Kassen für Gastronomie, Einzelhandel & Co.

Nicht nur gesetzliche Neuerungen werfen zahlreiche Fragen rund um das Thema Kasse auf. Schließlich bieten moderne Kassensysteme umfangreiche Funktionen, die das Arbeiten vereinfachen. In der Praxis ergibt sich sowohl für Neugründer wie auch für erfahrene Unternehmer immer wieder Klärungsbedarf bei dem Führen und Einrichten einer Kasse.

Warum, wie und wer ein Kasse führen muss, was alles dazu gehört und was sich in Bezug auf das Finanzamt geändert hat, betrachten wir im Folgenden. Wer eine Kassensoftware such, wird in unserem Kassensoftware-Vergleich fündig. Mit Blick nach vorn wird auch das Thema mobiles Bezahlen immer wichtiger.

Die Kasse: unverzichtbarer Begleiter

Die Leidenschaft fürs Backen, die Suche nach dem besonderen Kleid, die Erinnerung an die Musikklänge des letzten Konzerts – Ideen für die Gründung eines eigenen Unternehmens können so verschieden sein wie die Menschen, die diese Ideen in die Wirklichkeit umsetzen. Doch so kreativ und individuell die Geschäftsideen auch sind, eines haben sie miteinander gemein: die Führung einer Kasse und Dokumentation der Umsätze. Früher brauchte man dafür große, teure Registrierkassen oder man setzte auf Quittungsblock, Taschenrechner und Kassenbuch. Die Kassenbuchführung ist ein Teil der gesetzlich vorgegebenen Buchhaltung und hat insbesondere für Selbstständige in Branchen mit vielen Barzahlungen eine wichtige Bedeutung.

Heute gibt es die Möglichkeit, diese Klassiker abzulösen und softwarebasierte Kassensysteme zu nutzen. Solche Anwendungen können mitunter auch zum mobilen Bezahlen genutzt werden. Was es damit auf sich hat, welche verschiedenen Arten an Kassensystemen es gibt und worauf bei einer Kasse zu achten ist, erfahren Sie in diesem Kapitel.

TIPP

Erfahren Sie hier wie Sie ein Kassenbuch richtig führen und was alles enthalten sein muss.

Was muss eine Kasse können?

Bei Unternehmen deren Einnahmen in der Regel aus einem größeren Anteil an Bargeld bestehen (Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleister wie bspw. Friseure), erfordert der betriebliche Alltag eine sogenannte Registrierkasse. Diese Kassenart ist ein auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiertes Datenerfassungsgerät, welches zur Abrechnung von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen dient.

In den vergangenen Jahren haben sich die Prüfungen seitens des Finanzamts nochmals um einiges verschärft, es werden umfangreichere Unterlagen zu Kasse und Bargeschäften angefordert. Ist ein Unternehmer nicht in der Lage bestimmte Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen Hinzuschätzungen nach dem Ermessen des Prüfers. Das kann zu mitunter hohen Nachzahlungen führen.

Gesetzliche Anforderungen an die Kasse

Seit dem 1. Januar 2017 sind elektronische Kassen­systeme vorgeschrieben, die unter anderem Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern müssen. Wer ein solches Kassensystem in seinem Geschäft im Einsatz hat und dieses auch weiterhin nutzen möchte, muss dafür sorgen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt werden.

Folgende Anforderungen muss die Kasse erfüllen und digital sowie einzeln (das heißt, diese Daten dürfen nicht zusammengefasst werden) speichern:

  • Z-Bons Ausgabe zur Wiedergabe der Tagessumme
  • Stornobuchungen erfassen
  • Retouren/Rückbuchungen erfassen
  • Entnahmen aufzeichnen
  • Abbildung der Einzelpositionen
  • alle weiteren Tagesabschlussauswertungen
  • Alle Programmierungsdateien und deren Änderungen (kein Überschreiben der bisherigen Programmierung zulässig
  • Stammdatendateien und deren Änderungen (ebenfalls kein Überschreiben zulässig)
  • Strukturinformationen
  • Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarte)

Und abrufbar in der Kasse bereit zu halten sind stets:

  • Bedienungs- und Programmieranleitung
  • Programmabrufe nach jeder Änderung
  • Einrichtungsprotokolle über Verkäufer, Kellner und Trainingsspeicher
  • Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung

Soweit die vorhandene Kasse das nicht umsetzen kann, verlangt der Gesetzgeber, dass technisch mögliche Softwareanpassungen vorgenommen werden müssen. In allen anderen Fällen muss jeder für sich abwägen, ob in eine neue Kasse investiert werden soll.. Sie müssen Ihre alte Kassen also aufrüsten oder – wenn das nicht mehr möglich ist – eine neue anschaffen. Sonst drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Strafgelder oder aber der Prüfer verwirft und schätzt die Buchführung, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.

Achtung: Es gibt jedoch keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen! Der Gesetzgeber verpflichtet nicht, elektronische Kassensysteme einzusetzen, die offene Ladenkasse ist nach wie vor möglich. Es bestehe sogar rechtlich die Möglichkeit, dass jemand, der ein elektronisches Kassensystem im Einsatz hat, dieses entsorgt und auf die offene Ladenkasse umstellt. Also eine Barkasse, die auf jegliche Technik verzichtet.

Im Fall der offenen Ladenkasse muss täglich ein Kassenbericht geführt werden, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt werden.

Kassen und Betriebsprüfung

Nach Ansicht der Finanzverwaltung und der wiederholten Handhabung kann bei Unternehmen mit überwiegend Barumsätzen zwischen zwei Möglichkeiten gewählt werden, um eine ordnungsgemäße Kasse vorzuweisen: Registrierkasse mit täglichen Z-Bons oder offene Ladenkasse mit Tageskassenbericht.

Bei Registrierkassen sind alle Einnahmen und Ausgaben des Tages zu erfassen. Am Tagesende hat zwingend ein Ausdruck des Gesamtkassenstreifens und als Tagesabschluss der so genannte Z-Bon zu erfolgen.

Bei so genannten offenen Ladenkassen ist für jeden Tag ein gesonderter Vordruck als Tageskassenbericht auszufüllen. Dies muss handschriftlich erfolgen. Damit werden selbsterstellte Excel-Tabellen zu einem erheblichen Risiko, da diese seitens der Finanzbehörde als nicht manipulationssicher eingestuft werden.

Welche Kassenarten gibt es?

Es existieren verschiedene Arten von Kassensystem:

  • die offene Ladenkasse
  • die elektronische Registrierkasse
  • die praktische PC-Kasse
  • das für den Handel spezifizierte Point-of-Sale-Kassensystem und zuletzt
  • das immer beliebter werdende Mobile Payment

Für die Verwendung einer computergestützten Kasse ist in der Regel ein Endgerät wie bspw. ein PC notwendig, der mit der Kasse und deren Komponenten verbunden wird. Die Kassensoftware läuft dann unter einem Betriebssystem wie beispielsweise Windows.

Die Kasse wählen: modern oder doch lieber oldschool?

Für das Betreiben eines Geschäfts ist eine klassische Kasse oder ein elektronisches Kassensystem unerläßlich. Die Frage ist: Was wollen Sie damit machen? Falls Sie nur lediglich Bargeld Ein-und Ausgänge dokumentieren möchten, ist eine kostengünstige Registrierkasse, also ein klassiches Kassensystem ohne Schnittstelle zu einem PC, Laptop etc., die beste Lösung. Wenn Sie doch nach einer erweiterten Kassenlösung suchen und verschiedene Zusatzfunktionen benötigen, sind Sie mit einem softwarebasierten Kassensystem am besten bedient.

Für einen besseren Überblick haben jeweils ein paar Vor- und Nachteile der Kassensystem Arten aufgelistet:

Softwarebasiertes Kassensystem

Vorteile

  • Immer aktuellste Software-Version - wird ohne Service-Techniker direkt eingespielt
  • Datensicherung und Backup erfolgen durch Anbieter in der Cloud
  • Bei Einbruch und Zerstörung von Hardware entsteht kein Verlust von Daten 
  • Online-Dokumentation jederzeit, teilweise direkt am Kassensystem abrufbar

Nachteile

  • Keine oder eingeschränkte Nutzbarkeit bei Ausfall der Internetanbindung
  • Lösungen, welche auf iOS basieren sind durch die Hardwarekosten sehr teuer
  • Geschäftsdaten liegen in der externen Cloud
  • Zur Anbindung an das Internet muss eine gute WLAN-Abdeckung vorhanden sein
  • Hohes Risiko von Angriffen durch Hacker, Trojaner, Viren

Klassisches Kassensystem

Vorteile

  • Keine Kosten für die Anbindung an das Internet
  • Geschäftsdaten liegen ausschließlich lokal vor
  • Kein Sicherheitsrisiko durch Anbindung an das Internet

Nachteile

  • Soft- und Hardware-Updates müssen selbst oder über einen Techniker durchgeführt werden
  • Hoher interner und/oder externer Aufwand bei der Installation des Kassensystems
  • Datensicherung muss regelmäßig selbst durchgeführt werden
  • Hohe Service-Kosten durch externe Dienstleister

Sie möchten das Ganze ausführlicher? Dann lesen Sie mehr auf der Seite über die verschiedenen Arten von Kassensystemen. Und um sich einen Überblick über die verschiedenen Kassensystem Anbieter zu verschaffen, haben wir Ihnen hier ausgewählte Kassensoftware vorgestellt.

6 Tipps die richtige Kasse zu finden

Kasse? Das klingt zunächst staubtrocken und zeitraubend. Aber das Thema ist nicht zu unterschätzen, denn beim Kassensystem wird häufig das meiste Geld verschenkt. Deshalb geben wir Ihnen sechs Tipps, die beim Kassenkauf zu beachten sind:

#1 Auf der sicheren Seite sein

Nahezu alle Einnahmen eines Ladengeschäfts werden über die Kasse verbucht. Daher sind die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme hoch. Eine rechtlich inkorrekte Kasse kann richtig teuer werden – gerade vor dem Hintergrund von Manipulationen und Schwarzgeld: Fehlerhafte Dokumentation, falsche Buchungen und Ähnliches führen bei der Steuerprüfung schnell zu Schätzbeträgen von mehrere tausend Euro. Über das Kassensystem müssen zudem die gesetzliche Aufbewahrungsdauer über zehn Jahre sichergestellt und elektronisch erfasste Vorgänge über diesen Zeitraum elektronisch abrufbar sein.

#2 Dein Freund und Helfer bei der Buchhaltung

Die rechtlichen Aspekte sind die eine Seite des Kassensystems, eine andere sind Erleichterungen bei der Buchhaltung. Eine elektronische Registrierkasse vermeidet Papierberge. Stattdessen landen alle Buchungen dank DATEV-Export direkt beim Steuerberater. Auswertungen wie der Z-Bon sparen viel Zeit.

#3 Leichte Bedienbarkeit

Ein Kassensystem ist für viele Unternehmer ein Graus. Kein Wunder, denn viele Kassen sind so schwer zu bedienen, dass sich die Einarbeitungszeit gefühlt ins Unendliche streckt und Fehler in der Bedienung vorprogrammiert sind. Daher sollte die Bedienerfreundlichkeit und Nutzererfahrung in die Kaufentscheidung unbedingt einfließen. Es ist wichtig die Einarbeitungszeiten gering zu halten und auf einfach zu erlernende Kassenlösungen zu setzen.

#4 Prozesse sauber abbilden

Richtig eingesetzt optimiert und beschleunigt eine Kasse viele Prozesse von der Bestellung bis hin zur Kommunikation. Aufgenommene Bestellungen können beispielsweise direkt an verschiedene Druckerstationen an der Theke und in der Küche gesendet werden. Lange Laufwege entfallen und der Gast erhält schneller seine Bestellung. Eindeutige Prozesse vereinfachen zudem die Kommunikation zwischen Servicepersonal und Küche.

#5 Das Kassensystem als stetiger Begleiter

Egal wohin die Reise geht: Vom Foodtruck ins eigene Restaurant, von wechselnden Pop-ups in eine feste Location, niemand will während des laufenden Betriebs das Kassensystem wechseln müssen, weil es nicht mehr passt. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit an verschiedene Bedürfnisse und Zukunftssicherheit sind deshalb entscheidende Kriterien für ein Kassensystem. Eine mitwachsende Kasse bildet vielfältige Prozesse ab: vom reinen Check-out-Betrieb bis hin zum großen Eventgastronom mit bedienten Tischen und verschiedenen Stationen. An Bedeutung gewinnen integrierte Services wie Warenwirtschaft und zeitgemäße bargeldlose Zahloptionen wie das mobile Bezahlen.

#6 Vorsicht vor Kostenfallen

Bei der Wahl ist die Art des Kassensystems durchaus von Bedeutung: Eine moderne Kassensoftware bietet mit monatlichen Lizenzen volle Flexibilität bei geringer Anfangsinvestition. Solche Modelle sind steuerlich sehr attraktiv, da sie dauerhaft abgesetzt werden können. Selten sind Kassensysteme selbsterklärend, sie müssen dann vom teuren Fachmann zum Start vernünftig programmiert werden. Hier lauern Zusatzkosten, die bei jeder Änderung erneut anfallen können. Sind Updates nicht im Leistungsspektrum enthalten und kann die Kasse nicht oder nur gegen teure Updates auf dem Laufenden gehalten werden, kommen auch hier Extrakosten hinzu, die sich läppern.

Augen auf bei der Kassenwahl

Um für Ihr Geschäft die richtige Kasse zu finden, müssen zunächst die Anforderungen bestimmt werden. Dazu werden die verschiedenen Aufgaben, die mit der Kasse bzw. dem Kassensystem bearbeitet werden sollen, systematisch erfasst. Aus diesen Aufgaben leiten sich die Funktionen ab, die eine geeignete Kasse bieten muss, um die Anforderungen zu erfüllen. Ist es beispielsweise gewünscht, dass Rechnungsdaten direkt für die rechtssichere Buchhaltung genutzt werden können, dann muss das System einen Finanzamt-konformen Datenexport bieten.

Wie diese Funktionen gestaltet sein müssen, hängt von den künftigen Benutzern und dem Kontext des Einsatzes ab. Gibt es häufig wechselndes Personal, sollte der Funktionsumfang möglichst gering und die Bedienung des Systems simpel und fehlertolerant sein. Erfolgt der Einsatz der Kasse oft unter Zeitdruck, sollten alle relevanten Funktionen mit einem Klick anwählbar sein. Die Gestaltung der Funktionen lässt sich nur dadurch beurteilen, wenn man das Kassensystem ausprobiert. Durch teilweise kostenfreie Testzugänge ist dies in der Regel möglich. Hier sollten dann alle künftigen Benutzer der verschiedenen Nutzergruppen die Chance erhalten, sich einen Eindruck vom System zu verschaffen.

Neben diesen Anforderungen müssen Sie sich schlussendlich folgende Fragen stellen: Welche Anbieter für das Kassensystem gibt es? Auf welchem Betriebssystem soll die Kassensoftware laufen? Soll mobiles Bezahlen möglich sein? Mit welcher Hardware soll das System kompatibel sein? Gibt es besondere Bedingungen für die Kosten eines Kassensystems oder seine Vertragslaufzeit? Wird ein 24/7 Support benötigt?

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