicher Natur sind.

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit 2017 nur Kassensysteme zulässig, die sämtliche steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, speichern und digital aufbewahren können. So können beispielsweise Belege des Tagesabschlusses nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sollen so einfacher durchgeführt und Manipulation bei Jahresabschlüssen verhindert werden können.

Folgende Dinge müssen bei einer Steuerprüfung vorgewiesen werden können:

  • alle Stornobuchungen müssen als solche abgespeichert werden
  • alle Entnahmen müssen dokumentiert und abgespeichert werden
  • alle Retouren müssen abgespeichert werden
  • die Zahlungsmethode muss abgespeichert werden
  • Einzelpositionen müssen immer aufgelistet werden
  • alle Tagesabschlussauswertungen müssen ausnahmslos gespeichert werden
  • sogenannte "Z-Bones" über die Tagessumme müssen ausgegeben werden

Zu beachten ist, dass egal welches Kassensystem Sie wählen, dieses die vorgenommenen Buchungen für eine Zeitdauer von 10 Jahren speichern können muss.

Welche Funktionen sind bei einem Kassensystem hilfreich für Ihren Alltag?

Doch neben der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften sind die technischen Funktionen von Kassensystemen mindestens genauso wichtig. Dazu zählen:

Das Kassensystem als unverzichtbarer Begleiter in Ihrem Unternehmen

Eins ist sicher: moderne und flexible Kassensysteme werden sich aufgrund der Vielzahl an Vorteilen in naher Zukunft noch stärker durchsetzen und somit für Gründer und Unternehmer zunehmend an Bedeutung gewinnen. Die traditionelle Registrierkasse wird so mehr und mehr von den mobilen Systemen verdrängt werden. Da die Datenspeicherung online erfolgt und alle zum Kassieren und für die Bon-Ausstellung benötigten Daten online gespeichert werden, ist der Bezahlprozess standortunabhängig möglich.

Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen, wie z.B. Mobilgeräte, wobei sich die einzelnen Kassensysteme durch den Funktionsumfang unterscheiden. Deshalb lohnt es sich, verschiedene Anbieter für Kassensoftware zu vergleichen. Alles in allem erfordert die Anschaffung eines Kassensystems eine gründliche Auseinandersetzung. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um Ihren zukünftigen Begleiter für die alltäglichen Arbeitsprozesse genauestens unter die Lupe zu nehmen, bevor Sie sich für eine Kasse entscheiden.

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