Zahlungserinnerung schreiben: Kunden freundlich an offene Rechnungen erinnern

Auftrag erledigt, Produkt verkauft oder Dienstleistung erbracht - dann können Sie als Gründer und Unternehmer die wohlverdiente Rechnung schreiben und freuen sich auf den Zahlungseingang. Doch hin und wieder wird der Zahlungstermin überschritten - eine unangenehme Situation.

Statt zu hoffen, dass der Kunde schon noch zahlen wird, sollten Sie offensiv an die Sache rangehen. Der erste Schritt ist der direkte Kontakt und die freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung. Ist die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich, schließt sich die Mahnung an. Wir stellen Ihnen eine Vorlage für die Zahlungserinnerung zur Verfügung und geben zum Abschluss 10 Tipps.

Was bedeutet Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung, auch Zahlungsaufforderung genannt, ist ein Schreiben, welches dem Schuldner zugeht und auf einen offenen Rechnungsbetrag hinweist. Wir kennen es alle: im Alltag kann eine Rechnung gerne schnell mal untergehen und der Zahlungstermin ist überschritten. Das wissen auch die meisten Unternehmen und treten in einem solchen Fall zunächst freundlich an ihren Kunden heran, um auf den ausbleibenden Zahlungseingang hinzuweisen. Demnach wird in der ersten Zahlungsaufforderung der Hinweis auf eine offene Rechnung meist noch sehr freundlich formuliert, da es durchaus möglich sein kann, dass der Kunde nicht vorsätzlich gehandelt, sondern die Rechnung schlichtweg aus den Augen verloren und den Zahlungstermin vergessen hat.

Achtung: offene Rechnungen können zum Problem werden

Obgleich Sie sich ohne Frage zunächst für eine freundliche Zahlungserinnung entscheiden sollten, beachten Sie stets, dass offene Rechnungen sehr schnell zu Problemen bei Ihnen im Unternehmen führen können. Die Zahlungsmoral Ihrer Kunden hat einen wesentlichen Einfluss auf den Geschäftsverlauf. Gerade für Gründer können in der Startphase einzelne Forderungen, die vom Kunden nicht beglichen werden, schnell die Existenz bedrohen. Aber auch wenn das Volumen offener Posten auf den ersten Blick nicht sonderlich hoch erscheint, oder wenn Forderungen nicht ausfallen, sondern nur später bedient werden als erwartet, beeinflusst der Zahlungszeitpunkt maßgeblich die Liquidität eines Unternehmens.

Es ist deshalb wichtig, schon in frühen Unternehmensphasen ein funktionierendes Mahnwesen zu etablieren bzw. zu standardisieren. Behalten Sie Zahlungstermin und Zahlungseingang jeder Rechnung stets im Blick. Bevor es jedoch zu einer Mahnung kommt, sollte man den säumigen Kunden eine Zahlungserinnerung senden, um an den Fälligkeitstermin der Rechnung zu erinnern. Schließlich gilt es, eine gute Beziehung zum Kunden zu behalten, statt ihn direkt zu vergraulen.

TIPP

Sie wollen Ihren Rechnungen nicht mehr hinterherlaufen? Dann nutzen Sie doch Factoring. Sie reichen Ihre Rechnung ein und erhalten schnell Ihr Geld überwiesen.

Was tun, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden?

Sie haben Ihre Dienstleistung erbracht und damit Ihren Teil des Auftrags erfüllt. Nun liegt es am Kunden seinen Teil zu leisten und die offene Rechnung zu begleichen. Wenn jedoch auch nach dem eingeräumten Zahlungsziel von zwei Wochen die Rechnung nicht beglichen wurde, stellt sich schnell Unbehagen ein: Der Kunde kommt seiner Zahlungspflicht nicht nach. Ob mutwillig oder nicht – für kleine und mittelständische Betriebe sowie Selbstständige können Auftraggeber mit schlechter Zahlungsmoral schnell zum Verhängnis werden. Dennoch scheuen viele Unternehmen die Konfrontation mit dem zahlungsunwilligen Kunden. Sie befürchten, den Kunden zu verprellen und üben sich in Geduld.

Wir empfehlen: Warten Sie auf keinen Fall tatenlos auf die Bezahlung der Rechnung, wenn der Zahlungstermin überschritten wurde. Ihnen stehen nicht ohne Grund rechtliche Wege offen, die Zahlung beim Kunden einzufordern. Gehen Sie dabei zielgerichtet, jedoch freundlich vor. Schließlich kann es viele Gründe für das Zahlungsversäumnis geben: vielleicht ist die Rechnung gar nicht angekommen, der Kunde erkrankt oder nur vergesslich. In den schlimmsten Fällen zahlt der Auftraggeber vorsätzlich nicht oder kann die Rechnung aus finanziellen Gründen nicht bezahlen. Sollte Sie der Kunde in den genannten Fällen vorsätzlich über die eigene Zahlungsfähigkeit oder -willigkeit getäuscht haben, ist das Verhalten sogar strafbar. Dies zeigt, werden Sie auf jeden Fall aktiv, wenn der Fälligkeitstermin nicht eingehalten wurde.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung: wo liegt der Unterschied?

Mahnung, Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung – ganz gleich, bei welchem Namen man das Kind nennt: Es geht immer darum, dass ein offener Rechnungsbetrag eingefordert wird, wenn der Zahlungstermin nicht eingehalten wurde. Aber gibt es denn eigentlich einen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

In Deutschland wird es öfter so gehandhabt, bei einer offenen Rechnung zunächst drei Schreiben zu versenden, bevor man weitere Schritte wie etwa ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassounternehmens einleitet.

  1. Dabei bezeichnet man das erste Schreiben oft höflichkeitshalber als Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung, da zu diesem Zeitpunkt noch davon ausgegangen wird, dass der Kunde die Rechnung nicht absichtlich offen gelassen hat. Dieses Erinnerungsschreiben hat noch keine Rechtsfolge.
  2. Meist folgt erst im zweiten Schreiben eine sachliche Aufforderung, die offene Rechnung zu begleichen. Dieses zweite Schreiben trägt dann die Bezeichnung "Mahnung".
  3. Das dritte und meist letzte Schreiben ist dann häufig mit "Letzte Mahnung" überschrieben.

Für das Vorgehen bei offenen Rechnungen und den häufig angewandten und dargestellten Verlauf gibt es keine vorgegebenen Regeln. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Eskalationsstufen es in seinem Mahnverfahren beschreitet und ob es ein zweites Schreiben noch als Zahlungserinnerung - ohne Rechtsfolge - oder bereits als Mahnung verschickt, mit der Folge, dass der Schuldner hierdurch in Verzug gesetzt wird. Sprich: Sie können auch ohne Zahlungserinnerung direkt mahnen, wenn Ihre Rechnung nicht im angegebenen Zeitraum beglichen wurde. Bei Mahnungen können auch direkt Mahngebühren verhängt werden, dies ist bei Zahlungserinnerungen nicht möglich.

Der Ton macht die Musik: Zahlungserinnerung schreiben oder direkt Mahnung verschicken?

Wenn Sie überlegen, ob Sie dem säumigen Kunden lieber eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung schreiben möchten, geht es vor allem um die Betreffzeile Ihres Schreibens:

  • Welches Wort wirkt eindringlicher auf den Empfänger?
  • Welche Art der Kommunikation passt besser zu Ihnen und Ihrem Unternehmen?

Wenn mal ein langjähriger Stammkunde überraschend mit der Zahlung auf sich warten lässt, werden Sie wahrscheinlich nicht gleich an seiner grundsätzlichen Zahlungswilligkeit zweifeln. Jedem kann es mal passieren, eine Rechnung zu vergessen. Oder, falls Sie die Rechnung per E-Mail versendet hatten, könnte Sie auch in einem Spam-Ordner gelandet sein. In Fällen, in denen Sie von einer entschuldbaren Ausnahme ausgehen können, werden Sie Ihr Schreiben vielleicht nicht gleich Mahnung nennen wollen. Eine Zahlungserinnerung klingt serviceorientierter – eine Erinnerung hat schließlich den Stellenwert einer freundlichen Unterstützung.

Mahnung klingt dagegen deutlich strenger. „Jemanden ermahnen, weil er noch nicht gezahlt hat” – diese Formulierung impliziert, dass Ihr Kunde ein Fehlverhalten an den Tag legt. Serviceorientiert klingt das nicht mehr unbedingt.

Um Ihren Kunden nicht direkt so anzugehen, können Sie also zunächst eine Zahlungserinnerung schreiben – das klingt friedvoller und stößt den Kunden nicht direkt vor den Kopf. Dies soll nicht zur devoten Demut gegenüber unpünktlichen Zahlern aufrufen, aber doch sensibel machen für den Umstand, dass es hin und wieder eines ausgeprägteren Fingerspitzengefühls bedarf, um nicht am Ende selber Schaden zu erleiden. Doch ziehen Sie das Harmoniebedürfnis nicht unnötig in die Länge, hierbei geht es schließlich auch um Ihre Exisztenz und Mehraufwand.

So gehen Sie bei Ihrer Zahlungserinnerung vor

Eine Zahlungserinnerung, ein Mahnschreiben und immer noch keine Reaktion des Kunden. Der Fälligkeitstermin ist Wochen her und die offenen Forderungen stehen im Raum und der Gläubiger kämpft Tag für Tag mit der Ungewissheit, ob die erhofften Gelder überhaupt noch eingehen. Die Nichtzahlung oder verspätete Zahlung eines Kunden ist nicht nur zeitraubend, sie kann den Gläubiger auch Kopf und Kragen kosten. Deshalb sollten Sie das Thema auch offensiv verfolgen und nicht hoffen, dass der Schuldner nächste Woche schon von alleine zahlen wird.

Vorsorge ist besser als Nachsorge: die Bonität Ihrer Kunden prüfen

Ein wichtiger Tipp rund um das Thema Zahlungserinnerung ist, sich vor dem Vertragsabschluss über Ihren Vertragspartner zu informieren. Die Prüfung der Bonität vor bestimmten Vertragsabschlüssen gibt Ihnen Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse Ihres Kunden. Hieraus lässt sich das Zahlungspotenzial und die daraus resultierende Wahrscheinlichkeit eines Forderungsausfalls bestimmen und kann Sie vor unangenehmen Überraschungen bewahren. Wenn Sie Zweifel an der Zahlungsfähigkeit haben, können Sie bspw. eine Vorauszahlung oder einen sehr kurzfristigen Zahlungstermin vereinbaren.

Zahlungsziel überschritten: nicht direkt Zahlungserinnerung schreiben

Bevor Sie direkt nach dem Verstreichen der Rechnungsfälligkeit dem Kunden eine förmliche Zahlungserinnerung schreiben, sollten Sie klären, ob es auch andere Möglichkeiten für eine Zahlungserinnerung gibt. Nicht selten kann sich ein Kunde durch eine förmliche Zahlungserinnerung ungerecht behandelt fühlen - und gerade in der Startphase ist schließlich jeder Kunde von großer Bedeutung. Wenn der Kunde beispielsweise gar keine Rechnung erhalten hat, kann eine Zahlungserinnerung schnell für Misstöne sorgen. Vielleicht waren auch Ihre Kontodaten falsch auf der Rechnung angegeben, sodass Sie das Geld nicht zum Fälligkeitstermin erreichen konnte. Zudem ist es auch möglich, dass sich die Zahlungserinnerung mit dem Geld- bzw. Zahlungseingang überschneidet. Dies ist insbesondere der Fall, wenn direkt am Fälligkeitstag eine Zahlungserinnerung gesandt wird. Insofern sollten Sie grundsätzlich noch eine kurze Zeit nach dem Fälligkeitstermin abwarten, bevor Sie erste Maßnahmen ergreifen.

Maßnahmen vor der förmlichen Zahlungserinnerung

Um Störungen im Kundenverhältnis durch das Zusenden einer Zahlungserinnerung zu vermeiden, sollten Sie mit dem Kunden persönlich Kontakt aufnehmen. Ein kurzes Telefonat stärkt auch in jedem Fall die Kundenbeziehung und klärt direkt den Sachverhalt. Sicherlich ist eine mündliche Zahlungserinnerung bei einer großen Kundenanzahl organisatorisch schwierig, aber ein sinnvoller Grund für eine umfangreiche Debitorenbuchhaltung für stark wachsende oder mittelständische Unternehmen. Im Rahmen der Debitorenbuchhaltung kann auch direkt der Kundenbetreuer informiert werden, der dann zunächst den Kunden über den Zahlungsverzug in Kenntnis setzt. So stellt man wiederum den direkten Kontakt zum Kunden sicher und umgeht die automatische und unpersönliche Zahlungserinnerung.

Vorteile einer mündlichen Zahlungserinnerung:

  • Sie zwingen den Kunden direkt zu einer Erklärung im Hinblick auf den fehlenden Zahlungseingang.
  • Sie können Missverständnisse schnell ausräumen und sparen sich so Papier und Porto.
  • Mündliche Zahlungserinnerungen wirken in der Regel schneller als schriftliche.

Nachteile einer mündlichen Zahlungserinnerung:

  • Sie können die Zahlungserinnerung nicht nachweisen.
  • Der Aufwand für ein Telefonat kann viel höher sein als für ein Standardschreiben.

Eine weitere Möglichkeit eine formelle Zahlungserinnerung zu vermeiden, ist die Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden via Email. Bei der elektronischen Zahlungserinnerung per Email kommt es aber schlussendlich auch auf die Wortwahl an. Eine freundliche Nachfrage, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat, ist definitiv weniger offensiv als eine postalisch zugesandte Zahlungserinnerung.

Sollte weder die persönliche Zahlungserinnerung per Telefon, noch die elektronische Zahlungserinnerung per Email erfolgreich beziehungsweise möglich sein, dann empfiehlt sich die formale Zahlungserinnerung per Brief. Da es keine vorgeschriebene Form für die Zahlungserinnerung gibt, sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Nichtsdestotrotz sollte die Zahlungserinnerung eine gewisse Form haben. Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen ein paar wesentliche Tipps zur Form und Formulierung der Zahlungserinnerung.

Inhalt und Form der Zahlungserinnerung

Bei einer Zahlungserinnerung wird zunächst davon ausgegangen, dass der Kunde einfach vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Dementsprechend sollten Formulierungen in der Zahlungserinnerung freundlich und partnerschaftlich sein. Darüber hinaus wäre es sinnvoll, wenn der Zahlungsaufforderung eine Kopie der Ausgangsrechnung beigefügt wird. So kann der Empfänger den Vorgang besser nachvollziehen, falls dieser die ursprüngliche Rechnung verloren oder nicht erhalten hat.

Bei einer Zahlungserinnerung sollte man auf die Androhung von Konsequenzen sowie auf die Setzung einer Frist verzichten. Nichtsdestotrotz sollte der Unternehmer in der Zahlungserinnerung unmissverständlich klar machen, dass er um die Prüfung des Sachverhalts bittet und die offene Rechnung schnellstmöglich zu bezahlen ist.

Je nach Formulierung gilt das erste Schreiben als Zahlungserinnerung oder als Mahnung. Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, dürfen in dieser noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erhoben werden. In der Zahlungserinnerung wird lediglich um Begleichung der Rechnung in der ausstehenden Höhe gebeten.

Zahlungserinnerung schreiben: diese Vorlage hilft

Sie fühlen sich unsicher bei der Formulierung der Zahlungserinnerung und wollen Ihre Kunden nicht vor den Kopf stoßen? Um einen professionellen, sachlichen Eindruck zu hinterlassen, können Sie einfach eine bestehende Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung nutzen. Diese Vorlage steht Ihnen kostenfrei zum Download zur Verfügung, wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben wollen.

Zahlungserinnerung schreiben: Formulierungsvorschläge von freundlich bis nachdrücklich

Manchmal hat der Kunde es einfach aus Versehen versäumt, die Rechnung zu bezahlen, manchmal ist das Geld auch in allerletzter Sekunde überwiesen worden, nur noch nicht eingegangen. Bei solchen und vielen anderen Fällen steckt keine böse Absicht hinter dem Nicht-Bezahlen der Rechnung, sodass Kunden bei der ersten Erinnerung meist sofort reagieren und ihrer Zahlungspflicht nachkommen. Wenn Sie also eine erste Zahlungserinnerung schreiben, ist es deshalb ratsam, bei, nicht gleich den harten Ton anzuschlagen.

Rufen Sie den Kunden einfach mal an und bringen Sie die Rechnung mit einer freundlichen Art ins Gedächtnis. So verprellen Sie mit Sicherheit keine Neu- oder Stammkunden. Auch ein höfliches Schreiben am Ende der Zahlungsfrist reicht bei den meisten Kunden aus, um den kurzfristigen Zahlungseingang zu erwirken. Formulieren Sie ein sympathisches und kundenorientiertes Schreiben. Präsentieren Sie sich als verständigen und professionellen Geschäftspartner. So können Sie Hemmschwellen abbauen und langfristig von sich und Ihrem Unternehmen überzeugen.

Bei der Form Ihrer Zahlungserinnerung sind Sie komplett frei. Pflichtangaben wie bei einer Rechnung gibt es nicht. Dabei ist es gleich, ob Sie das Schreiben Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung nennen. Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen Formulierungen, die als Vorlage für eine Zahlungserinnerung möglich sind - von freundlich bis besonders nachdrücklich.

Freundliche Formulierungen„Gewiss haben Sie die Fälligkeit der Rechnung übersehen.”
„Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung vom […] noch nicht beglichen wurde.”
„Bitte holen Sie diese Zahlung freundlicherweise bis zum […] nach.”
Nachdrückliche Formulierungen„Leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom […] nicht reagiert.”
„Wir bitten Sie daher jetzt, die Rechnung unverzüglich zu begleichen.”
„Wir möchten Sie daher noch einmal bitten, Ihrer Zahlungspflicht nachzukommen.”
Besonders nachdrückliche Formulierungen„Wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung zu begleichen, bevor wir gerichtliche Schritte einleiten müssen.”
„Wir geben Ihnen hiermit letztmalig die Gelegenheit, den Betrag von […] zu begleichen.”
„Sollten wir bis zum […] keinen Zahlungseingang verzeichnen können, werden wir unsere Forderung ohne weitere Ankündigung gerichtlich geltend machen.”

Theoretisch können Sie eine Zahlungserinnerung auch mündlich aussprechen, aber das würde Ihre Beweisführung sehr schwierig gestalten, sollte es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen.

Um solche Schwierigkeiten zu umgehen, sollten Sie in jedem Fall eine schriftliche Zahlungsaufforderung verschicken, die folgende Angaben enthält:

  • die betreffende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
  • die Kundennummer
  • das Fälligkeitsdatum
  • den offenen Rechnungsbetrag
  • einen Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
  • einen Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs

Welche Fristen gelten für eine Zahlungserinnerung?

Viele Unternehmer fragen sich, wie lange sie mit einer Zahlungserinnerung warten sollen. Eine Erinnerung an eine nicht gezahlte Rechnung kann dann formuliert werden, wenn die auf der Rechnung kommunizierte Zahlungsfrist (in der Regel zehn bis vierzehn Tagen nach Fälligkeit der Rechnung) und damit der Fälligkeitstermin nicht eingehalten wurde. Sie sollten allerdings bedenken, dass es möglich ist, dass Ihr Kunde den Rechnungsbetrag bereits überwiesen hat, der Zahlungseingang aber noch nicht auf Ihrem Unternehmenskonto verzeichnet ist.

Aus diesem Grund ist es üblich darüber hinaus noch ein paar weitere Tage nach Zahlungstermin zu warten, ehe Sie eine Zahlungserinnerung schreiben und der Kunde an die offene Rechnung erinnert wird. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen und niemanden vergraulen möchten, können Sie die Anmerkung „Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, möchte ich Sie bitten, diese Zahlungserinnerung als gegenstandslos zu betrachten.“ in Ihre Zahlungserinnerung aufnehmen.

Falls nicht anders geregelt, gerät ein Schuldner spätestens30 Tage nach Erhalt der Rechnung in Verzug.

Wie kann ich eine Zahlungserinnerung schreiben?

In vielen Fällen führt bei offenen Rechnungen eine direkte Kontaktaufnahme nach dem Fälligkeitstermin mit dem Kunden zu mehr Erfolg und zu weniger Unmut, als direkt ein förmliches Schreiben loszuschicken. Auch eine kurze Nachfrage per E-Mail ist sicherlich eine gute Möglichkeit, noch einmal freundlich Kontakt aufzunehmen.

Sie sollten diese Varianten in verschiedenen Schritten nutzen: die erste Zahlungserinnerung schreiben und, noch recht unförmlich, per E-Mail versenden oder eine direkte Anfrage per Telefon, so gibt man dem Kunden/Geschäftspartner die Gelegenheit sich zu erklären. Sollte danach noch immer kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, kann eine förmliche schriftliche Form per Brief angegangen werden. Verschicken Sie den Brief am besten per Einschreiben, dann können Sie die Zustellung zu einem späteren Zeitpunkt auch nachweisen.

Zahlungserinnerung schreiben

Zahlungserinnerung in Word / Excel: Um Ihre Zahlungserinnerung zu schreiben, können Sie sich eine Word- und oder Excel-Vorlage erstellen. Diese enthält dann alle nötigen Felder für Empfänger, Rechnungsnummer und -datum. Zusätzlich setzen Sie dem Kunden eine neue Frist zur Bezahlung der Verbindlichkeit. In der Fußzeile fügen Sie Kontakt- und Bankdaten zu Ihrem Unternehmen ein. Nachteil: Die Vorlage muss jedes Mal aufs Neue von Ihnen manuell ausgefüllt werden. Das bedeutet großen Zeitaufwand und viel Arbeit. Besonders für größere Unternehmen daher nicht empfehlenswert. Zudem müssen Sie manuell prüfen und dokumentieren, ob auf die Zahlungserinnerung eine Reaktion im Form des Zahlungseingangs erfolgte.

Zahlungserinnerung per Software erstellen: Besser als die Verwendung einer Vorlage ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware. In dieser ist jeder Kunde mit seinen Rechnungen verzeichnet. Die Software übernimmt das Mahnwesen ganz automatisch und weist zu einem bestimmten Datum darauf hin, dass eine Zahlungserinnerung nötig ist. Bei der Formulierung der Zahlungserinnerung kann zwischen verschiedenen Mustern und Vorlagen ausgewählt werden. Der größte Vorteil einer Software für Zahlungserinnerungen: Man behält immer den Überblick und versäumt keine Fristen. Trotzdem ist man flexibel und kann kundenorientiert arbeiten. So hat jedes Muster bzw. jede Vorlage für eine Zahlungserinnerung zum Beispiel Raum für individuell formulierte Zusätze. Eine geschickt formulierte Zahlungserinnerung führt meist schnell zur Zahlung. Daneben erspart die Software viel Zeitaufwand und nimmt Ihnen Arbeit ab.

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Was kommt nach der Zahlungserinnerung?

Wichtig zu wissen ist, dass eine Zahlungserinnerung zu keinerlei rechtlichen Konsequenzen führt. Somit gerät ein Schuldner auch nicht durch das bloße Zusenden einer Zahlungserinnerung in Verzug. Die Zahlungserinnerung dient lediglich dazu, den Kunden an die offene Rechnung und den Fälligkeitstermin zu erinnern. Primär liegt der Unterschied zwischen der Zahlungserinnerung und der Mahnung darin, dass die Zahlungserinnerung keine gesetzte Frist für die Zahlung enthält. Somit kann bei einer Zahlungserinnerung kein Verzug durch Ablauf der Frist im rechtlichen Sinne stattfinden.

Sollte die Zahlungserinnerung vom Schuldner ignoriert werden, folgt nach der Zahlungserinnerung die Mahnung. Mit der Mahnung – die vom Gründer in seinem Schreiben dann auch so genannt werden sollte – gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs muss der Schuldner im Gegensatz zur Zahlungserinnerung für die Mahngebühren und Verzugszinsen aufkommen. Um die Glaubwürdigkeit der Mahnung und die Zahlungsmoral des Kunden zu steigern, sollten Gebühren und Zinsen auch in den Folgemahnungen aufgeführt und eingefordert werden.

Von der Zahlungserinnerung zum Mahnverfahren

Nachdem Sie es mit der Zahlungserinnerung im Guten probiert haben, Ihre offenen Zahlungen zu erhalten, sollten Sie nicht vor dem nächsten Schritt zögern. Schließlich beeinflussen offene Posten Ihre Liquidität und können auf Ihrer Seite zu Zahlungsschwierigkeiten führen. Wenn die freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung also nicht geholfen hat, beginnen Sie mit dem Mahnverfahren.

Factoring als Alternative zur Zahlungserinnerung

Wenn Sie Factoring zur Rechnungsvorfinanzierung einsetzen, gehört der Ärger mit unbezahlten Rechnungen und Mahnungen der Vergangenheit an. Denn beim Factoring bekommen Sie Ihr Geld nicht von Ihrem Kunden, sondern von einer Factoringesellschaft, der Sie die Rechnungen verkaufen. Sie erhalten sofort Ihr Geld und sind gegen Zahlungsausfälle geschützt.

Fazit: 10 Tipps rund um die Zahlungerinnerung

Nicht bezahlte Rechnungen sind immer ärgerlich. Aber zum Glück können Sie bereits im Vorfeld einiges tun, um dieses Problem zu vermeiden. Sorgen Sie für ein gutes Verhältnis zu Ihren Kunden, so dass auch offene Rechnungen frühzeitig angesprochen und Lösungen gefunden werden können. Eindeutige Absprachen, die Sie schriftlich festhalten, sorgen auf beiden Seiten für Klarheit.

Nachfolgend geben wir Ihnen noch 10 Tipps an die Hand, wie Sie am besten bei Rechnungsstellung und Zahlungsverzug vorgehen sollten:

  1. Stellen Sie die Rechnung direkt nach Auftragseingang oder vereinbaren Sie Meilensteinzahlungen bei größeren Projekten. So vermeiden Sie, dass Sie erst nach Projektende die Rechnung stellen können.
  2. Prüfen Sie die Bonität Ihres Kunden vor Vertragsabschluss, um sich vor einem möglichen Zahlungsausfall zu schützen
  3. Zahlungsfristen auf der Rechnung angeben, bspw. 10, 14 oder 30 Tage (Abschlagszahlung)
  4. Grundlage für die Zahlungserinnerung: Zahlungseingänge regelmäßig im Blick behalten, bspw. mit einer Buchhaltungssoftware
  5. Regelungen für den Versand einer Zahlungserinnerung definieren - ggf. auch je nach Kunde entscheiden, ob eine Zahlungserinnerung oder direkt eine Mahnung verschickt werden soll
  6. Vorlage für die Zahlungserinnerung erstellen - idealerweise mit der gleichen Software verschicken
  7. Erneut regelmäßig Zahlungseingänge prüfen
  8. Von der Zahlungserinnerung konsequent zur Mahnung übergehen, wenn der Fälligkeitstermin weiterhin überschritten wurde
  9. Sollte noch immer kein Zahlungseingang zu verzeichnen sein, leiten Sie rechtliche Schritte ein

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Angebote und Rechnungen ganz einfach elektronisch erstellen. Eine gute Buchhaltungssoftware sorgt für Ordnung bei den Belegen und gibt dem Gründer einen Überblick über seine wirtschaftliche Situation.

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Factoring - sofort Geld nach Versenden der Rechnung

Factoring beendet den Ärger mit offenen Rechnungen und Mahnwesen. Mit Factoring erhalten Sie Ihr Geld sofort und sind geschützt, wenn Ihr Kunde nicht zahlt. Informieren Sie sich über alle Aspekte dieser Rechnungsvorfinanzierung.

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