Personalplanung: welche Mitarbeiter suchen Sie für die Gründung?

Wenn Sie planen, im Zuge der Gründung Personal einzustellen, gehört dies auch in Ihren Businessplan. Zeigen Sie Ihre Personalplanung auf: wie viele Mitarbeiter wollen Sie wann einstellen und welche Funktionen sollen die Mitarbeiter übernehmen. Wichtig ist dabei auch die Personalkosten zu berücksichtigen.

Auf der Basis der Personalplanung beschreiben Sie dann im nächsten Kapitel die Unternehmensstruktur.

Personalplanung: Mitarbeiter einstellen?

Bei der Planung Ihrer Existenzgründung und Selbstständigkeit kommen Sie beim Thema Betriebsorganisation auch recht schnell zum Aspekt der Personalplanung und damit zur Frage, ob Sie Mitarbeiter einstellen sollen. Dies hängt im Wesentlichen davon ab, welche Aufgaben nach der Gründung zu bewerkstelligen sind und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Sie ermitteln folglich den Personalbedarf und richten daran Ihre Personalplanung aus. Dabei haben Sie zunächst ganz einfach folgende drei Optionen bei der Personalplanung:

  • Sie planen, alle Arbeiten zunächst selbst oder durch externe Dienstleister erledigen zu lassen. Beispiele hierfür sind oft Freiberufler, die ihre Dienstleistung als Einzelkämpfer anbieten oder Betreiber von Online-Shops, die sich Design und Programmierung von Agenturen einkaufen.
  • Im Rahmen einer Teamgründung bündeln Sie zusätzliche Kompetenzen und Fähigkeiten im Unternehmen - die Mitglieder im Gründerteam sind aber nicht als klassische Mitarbeiter im Rahmen der Personalplanung zu betrachten.
  • Falls Sie in Ihrer Personalplanung feststellen, dass Sie als Gründer - egal ob alleine oder im Team - nicht alle Aufgaben alleine schultern können, eine große Nachfrage erwarten und auch nicht ausschließlich auf externe Dienstleister angewiesen sein wollen, müssen Sie Mitarbeiter suchen und einstellen. So werden ein Ladengeschäft, ein Restaurant oder eine Anwaltskanzlei in der Regel nicht ohne zusätzliche Mitarbeiter auskommen können und die Personalplanung gewinnt an Bedeutung.
TIPP

Personalplanung für Gründer und kleine Unternehmen: lesen Sie im Recitfga-bsl.info-Blog ein Interview zu den Herausforderungen der Personalplanung.

Zahlen zur Personalplanung von Gründern

Die Personalplanung bei Existenzgründern und Start-ups ist ohne Zweifel nicht mit der Personalplanung von bspw. mittelständischen Unternehmen zu vergleichen. Aber Fakt ist: Existenzgründer schaffen insgesamt nicht nur Beschäftigung für sich sondern zusätzlich zahlreiche neue Jobs.

So wird der Beschäftigungseffekt von Gründern im Jahr 2011 vom KfW Gründungsmonitor 2012 mit 453.000 Vollzeitstellen beziffert. Im Durchschnitt der letzten Jahre entfielen die Beschäftigungseffekte mit 55 % auf die Gründer selbst und zu 45 % auf zusätzliche Mitarbeiter. Der Anteil von Gründungen mit Mitarbeitern lag 2011 bei 31 % mit durchschnittlich 2,7 Vollzeitstellen. Dies zeigt, dass für einen gewichtigen Teil der Existenzgründungen die Personalplanung und Personalsuche eine große Rolle spielen

Erfolgsfaktor Mitarbeiter bei der Personalplanung

Mitarbeiter und damit die Personalplanung sind bei zahlreichen Gründungen ein entscheidender Erfolgsfaktor, bspw. weil Sie:

  • im Vertrieb oder Verkauf tätig sind
  • Büro- oder Verwaltungsaufgaben übernehmen, damit Sie Zeit für das Wesentliche haben oder
  • Ihre Mitarbeiter bestimmte Fähigkeiten haben, die Sie nicht mitbringen.

Somit ist Personalplanung nicht nur die Frage, wie viele Mitarbeiter Sie wofür einstellen wollen, sondern auch welche Mitarbeiter für Ihre Gründung und Ihr Unternehmen am besten passen.

TIPP

Neben der Festanstellung von Mitarbeitern können Sie bei Ihrer Personalplanung aber bspw. auch auf freie Mitarbeiter zurückgreifen oder neue Mitarbeiter nur Teilzeit oder in Mini-Jobs beschäftigen. Erfahren Sie mehr zu den verschiedenen Möglichkeiten verschiedener Arbeitsverhältnisse.

Angaben zur Personalplanung im Businessplan

Wie bereits dargelegt, müssen Sie sich im Vorfeld Ihrer Gründung darüber Gedanken machen, welche Aufgaben durch zusätzliche Mitarbeiter übernommen werden müssen. Welcher Kapazitätsbedarf ergibt sich aus der Erstellung Ihres Angebots? Daraus entwickeln Sie die Personalplanung.

Machen Sie im Businessplan Angaben zum Personalbedarf und zur Personalplanung:

  • Wie viele Mitarbeiter planen Sie zusätzlich und bis wann einzustellen? Ihre Personalplanung sollten Sie damit in kurz-, mittel und langfristige Planungshorizonte einteilen. Wichtig ist auf jeden Fall eine Konkretisierung der Personalplanung für die ersten drei Jahre, da sich in der Regel auch der Businessplan über diesen Zeitraum erstreckt.
  • Welche Funktionen sollen diese Mitarbeiter übernehmen? Diesen Aspekt der Personalplanung werden Sie im Detail noch im Abschnitt Unternehmensstruktur behandeln
  • Welche Personalaufwendungen entstehen durch die Personalplanung? Somit übernehmen Sie die finanziellen Daten der Personalplanung in Ihren Finanzplan. Auf das Bruttogehalt eines Mitarbeiters kommen noch Abgaben zur Sozialversicherung hinzu. Wie diese berechnet werden, erfahren Sie hier.

Stellen Sie außerdem dar, in welchem Stadium der Personalsuche Sie sich befinden. Bis wann werden Schlüsselpositionen besetzt sein?

TIPP

Weitere Punkte nach der Personalplanung sind dann in der Praxis zu beachten: Betriebsnummer beantragen und Mitarbeiter anmelden.

Personalplanung in die Praxis: Mitarbeiter suchen

Während Sie im Businessplan die Grundzüge Ihrer Personalplanung aufzeigen, steht Ihnen die eigentliche Herausforderung noch bevor: Mitarbeiter suchen und die passenden Mitarbeiter finden. Hierzu haben wir Ihnen im Bereich Unternehmensstart im Abschnitt "Unternehmen gründen" die wesentlichen Schritte zusammengestellt, damit Sie Ihre Personalplanung in die Praxis überführen können:

  • Geeignete Mitarbeiter finden: das Stellenprofil
    In Ihrer Personalplanung haben Sie festgelegt, für welche Aufgaben Sie Mitarbeiter brauchen. Aus diesen Aufgaben machen Sie dann Stellenprofile, wenn Sie Mitarbeiter suchen.
  • Mitarbeiter suchen
    Es gibt verschiedene Wege der Personalsuche und verschiedene Dienstleister, die Sie unterstützen können, um Ihre Personalplanung umzusetzen.
  • Mitarbeiter auswählen
    In den Vorstellungsgesprächen gilt es dann, die geeigneten Kandidaten zu finden, die in Ihre Personalplanung passen.

Die Personalplanung wird Sie natürlich nach Ihrer Gründung auch weiterhin begleiten. Zentrale Themen sind dabei Mitarbeitermotivation und -entwicklung. Auch rechtliche Rahmenbedingungen spielen eine Rolle. Und abhängig von Ihrer Unternehmensentwicklung werden Sie Ihre Personalplanung ggf. anpassen müssen - also neue Mitarbeiter einstellen oder sich von bestehenden Mitarbeitern trennen.

Die Unternehmensstruktur: Wer macht wann, was, wo?

Nach der Personalplanung steht für insbesondere für Teamgründungen und Gründungen mit Mitarbeitern die Festlegung der Unternehmensstruktur an. Diese ist natürlich nicht mit Großunternehmen zu vergleichen. Aber Grundzüge des Aufbaus des Unternehmens und wichtiger Prozesse sollten im Abschnitt Unternehmensstruktur im Anschluss an Ihre Personalplanung festgehalten werden.

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