Rechnungsvorfinanzierung statt Mahnungen verschicken - wie geht das?

Rechnungsvorfinanzierung macht dem Ärger mit Mahnungen und unbezahlten Rechnungen ein Ende. In diesem Abschnitt unseres Kapitels rund um Factoring lesen Sie, wie Rechnungsvorfinanzierung funktioniert. Wir gehen auf Vor- und Nachteile ein. Sie erfahren, was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt. Außerdem erläutern wir, welche Kosten bei der Rechnungsvorfinanzierung auf Sie zu kommen und wie Sie diese Kosten gegenfinanzieren können.

Wir geben Ihnen Hinweise zum Factoringvertrag und zeigen Ihnen, wie Sie im Detail mit der Rechnungsvorfinanzierung starten.

Was ist Rechnungsvorfinanzierung?

Rechnungsvorfinanzierung ist eine andere Bezeichnung für das Factoring. Die Vorfinanzierung einer Rechnung funktioniert wie folgt: Sie stellen ihrem Kunden eine Rechnung für eine erbrachte Leistung. Diese Rechnung verkaufen Sie an die Factoringgesellschaft. Die Factoringgesellschaft bezahlt Ihnen die Rechnung und zieht dabei eine Factoringgebühr ab. Ohne die Rechnungsvorfinanzierung würden Sie beispielsweise drei Wochen auf die Bezahlung Ihrer Rechnung warten. Wenn Sie die Rechnung hingegen vorfinanzieren lassen, erhalten Sie Ihr Geld innerhalb von zwei Tagen. Die Factoringgesellschaft übernimmt die Rechnungsvorfinanzierung und verschafft Ihnen dadurch einen Liquiditätsvorteil.

Gleichzeitig bietet Ihnen die Factoringgesellschaft einen Ausfallschutz. Kann Ihr Kunde seine Rechnung nicht bezahlen, ist das nicht länger Ihr Problem. Denn die Factoringgesellschaft übernimmt das komplette Debitorenmanagement und das Risiko des Zahlungsausfalls. Also im Detail:

  • die Überwachung des Zahlungseingangs
  • das Mahnwesen bei nicht pünktlich bezahlten Rechnungen
  • das Inkasso, sollte der Kunde auf die Mahnungen nicht reagieren

Finanzielle Auswirkungen von Rechnungsvorfinanzierung

Eine Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring hat positive finanziell und bilanziell Auswirkungen für Ihr Unternehmen:

  • die Liquidität erhöht sich
  • die Außenstände nehmen ab
  • die kurzfristigen Verbindlichkeiten nehmen ab
  • Liquiditätskennzahlen verbessern sich
  • die Eigenkapitalquote nimmt zu.

Das wissen Ihre Geschäftspartner, insbesondere die Banken, zu schätzen. Allerdings ist Rechnungsvorfinanzierung nicht umsonst. Denn Sie bezahlen für die Dienstleistung der Rechnungsvorfinanzierung eine Factoringgebühr, die Ihre Finanzierungskosten erhöht.

Dazu ein Beispiel: Nehmen wir an, Ihr Unternehmen macht einen Umsatz von 1.000.000 € und die durchschnittliche Factoringgebühr beträgt 3 %. Dann entstehen 30.000 € an zusätzlichen Finanzierungskosten durch die Factoringgebühr. Wir erläutern Ihnen später im Text, wie sie diese Gebühr für die Rechnungsvorfinanzierung gegenfinanzieren können.

Vorteile von Rechnungsvorfinanzierung

Der Einsatz der Rechnungsvorfinanzierung kann sich ohne Frage für Unternehmer lohnen:

  1. Der Liquiditätsgewinn macht Sie handlungsfähiger
  2. Sie sparen Kosten
  3. Sie gewinnen Zeit
  4. Ihr Ansehen bei den Geschäftspartnern steigt
  5. Sie haben Vorteile beim Rating
  6. Ihr finanzielles Risiko sinkt

Vorteile 1 + 2: verbesserte Handlungsfähigkeit sowie Kosteneinsparungen

Mit der sofortigen Liquidität durch die Rechnungsvorfinanzierung sind Sie handlungsfähiger. Beispielsweise können Sie bei Ihren eigenen Einkäufen Skontierungen ausnutzen. Oder Sie verwenden die gewonnene Liquidität für Tilgungen von Krediten und reduzieren ihre Zinskosten.

Wenn Sie Skontovorteile ausnutzen, senken Sie Ihre Kosten im Einkauf. Eventuell können Sie eine Stelle im Backoffice streichen, dann sparen Sie Personalkosten. Auf jeden Fall sinken Kosten für Telefonanrufe und Porto für Mahnschreiben. Auch die Inkassokosten entfallen. Durch ein besseres Rating sinken außerdem Ihre Finanzierungskosten. (Siehe auch Vorteil 5)

Vorteil 3: Zeitgewinn

Nicht nur Ihr Team im Backoffice gewinnt Zeit. Auch Sie können die Zeit anderweitig nutzen, die Sie sonst am Telefon mit säumigen Zahlern verlieren. Zum Beispiel um neue Kunden zu akquirieren oder um ihre Bestandskunden zu pflegen, denen Sie dabei zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen verkaufen können.

Vorteil 4: das Ansehen bei Ihren Geschäftspartnern steigt durch Rechnungsvorfinanzierung

Ihren Kunden können Sie längere Zahlungsziele einräumen. Dies kann auch ein Wettbewerbsvorteil bei größeren Aufträgen sein. Auf der anderen Seite schätzen Ihre Lieferanten pünktliche Zahler. Und Banken schätzen Unternehmen, die durch eine Rechnungsvorfinanzierung ihr Working Capital Management und ihre Eigenkapitalquote verbessern.

Vorteil 5: das Rating verbessert sich

Durch die Rechnungsvorfinanzierung erhöhen sich die Liquidität und die Eigenkapitalquote. Dadurch erhalten Sie bei Ihrer Bank ein besseres Rating. Durch ein besseres Rating können Sie Projekte problemloser finanzieren (siehe Vorteil 1: verbesserte Handlungsfähigkeit) und Sie erhalten bessere Zinskonditionen für Darlehen (siehe Vorteil 2: Kosten)

Vorteil 6: das finanzielle Risiko sinkt

Wer keine Außenstände hat, hat auch keine Zahlungsausfallrisiken. Der Factoringdienstleister sichert Sie dagegen ab. Denn die Kreditausfallversicherung ist praktisch Bestandteil der Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring.

Nachteile der Rechnungsvorfinanzierung

Die Rechnungsvorfinanzierung über einen Factoringdienstleister hat nicht nur Vorteile. Diese Nachteile sollten Sie kennen:

  1. durch die Rechnungsvorfinanzierung entstehen Zusatzkosten durch die Factoringgebühr
  2. Sie binden sich über lange Zeit an ein Factoringunternehmen
  3. Fallstricke - verdecktes unechtes Factoring, Gebührenklauseln, Factoringvorverträge
  4. die Rechnungsvorfinanzierung geht nicht in allen Branchen oder
  5. bei jedem Kunden (Abtretungsvorbehalt)
  6. und eine Rechnungsvorfinanzierung funktioniert nicht bei Kunden, die extrem schlechte Zahler sind

Nachteil 1: Zusatzkosten

Factoringkosten werden zum Problem, wenn Sie von Haus aus enge Gewinnmargen haben.

  • Beispiel: Ein Unternehmen mit einem Umsatz von 1.000.000 € und einem Gewinn von 10.000 € erzielt eine Umsatzrendite von 1%. Eine Factoringgebühr in Höhe von 3% ist in diesem Fall zunächst nicht finanzierbar, denn bei einem Umsatz von 1.000.000 € entstehen Factoringgebühren von 30.000 €. Hierbei müssten Maßnahmen der Gegenfinanzierung geprüft werden, die wir weiter unten im Text aufzeigen.

Nachteil 2: Bindung an die Factoringgesellschaft

Bei klassischen Factoringgesellschaften verpflichten Sie sich in der Regel zu einer Rechnungsvorfinanzierung für Ihren gesamten Umsatz. Das heißt, jede Rechnung läuft über den Factoringdienstleister. Das ist dann ein Problem, wenn Ihr Kundenstamm gut zahlt. In so einem Fall wäre es von Vorteil, nicht alle Rechnungen vorfinanzieren lassen zu müssen. 

Nachteil 3: Fallstricke bei Angeboten und Verträgen

Prüfen Sie genau, wer das Ausfallrisiko bei einer Rechnung trägt. Oft erkennen Sie nicht auf den ersten Blick, ob ein Factoringangebot einen Zahlungsausfallschutz bietet. Auch finden sich in vielen Factoringverträgen versteckte Kosten und unangenehme Klauseln. Auch sogenannte Factoringvorverträge können problematisch sein, weil Sie sich dadurch an die Factoringgesellschaft binden, ohne dass diese Leistungen erbringen muss.

Nachteil 4: Branchenbeschränkungen, Branchenklauseln

Factoring geht nicht für alle Branchen. Rechnungen an Privatkunden können Sie in der Regel nicht über die Factoringgesellschaft finanzieren. Zudem können Factoringverträge können explizit Branchenklauseln beinhalten und damit eine Rechnungsvorfinanzierung unmöglich machen.

Nachteil 5: Abtretungsverbote

Auch Abtretungsverbote verhindern eine Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring. Wenn Ihr Kunde explizit die Abtretung einer Rechnung an eine Factoringfirma untersagt, können Sie das Instrument nicht einsetzen.

Nachteil 6: Wer nur schlechte Zahler hat ...

... kann Factoring nicht einsetzen. Nicht nur, weil die Gebühren zu hoch wären. Die Factoringgesellschaft würde die Rechnung nicht vorfinanzieren. Sie entscheidet auf Basis jeder einzelnen Rechnung über Kauf oder Ablehnung des Ankaufs. 

Typische Bedenken von Gründern gegen Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring

Diese Einwände gegen die Rechnungsvorfinanzierung sind oft zu hören:

  • "Wie werden meine Kunden darauf reagieren?"
  • "Wie kann ich Factoringgebühren gegenfinanzieren?"
  • "Wie seriös ist das Factoringangebot?"
  • "Wie kompliziert ist das?"
  • "Wie transparent sind die Kosten?"

Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Bedenken genauer ein.

"Wie werden die Kunden darauf reagieren?"

Ein häufiger Einwand bei der Entscheidung zur Rechnungsvorfinanzierung lautet: Könnten meine Kunden meine finanzielle Situation in Frage stellen? Dieses Bedenken räumen Sie aus, indem Sie den Einsatz von Factoring als Methode der Rechnungsvorfinanzierung klar begründen und offen gegenüber den Kunden kommunizieren. Eine weitere Angst ist, dass das Factoringunternehmen säumige Zahler zu streng anmahnt. In der Regel ist dieses Bedenken unbegründet. Denn die Mitarbeiter in den Mahnabteilungen sind entsprechend geschult, die Mahnungen mit entsprechendem Fingerspitzengefühl auszusprechen.

"Wie kann ich Factoringgebühren gegenfinanzieren?"

Die Gegenfinanzierung behandeln wir im nachfolgenden Absatz noch im Detail. Stellen Sie sich zunächst einfach folgende Fragen:

  • Wie viele Stunden verbrauchen Ihre Mitarbeiter für Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen?
  • Wie hoch sind Ihre durchschnittlichen Zahlungsausfälle der letzten 3 Jahre? Da Sie als Neugründer über diese Erfahrungen nicht verfügen, sollten Sie Statistiken über Zahlungsausfälle heranziehen und das Zahlungsausfallrisiko für Ihr Unternehmen und Ihre Branche kalkulieren.
  • Nutzen Sie aktuell für Ihre Einkäufe Skonto?
  • Wie hoch ist der Zinsaufwand für Ihre kurzfristigen Bankkredite?
  • Wieviel Zeit gewinnen Sie persönlich durch das vereinfachte Debitorenmanagement?

"Wie seriös ist das Factoringangebot?"

Eine berechtigte Frage: über Factoringanbieter finden Sie viele Informationen in Vergleichsportalen im Internet. Lesen Sie das Impressum auf der Website eines Factoringdienstleisters, es muss unbedingt einen Hinweis auf die BaFin enthalten. Die BaFin ist die Bundesaufsicht für Finanzdienstleistungen und hier müssen sich die Factoringanbieter registriert haben. Oder nutzen Sie Unternehmernetzwerke oder Foren im Web zur Vorinformation. Lassen Sie sich auch Vertragsmuster zeigen, bevor Sie mit einer Gesellschaft abschließen. Weitere Hinweise erhalten Sie auf unseren Unterseiten zur Anbieterauswahl undzum Factoringvertrag.

"Wie kompliziert ist der Ablauf?"

Auch hier helfen Checklisten zur Auswahl von Factoringunternehmen. Informieren Sie sich in unseren Artikel zur Auswahl von Factoringdienstleistern und zum Factoringvertrag. In der Tat gibt es Factoringverträge, die zum Teil sehr komplizierte und unübersichtliche Regeln enthalten.

"Wie hoch sind die Kosten?" 

Die Höhe der Kosten ist eine wichtige Frage für Ihre Kalkulation. Kompliziert wird das dann, wenn ein Factoringvertrag sehr viele versteckte Kosten birgt. Nähere Informationen erhalten Sie in dem Abschnitt zum Factoringvertrag.

Kosten der Rechnungsvorfinanzierung - wie gegenfinanzieren?

Eine schlechte Nachricht vorab: die Kosten bei der Rechnungsvorfinanzierung sind nicht ganz genau vorhersehbar. Sie hängen ab von Ihrer Bonität, von der Bonität Ihrer Kunden und von der Höhe der Rechnung sowie vom gewährten Zahlungsziel.

Wenn Sie das Instrument der Rechnungsvorfinanzierung in Ihrem Unternehmen einführen, dann sollten Sie die Gebührensätze der ersten beiden Monate zur Grundlage Ihrer Planung nehmen. Nehmen wir an, Sie haben in den ersten Monaten eine durchschnittliche Factoringgebühr von 3%. Als vorsichtiger Kaufmann könnten Sie dann zum Beispiel in Ihrer Kostenplanung mit einem Satz von 4% rechnen. Besprechen Sie dieses Thema auch mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Betriebsberater, die in der Regel schon Erfahrung damit haben.

Welche Komponenten enthält die Factoringgebühr?

In der Regel sind es bis zu 4 Faktoren, die die Höhe der Kosten bestimmen:

  • Handlingsgebühr
  • Gebühr für die Bonitätsprüfung
  • Finanzierungszins für die Länge des Zahlungsziels
  • Risikogebühr abhängig von der Bonität des Debitoren, sprich: Ihres Kunden

Sie sehen aus der Listung dieser Komponenten, dass es unmöglich ist, für eine einzelne Rechnung eine Gebührenschätzung zu machen, ohne die Rechnung explizit vor sich liegen zu haben.

Exkurs: Und wie ist das mit der Höhe des Factoringabschlags?

Die Bonität Ihrer Kunden und die Länge des Zahlungsziels bestimmen die Höhe des Abschlags bei Rechnungsvorfinanzierung. Davon hängt ab, ob die Factoringgesellschaft die Rechnung mit 80%, 90% oder mit 100% abzüglich der Factoringgebühren vorfinanziert und ihnen auszahlt. Die gute Nachricht: Immer mehr Onlineanbieter für die Rechnungsvorfinanzierung bieten mittlerweile eine 100%-Auszahlung.

Factoringgebühren: Fallstricke und versteckte Kosten der Rechnungsvorfinanzierung

Sie müssen vorsichtig sein, wenn Factoringverträge komplizierte Regelungen zu den Gebühren aufweisen. Da gibt es zum Beispiel:

  • Implementierungsgebühren zu Beginn der Geschäftsbeziehung
  • Auditgebühren für die Prüfung Ihrer Buchhaltung
  • fixe Bearbeitungsgebühren pro Rechnung
  • Gebühren für die Anlage eines Debitors

Diese Zusatzgebühren und versteckte Kosten finden Sie bei neueren Onlineanbietern in der Regel nicht. Bei diesen gibt es eine Gebühr pro Rechnung, und das war es. Komplizierte Zusatzgebührenregelungen erschweren Ihre Kostenplanung. Sie sind nur gerechtfertigt, wenn die variable Factoringgebühr deutlich niedriger ist, als bei einem Anbieter, der eine feste Gebühr pro Rechnung ausweist und auf versteckte Kosten verzichtet. Der Fairness halber muss aber erwähnt werden, dass es Factoringgesellschaften gibt, die auch Boni an den Factoringkunden auszahlen, wenn die Ausfallquote bei den Rechnungen gering ist.

Factoringgebühren gegenfinanzieren

"Kann ich mir die Factoringgebühren leisten?" - diesen typischen Einwand gegen Factoring haben wir kennengelernt. Für eine genaue Betrachtung, listen wir auf, welche Kosten Sie durch den Einsatz der Rechnungsvorfinanzierung via Factoring senken können:

  • Kosten durch Zahlungsausfälle entfallen
  • Skontoerträge entstehen, weil Sie Ihre Lieferantenrechnungen jetzt einfacher skontieren können
  • Personalkosten sinken, weil Sie Stellen im Back-Office streichen können

Nehmen wir ein Zahlenbeispiel: Wir haben ein Unternehmen mit einem Umsatz von 1.000.000 €. Es erleidet durchschnittlich 13.000 € an Zahlungsausfällen pro Jahr. Der Unternehmer schließt einen Vertrag mit einer Factoringgesellschaft ab. Nach einem Jahr der Zusammenarbeit zieht er Bilanz:

  • Es entstanden 35.000 € an Factoringgebühren
  • Dafür beliefen sich die Zahlungsausfälle auf 0 € statt vorher 13.000 €
  • Außerdem sparte er durch die Nutzung von Skonto 12.000 €
  • Er konnte eine Stelle in der Buchhaltung streichen. Kostenersparnis: 25.000 € 
  • Die Gesamteinsparungen betrugen also insgesamt 50.000 €. Das heißt, die Rechnungsvorfinanzierung via Factoring hat netto Einsparungen von 15.000 € gebracht.

Außerdem können Sie die Factoringgebühren auch dadurch kompensieren, indem Sie die gewonnene Zeit besser nutzen, die Sie andernfalls durch Mahnwesen, Telefonate mit säumigen Zahlern verlieren. Nehmen wir unser Zahlenbeispiel: Durch den Zeitgewinn akquiriert der Unternehmer 5 wichtige Kunden, die einen zusätzlichen Deckungsbeitrag von 25.000 € bringen. Dann kommt zur Kosteneinsparung von 15.000 € noch ein zusätzlicher Ertrag von 25.000 € hinzu und somit entsteht ein positiver Gesamteffekt von 40.000 €. Der Zeitgewinn durch Rechnungsvorfinanzierung ist speziell bei Einzelgründern ein wichtiger Gesichtspunkt.

Der Ablauf der Rechnungsvorfinanzierung

Wie extrem ist der Papierkram beim Start mit der Rechnungsvorfinanzierung? Eine berechtigte Frage und ein typischer Einwand. Wir stellen Ihnen hier die Abläufe vor, wie die Registrierung beim Factoringunternehmen funktioniert, wie der Ablauf der Rechnungsvorfinanzierung pro Rechnung detailliert aussieht, welche Sonderfälle es geben kann und was im schlimmsten Fall passiert, wenn die Rechnung platzt.

Registrierung beim Factoringunternehmen

Hier gibt es deutliche Unterschiede zwischen klassischen Anbietern und Start-ups, die Onlinefactoring-Plattformen betreiben. Beim klassischen Factoringanbieter dauert es in der Regel länger. Hierbei sieht der typische Prozess der Neukundenaufnahme so aus:

In seltenen Fällen gelingt die Registrierung innerhalb von 24 Stunden.

Registrierung bei Online-Factoringdienstleistern

Hier ist alles viel einfacher:

  • Sie melden sich online mit Ihren Firmendaten an.
  • Es erfolgt eine Online-Verifizierung, bei der Sie sich legitimieren müssen.
  • Die Bonitätsprüfung Ihrer Person und Ihres Unternehmens schließt die Registrierung ab.

Einen Rahmenvertrag gibt es hier keinen. Der Anmeldeprozess ist eine Sache von ein paar Minuten und Sie können am Tag der Anmeldung Ihre ersten Rechnungen verkaufen.

Welche Schritte erfolgen beim Ankauf einer Rechnung

Auch die klassischen Factoringgesellschaften arbeiten mittlerweile mit Onlinekundenbereichen. Daher ist der Ablauf meist folgender:

  • Hochladen der Rechnung samt Leistungsnachweis
  • Bonitätsprüfung des Rechnungsempfängers
  • Berechnung der Factoringgebühr
  • Übermittlung des Kaufangebots
  • Annahme des Kaufangebots
  • Auszahlung des Rechnungsbetrags nach erfolgter Wertbestätigung beim Rechnungsempfänger

Welche Sonderfälle gibt es?

Die typischen Sonderfälle sind:

  • Der Rechnungsempfänger kürzt die Rechnung
  • Die Factoringgesellschaft lehnt den Ankauf ab

Wenn die Rechnung nicht vollständig bezahlt wird, weil Mängelrügen geltend gemacht wurden, berechnet die Factoringgesellschaft dem Factoringkunden die Differenz. Wenn die Factoringgesellschaft den Ankauf ablehnt, dann liegt das an der Bonität des Rechnungsempfängers. In so einem Fall sollte der Unternehmer ggf. auf das Geschäft verzichten oder auf Vorkasse bestehen.

Was passiert, wenn eine Rechnung platzt?

Beim echten Factoring ist das kein Problem. Sie erhalten Ihr Geld. Aber Achtung: Vergewissern Sie sich, ob Sie wirklich Ihren Rechnungsbetrag zu 100% erhalten, oder ob in den Vertragsbedingungen Zahlungsausfallklauseln enthalten sind.

Wichtig: Factoring ist nicht geeignet für Unternehmen, die ausschließlich mit faulen Zahlern zusammenarbeiten. Wenn Sie also jetzt ohne Rücksicht auf Bonitätskriterien Kunden akquirieren, kann das böse Folgen haben. Denn je schlechter die Bonität Ihrer Kunden, desto höher das Risiko, dass die Factoringgesellschaft eine Rechnung nicht ankauft. Und desto höher fallen die Factoringgebühren aus. Außerdem gibt es auch Formen des Factorings, bei denen das Risiko des Zahlungsausfalls bei Ihnen bleibt. Stichwort: unechtes Factoring.

Fazit - Rechnungsvorfinanzierung für Gründer und Unternehmer

Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring ist ein interessantes Finanzierungsinstrument für Gründer. Denn mit der Rechnungsvorfinanzierung steigt Ihre Liquidität, Ihr finanzielles Risiko sinkt und die Eigenkapitalquote Ihres Unternehmens erhöht sich. Die Factoringgebühr kompensieren Sie durch Wegfall der Zahlungsausfälle, durch Skontoerträge und Einsparungen im Backoffice, wenn Sie das Debitorenmanagement auslagern.

Wichtig ist es, den richtigen Factoringdienstleister auszuwählen. Vergleichen Sie Anbieter und prüfen Sie die Factoringverträge auf Fallstricke und versteckte Kosten. Machen Sie eine Finanzplanung, in der Sie die Belastungen durch Factoringgebühren und die möglichen Kosteneinsparungen sorgfältig gegeneinander abwägen. Der Ablauf beim Factoring ist durch die Digitalisierung sehr einfach. Der komplette Prozess der Rechnungsvorfinanzierung findet heute online statt, und zwar in den Kundenbereichen auf den Webauftritten der Factoringdienstleister.

Lernen Sie in weiteren Abschnitten den wichtigen Unterschied zwischen echtem und unechtem Factoring kennen, die wichtigsten Dinge zum Factoringvertrag und zur Wahl des Factoringanbieters. Außerdem zeigen wir Ihnen auf, ob die Kreditausfallversicherung eine echte Alternative zur Rechnungsvorfinanzierung sein kann.

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