Kassensysteme: Welches brauche ich für mein Unternehmen?

Klassische Registrierkassen sind vornehmlich aus Gastronomie und Einzelhandel bekannt. Da auch diese Branchen der Digitalisierung unterliegen, benötigt es mittlerweile mehr als "nur" eine Kasse. Moderne Kassensysteme heißt die Zauberformel. Diese steigern die Effizienz und beschleunigen die Kundenabwicklung. Doch benötigen Sie überhaupt ein solches Kassensystem für Ihr Unternehmen? Und wenn ja, welche Anforderungen muss es erfüllen?

Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten rund um das Thema Kassensysteme zusammengetragen, erläutern, welche Rolle das Finanzamt dabei spielt, und stellen Ihnen verschiedene Kassensoftware-Anbieter vor.

Was genau ist ein Kassensystem?

Ein modernes Kassensystem, wie es mittlerweile von zahlreichen Anbietern angeboten wird, ist eine computerbasierte Lösung und bietet eine Vielzahl an Funktionen rund ums Kassieren und Abrechnen. Diese Kassensysteme bestehen aus Hard- und Software-Komponenten:

Kassen-Hardware: Je nach Einsatzzweck in der Gastronomie, Einzelhandel oder anderen Dienstleistungsbranchen, können Kassensysteme beispielsweise als Touchscreen-Kassen oder mobile iPad-Kassen zum Einsatz kommen. Daran lassen sich weitere Geräte wie Barcodescanner, Bondrucker oder Kartenlesegeräte anschließen.

Kassen-Software: Mit der entsprechenden Kassensoftware können Produkte und deren Preise verwaltet werden. Die Software verbucht Zahlungsein- und -ausgänge, vereinfacht das Kassieren und lässt Sie stets einen Überblick über Ihre Umsätze behalten. Somit erspart Ihnen das Kassensystem viel Arbeit beim Kassieren und auch in der Buchhaltung.

Wer braucht ein Kassensystem?

Ganz gleich, ob Sie ein Möbelfachgeschäft, einen Friseursalon, einen Blumenladen oder ein Lokal betreiben - jedes Unternehmen mit Bargeldverkehr benötigt in der Praxis zumindest ein Kassenbuch. Das ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber absolut sinnvoll. Doch nicht jedes Unternehmen braucht auch zwingend ein Kassensystem. Ob es Ihrem Fall nötig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Grundsätzlich finden Kassensysteme vornehmlich im Einzelhandel und der Gastronomie Anwendung. Dort gibt es jedoch Unterschiede: Der Handel ist nämlich nur dann davon betroffen, wenn dieser stationär betrieben wird; wer hingegen einen Online-Shop hat und seine Zahlungen z.B. via Lastschrift oder PayPal erhält, benötigt kein Kassensystem. In der Gastronomie haben sich moderne Kassensysteme bereits lange etabliert. Und nicht nur das: zunehmend mehr Unternehmer nutzen auch Mobile Payment, um ihren Kunden so noch ein besseres und serviceorientiertes Kauferlebnis zu bescheren. Mobiles Bezahlen ist nämlich für Kunden sowie aber auch für Unternehmer, vor allem im Einzelhandel, extrem simpel und effizient. Dem Kunden wird die Möglichkeit geboten ohne langes Anstehen an der Kasse und ohne Geldbeutel zu zahlen. Der Unternehmer profitiert so von Impulskäufen und zufriedenen Kunden.

Was für ein Kassensystem brauchen Sie für Ihr Geschäft?

Die Frage ist: Was wollen Sie damit machen? Falls Sie nur die grundlegenden Dinge wie das Abrechnen ausführen möchten, ist eine einfache, kostengünstige Registrierkasse für Sie die beste Lösung. Sollten Sie sich doch für eine umfangreichere Kasse interessieren, fahren Sie mit einem modernen Kassensystem am besten.

Ist dies der Fall, benötigen Sie mehrere Komponenten. Ein typisches modernes Kassensystem in der Gastronomie könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

  • Es wird ein iPad als Endgerät genutzt (Preis ca. 400 €),
  • die passende Kassensoftware drauf gespielt (Preis hierfür ca. 39 € im Monat) und
  • Hardware wie Bon-Drucker, Kassenlade, Scanner, Kartenlesegerät und Kundendisplay (ca. 800 €) erworben.

Das bedeutet, für ein Kassensystem solcher Art würden Sie einmalig rund 1.200 € zahlen eine monatliche Software-Grundgebühr von 39 €, wobei hier auch noch Lizenzgebühren fällig werden können.

Welche Funktionen sind bei einem Kassensystem hilfreich für Ihren Alltag?

Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften sind die technischen Funktionen von Kassensystemen mindestens genauso wichtig. Dazu zählen:

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Von der offenen Ladenkasse bis hin zur modernen iPad-Kasse: der Markt an Kassensystem-Arten ist breit aufgestellt. Diese haben natürlich unterschiedliche Stärken und Schwächen, erfüllen aber stets die grundlegenden Funktionen: das Kassieren von Bageld. Doch eine moderne Kasse sollte heutzutage mehr als nur eine Aufbewahrung für Münzen und Scheine sein.  Ein gutes Kassensystem muss in jedem Fall verschiedene Dinge leisten, um Sie optimal im Arbeitsalltag unterstützen zu können. Aus dem umfangreichen Angebot der Anbieter von Kassensystemen sollten Sie daher eine Soft- und Hardware wählen, die auf die Branche Ihres Unternehmens genau zugeschnitten ist.

Um Ihre Kasse daneben für weitere wirtschaftliche Zwecke nutzen zu können, benötigen Sie ein Kassensystem mit passender Kassensoftware.

Die passende Kassensoftware

Eine Kassensoftware bietet genügend Spielraum für alle Belange, die Sie mit Ihrem Ladengeschäft abdecken wollen. Mittlerweile gibt es am Markt eine Vielzahl verschiedener Kassensoftware. Diese Lösungen richten sich jeweils meist speziell an die folgenden Branchen:

  • Gastronomie,
  • Einzelhandel und
  • Dienstleistungssektor.

Für welches Kassensystem Sie sich letztlich entscheiden, hängt also insbesondere von der Branche ab, in der Sie tätig sind und welche Funktionen Sie in Ihrem Unternehmen effizient bei der Kassenführung unterstützen können. Einen Überblick über den Leistungsumfang der jeweiligen Kassensoftware geben wir Ihnen in einem Vergleich der Anbieter von Kassensoftware.

TIPP

Sie möchten mehr über die verschiedenen Anbieter von Kassensoftware erfahren und herausfinden, welche für Ihr Unternehmen am passendsten ist? Dann lesen Sie hier weiter.

Kassensysteme und Finanzamt: Darauf müssen Sie achten

Neben vielen Vorteilen wie der flexiblen Nutzung, dem erweiterten Funktionsumfang, der erleichterten Buchhaltung etc., zieht ein elektronisches Kassensystem auch Verpflichtungen nach sich.

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind seit 2017 nur Kassensysteme zulässig, die sämtliche steuerrelevante Daten elektronisch erfassen, speichern und digital aufbewahren können. So können beispielsweise Belege des Tagesabschlusses nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Betriebsprüfungen durch das Finanzamt sollen so einfacher durchgeführt und Manipulation bei Jahresabschlüssen verhindert werden können.

Folgende Dinge sind für eine Steuerprüfung von Relevanz:

  • Speicherung von Stornobuchungen und Retouren
  • Dokumentation und Speicherung von Entnahmen
  • Speicherung der Zahlungsmethode
  • Auflistung von Einzelpositionen
  • Speicherung von Tagesabschlussauswertungen
  • Ausgabe von "Z-Bones" über die Tagessumme

Zu beachten ist, dass egal welches Kassensystem Sie wählen, dieses die vorgenommenen Buchungen für eine Zeitdauer von 10 Jahren speichern können muss.

Fazit Kassensystem

Eins ist sicher: moderne und flexible Kassensysteme werden sich aufgrund der Vielzahl an Vorteilen in naher Zukunft noch stärker durchsetzen und somit für Gründer und Unternehmer zunehmend an Bedeutung gewinnen. Die traditionelle Registrierkasse wird so mehr und mehr von den modernen Systemen verdrängt werden. Die Speicherung der Daten erfolgt meist cloudbasiert, also alle benötigten Daten für die Bonausstellung etc. werden online gespeichert. Dadurch ist auch der Bezahlprozess standortunabhängig möglich.

Es gibt verschiedene Arten von Kassensystemen, wie z.B. die iPad-Kasse, wobei sich die einzelnen Kassensysteme dabei durch ihren Funktionsumfang unterscheiden. Deshalb lohnt es sich, sich die verschiedenen Kassensysteme näher anzusehen und sich dann für eine passende Kassensoftware zu entscheiden. Hier gilt es verschiedene Anbieter für Kassensoftware zu vergleichen. Nehmen Sie sich für die Anschaffung Ihres Kassensystems genügend Zeit und nutzen Sie in jedem Fall Testangebote, um Ihren zukünftigen Begleiter für die alltäglichen Arbeitsprozesse genauestens unter die Lupe zu nehmen, bevor Sie sich für ein bestimmtes Kassensystem mit einer Kassensoftware entscheiden.

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