Kontenrahmen und Kontenplan für die doppelte Buchführung: hilfreiche Instrumente für Ihr Unternehmen

Für die Finanzbuchhaltung nach der doppelten Buchführung bildet der Kontenrahmen die Grundlage für die ordnungsgemäße Verbuchung der Geschäftsvorfälle. Mit dem Kontenrahmen wird ein detaillierter und eindeutiger Kontenplan erstellt.

Häufig verwenden Unternehmen Standardkontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04. Allerdings können auch Anpassungen am Kontenplan und Kontenrahmen vorgenommen werden. Dies und die korrekte Verbuchung übernimmt Ihre Steuerberatung für Sie. Wir empfehlen Ihnen gerne den passenden Steuerberater.

Kontenrahmen: wann müssen Sie ihn nutzen?

Unternehmer stehen laut Handeslgesetzbuch in der Pflicht eine doppelte Buchführung einzurichten und eine Bilanz zu erstellen. Damit Ihre Buchführung nicht im Chaos endet und alle wichtigen Daten für Ihren Steuerberater und dem Finanzamt übersichtlich strukturiert werden, benötigen Sie einen sogenannten Kontenrahmen.

Stimmen Sie ich am besten immer direkt mit Ihrem Steuerberater ab und und überlegen gemeinsam, auf welche Kontenrahmen Sie zurückreifen sollen. Meist werden hier die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 in Betracht gezogen.

SKR 03 und SKR 04

Für alle Gründer, die eine Kapitalgesellschaft gegründet haben und die Buchhaltung selbst übernehmen, ist der Standardkontenrahmen Pflicht.

Um entscheiden zu können, ob SKR 03 oder SKR 04 zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie beide Kontenrahmen prüfen. Laden Sie hierzu als erstes den kostenlosen Standardkonterahmen SKR 03 und SKR 04 runter.

Kontenrahmen: was ist das genau?

Für eine korrekte Verbuchung Ihrer Geschäftsvorfälle bildet im Rahmen der doppelten Buchführung der Kontenrahmen Ihre Grundlage - wenn Sie hingegen die Buchführung nach der EÜR vornehmen, benötigen Sie keinen Kontenrahmen.

Bei der Bilanzierung ergibt sich also aus dem Kontenrahmen ein strukturiertes System, das Ihnen ein unübersichtliches Chaos erspart. Die verschiedenen Kontenrahmen für die unterschiedlichen Wirtschaftszweige wie beispielsweise Einzel- und Großhandel sind so weit vereinheitlicht, dass alle Unternehmen sich daraus einen individuellen Kontenrahmen zusammenstellen können. Der Kontenrahmen fasst schließlich noch den Kontenplan ein. Jedes Unternehmen legt sich dieses ganz individuell fest, damit alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar erfasst werden können. Jeder Bilanz-Position wird dadurch ein Konto des Kontenrahmens zugeordnet.

Kontenrahmen: wozu braucht ihn ein Unternehmen?

Die Buchführung eines jeden Unternehmens braucht Zahlen als Grundlage für Entscheidungen und für die zukünftige Planung. Diese Zahlen können nur bei Entscheidungen helfen, wenn diese mit den Zahlen der Vorjahre oder mit denen branchengleicher Betriebe verglichen werden. Dieser Vergleich gelingt nur bei einem allgemeingültigen Ordnungsschema. Der Vergleich garantiert, dass alle Konten eines Unternehmens und branchengleicher Unternehmen einheitlich benannt werden.

Dadurch ist Ihr Unternehmen also leichter in der Wirtschaftlichkeit zu beurteilen, wenn alle Unternehmen nach gleichen Standards arbeiten und nach einem einheitlichen System ihre Daten erfassen. Hier kommt nun also der Kontenrahmen ins Spiel. Ein Kontenrahmen listet alle anfallenden Einnahme- und Ausgaben und Anlageformen auf. Dank diesem geordneten System erhalten Sie einen genauen Überblick und können für sich so alle Vorgänge leichter erfassen.

Kurz gesagt, Sie benötigen einen Kontenrahmen:

  • zur Orientierung für die eigene Aufstellung von Kontenplänen,
  • um gleiche Geschäftsvorgänge korrekt zu verbuchen und zu vereinheitlichen und
  • um den Vergleich einzelner Betriebe zu ermöglichen.

Der Kontenrahmen ist also nicht nur ein hilfreiches buchhalterisches Instrument im Unternehmen, sie helfen Ihnen auch dabei, den Überblick zu behalten.

Kontenrahmen und Kontenplan: wo liegt der Unterschied?

Kontenrahmen sind in der Regel sehr umfassend, kleine Unternehmen verfügen jedoch längst nicht über das gleiche Ausmaß an wirtschaftlichen Vorgängen wie etwa ein großer Konzern und benötigen aus diesem Grund nicht alle Konten, die im Kontenrahmen aufgeführt sind. Sie können sich also aus den vorhandenen Konten des Kontenrahmens Ihren eigenen, betriebsspezifischen Kontenrahmen induzieren -  die Kontenklassen sowie die Nummerierung der Konten werden dabei vom Kontenrahmen übernommen. Dieser wird dann Kontenplan genannt. Die Benennung der einzelnen Konten verändert sich hierbei nicht, sodass die Übersichtlichkeit weiterhin gewährleistet ist.

Am Kontenplan könnten folgende Anpassungen vorgenommen werden:

  • Auswahl der wirklich benötigten Konten,
  • Unterteilung in Unterkonten,
  • Konten können individuell umbenannt werden.

Zur Verdeutlichung: Sie verfügen über mehrere Produkte, die Sie weltweit verkaufen. Für die Herstellung Ihrer Produkte müssen Sie benötigte Materialien einkaufen, Ihre Mitarbeiter entlohnen und Fixkosten decken. Diese ganzen Ausgaben könenn Sie in den jeweiligen Konten Ihres Kontenplans erfassen. Natürlich erhalten Sie auch Zahlungseingänge, welche ebenfalls verbucht werden. So erfassen Sie über das laufende Jahr hinweg ganz einfach und übersichtlich Ihre Einnahmen und Ausgaben, anhand einer solchen Statistik kann schließlich die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens beurteilt werden und auch, an welchen Ecken und Enden eventuell Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Wie finden Sie den passenden Kontenrahmen für Ihr Unternehmen?

Es gibt drei Arten von Kontenrahmen:

  1. Standardkontenrahmen
  2. Industriekontenrahmen
  3. Gemeinschaftskontenrahmen

Der Standardkontenrahmen

Der Standardkontenrahmen wird für den Einzelhandel, die Land- und Forstwirtschaft, das Hotel- und Gaststättengewerbe sowie etliche andere Branchen als eine Art Vorlage benötigt. In der Praxis wird von sogenannten DATEV-Kontenrahmen gesprochen Aus dem Standardkontenrahmen können die Konten ausgewählt werden, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen. Stimmen Sie sich hierzu am besten mit Ihrem Steuerberater ab, dieser kann Ihnen beratend zur Seite stehen und Ihnen zu einer geeigneten Vorlage raten. Wenn Sie sich für einen Standardkontenrahmen entschieden haben, müssen Sie die Konten auswählen, die Sie für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen brauchen.

Praxis-Beispiel für den Standardkontenrahmen

Sie sind selbstständig und wollen aus dem Standardkontenrahmen SKR 03 die Konten filtern, die Sie für die Buchführung Ihres Einzelunternehmens benötigen. Sie haben ein Büro, in dem Ihr Laptop, ein Sessel und ein Schreibtisch stehen. Daneben fahren Sie einen Dienstwagen. Ihre Rechnungen zahlen Sie stets über ein- und dasselbe Bankkonto, auf dem Sie auch Zahlungseingänge verbuchen. Als Unternehmen fallen regelmäßige monatliche Ausgaben für die Büromiete, Kosten für den Dienstwagen, Material- und Telefonkosten an. Nun möchten Sie das Ganze strukturieren, um die richtigen Konten zu finden, müssen Sie sich nun nacheinander die Konten der verschiedenen Bereiche ansehen.

Aus dem Bereich Anlagevermögen benötigen Sie dann beispielsweise folgende Konten:

SKR 03               BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
0320PKWAnschaffung und Abschreibung des PKW
0420BüroeinrichtungAnschaffung und Abschreibung der Büromöbel
0490Sonstige Betriebs- und GeschäftsausstattungAnschaffung und Abschreibung des Laptops

Der Industriekontenrahmen und der Gemeinschaftskontenrahmen

Wie der Name schon vermuten lässt, nutzen vornehmich Industrieunternehmen den Industriekontenrahmen (IKR), welcher dem Abschlussgliederungsprinzip folgt und den Gemeinschaftskontenrahmen (GKR), der dem Prozessgliederungsprinzip folgt. Der Industriekontenrahmen sollte zwar bereits vor Jahren den Gemeinschaftsrahmen ablösen, bisher existieren jedoch beide beide Kontenrahmen weiterhin parallel.

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Kontenrahmen: wie ist er im Detail aufgebaut?

In einem Kontenrahmen sind alle notwendigen Konten aufgelistet. Der Kontenrahmen wird grundsätzlich in 10 Kontenklassen in der Nummerierung 0-9 eingeteilt. Jedes Konto im Kontenrahmen bekommt eine vierstellige Nummer von 0001 bis 9999 zugeteilt. Die Ziffern der Kontenrahmen stellen verschiedene Gliederungsebenen dar:

  • Die erste Stelle steht für die Kontenklasse: beispielsweise 1 für Anlagevermögen
  • Die zweite Stelle steht für die Kontengruppe: beispielsweise 7 für Verbindlichkeiten
  • Die dritte Stellesteht für die Kontenuntergruppe: beispielsweise 3 für Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaften
  • Die vierte Stellesteht für die Einzelkonten: beispielsweise 1 für Restlaufzeit bis 1 Jahr

Neben den oben genannten Sachkonten, gibt es auch fünfstellige Kontonummern für sogenannte Personenkonten. Diese können allerdings nicht standardisiert werden, lediglich Bereiche reserviert werden, da sie für jedes Unternehmen individuell sind. In DATEV sind in der Debitorenbuchhaltung, die die Schuldner des Unternehmens umfasst, die Bereiche 10000-69999 vorgesehen. Kreditoren, als Gläubiger, haben im Kontenrahmen die Gruppen 70000-99999.

Beispiel: Die Kontenklassen des SKR 04

KlasseAnlageBeschreibung
0Anlagevermögendie Konten für den langfristigen Vermögenswerte des Unternehmens
1Umlaufvermögendie Konten für den Warenverkehr und die kurz- und mittelfristigen Finanzen sowie die aktive Rechnungsabgrenzung
2EigenkapitalKonten für das Eigenkapital sowie für Kapital- und Gewinnrücklagen
3FremdkapitalKonten für alle Verbindlichkeiten sowie für die passiven Rechnungsabgrenzungen
4ErträgeKonten für Erträge aus Umsatz, Dienstleistungen, Bestandsveränderungen, gewährte Boni und Skonti u.a.
5AufwendungenKonten zum Materialaufwand, erhaltene Boni und Skonti u.a.
6AufwendungenKonten für die betriebsnotwendigen Aufwendungen, z.B. Lohn und Gehalt
7Weitere Erträge / Weitere AufwendungenKonten für Zinsaufwendungen und Erträge, Gewerbe- und Grundsteueraufwand u.a.
9Privatkonten / Sonstige KontenKonten für Privateinlagen und -entnahmen sowie Eröffnungs- und Schlussbilanzkonto
TIPP

Haben Sie erst einmal einen individuellen Kontenrahmenplan für Ihr Unternehmen entwickelt, so gehen viele folgende Prozesse leichter von der Hand.

Spezielle Kontenrahmen

Neben den generellen Kontenrahmen, die als Basis für den Kontenplan ausreichen, gibt es auch spezielle Kontenrahmen für bestimmte Branchen, manchmal auch für einzelne Unternehmen. Die folgende Übersicht zeigt einen Auszug speziellerer Kontenrahmen. Teilweise sind es die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die detaillierter gegliedert wurden oder zusätzliche Konten beinhalten - alle Kontenrahmen mit dem Zusatz "Basis SKR XX".

Teilweise werden aber auch unternehmensspezifische Kontenrahmen entwickelt, da die Besonderheiten der Branchen zu spezifisch sind und zu weit von dem gängigen Standardkontenrahmen abweichen. Diese sind mit dem Firmennamen versehen:

KontenrahmenBasis
Kontenrahmen für bestimmte Branchen
ÄrzteSKR 03, SKR 04 oder SKR 81 (Arztpraxen)
Autobahn-ServicebetriebeSKR 03
GartenbauSKR 03
Hotels und GaststättenSKR 03, SKR 04 oder SKR 70
Kfz-Branche/Kfz-BetriebeSKR 51 oder SKR 93
Kommunale UnternehmenSKR 04
KrankenhäuserSKR 99
Land- und forstwirtschaftliche BetriebeSKR 14
Schulen in freier TrägerschaftSKR 03
Soziale Einrichtungen nach PBVSKR 45
TankstellenSKR 03
Vereine/Stiftungen/gGmbHSKR 49
ZahnärzteSKR 03, SKR 04 oder SKR 80
Kontenrahmen für bestimmte Unternehmen
BMWSKR 54
Burger KingSKR 03
FiatSKR 55
McDonaldsSKR 03 oder SKR 04
PeugeotSKR 57

Erstellung eines Kontenplans im Kontenrahmen

Die Erstellung des Kontenplans im Kontenrahmen ist auch für Gründer und junge Unternehmer sehr einfach. Sie nehmen den bevorzugten Kontenrahmen und passen ihn den individuellen Bedürfnissen Ihres neu gegründeten Unternehmens an. Wenn es keinen speziellen Kontenrahmen für die eigene Branche gibt, wird in der Regel auf die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 zurückgegriffen. Die Auswahl zwischen diesen beiden Kontenrahmen ist ausschließlich abhängig von den Präferenzen bezüglich der Gliederung.

Die Buchung der Geschäftsvorfälle wird auf der untersten Gliederungsebene des Kontenplans vorgenommen. Das heißt, jeder Buchungsvorgang wird auf den Einzelkonten durchgeführt. Die Aggregation in die höheren Gliederungsebenen der Konten(unter)gruppen oder Kontenklassen erfolgt zu bestimmten Stichtagen oder zur Analyse. Daraus wird dann auch der Jahresabschluss in Form von Bilanz und GuV erstellt.

Kontenrahmen: so verbuchen Sie richtig (Praxisbeispiel)

Um Ihnen die Thematik der Kontenrahmen praktisch näher zu bringen, hier ein kleines Beispiel:

Sie möchten Ihrem Mitarbeiter ein Gehalt von 1.800 € überweisen. Welche Konten sind hier betroffen? Wir gehen davon aus, dass Sie den Kontenrahmen SKR 04 nutzen. Da Sie das Geld überweisen ist in jedem Fall das Konto "1800 Bank" anzugeben. Da es sich um Löhne bzw. Gehälter handelt ebenfalls das Konto "6000 Löhne und Gehälter".

  1. "1800 Bank" ist ein aktives Bestandskonto, hier werden Zugänge also im Haben gebucht. "6000 Löhne" ist ein Aufwandskonto, hier werden also Aufwendungen bzw. Zugänge an Aufwendungen im Soll gebucht.
  2. Da Sie das Gehalt ja bezahlen, muss dieses also von Ihrem Konto "Bank" abgehen, wird dort also im Haben gebucht. Auf dem Konto "6000 Löhne" findet eine Mehrung des Aufwands bzw. grundsätzlich ein Aufwand statt, wodurch dieser nach der Regel dort im Soll gebucht wird.
  3. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Bank" im Haben.
  4. Bei der Buchung tragen Sie das Gehalt also in die entsprechenden Kontennummern mit der Bezeichnung Löhne und Gehälter im Soll ein.

Der Buchungssatz zu diesem Geschäftsvorfall für SKR04 lautet also: SKR 04 (Soll) 6000 Löhne an SKR 04 (Haben) 1800 Bank: 1.800 €

Hier nochmal beispielhaft für die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 erfasst:

Kontenrahmen KontennummerKontenklasseKontenbezeichnungBetrag
SKR 03 Soll41006Löhne und Gehälter1.800 €
SKR 03 Haben12001Bank1.800 €
Kontenrahmen KontennummerKontenklasseKontenbezeichnungBetrag
SKR 04 Soll60006Löhne und Gehälter1.800 €
SKR 04 Haben18001Bank1.800 €

Sollten Sie sich bei manchen Ihrer Kontenrahmen Buchungen immer noch fragen: welches Konto ist denn jetzt das Richtige? Wie lautet der zugehörige Buchungssatz? Dann sollten Sie über eine Buchungssoftware nachdenken, die Ihnen Ihre Geschäftsvorgänge ohne großen Aufwand richtig bucht.

Zusammenfassung: Kontenrahmen in der doppelten Buchführung

Das Thema rund um Kontenrahmen und Kontenplan deckt ein komplexes Feld der Buchführung ab.Das Verzeichnis der Kontenrahmen ermöglicht dank seiner Übersichtlichkeit den Vergleich in den entsprechenden Wirtschaftszweigen. Der Kontenplan dagegen ist das Verzeichnis für die jeweiligen Konten. Alles auf einen Blick:

  • Kontenrahmen: systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Konten der Buchführung in einer Branche
  • Zahlenvergleiche innerhalb der Branche sind wichtig für zukünftige Entscheidungen
  • Ein Kontenplan ist ein spezifischer Kontenrahmen, der auf ein Unternehmen zugeschnitten ist

Viele Ihrer Geschäftsvorfälle kehren mit Sicherheit immer mal wieder. Wenn Sie einaml den Dreh raus haben, geht Ihnen das kontieren ganz einfach von der Hand. Sollte doch mal ein Problem aufauchen, holen Sie Ihren Steuerberater zu Hilfe oder arbeiten mit einer guten Buchhaltungssoftware, der Sie die Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle überlassen können.

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