Projektmanagement-Tools: Wir haben drei für euch getestet



Sicher kennt ihr auch den Spruch: Ordnung ist das halbe Leben. Für Gründer müsste er lauten: Projektorganisation ist Überleben. Denn ohne ein gutes Management mit Aufgabenzuteilung und Terminüberblick ist jede noch so gute Geschäftsidee zum Scheitern verurteilt. Entsprechend riesig ist der Markt an Projektmanagement-Tools. Wir haben drei von ihnen für euch getestet.

Asana: Beliebt und leicht zu bedienen

ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Im Test wollten wir herausfinden, ob die Plattform ihrem Ruf gerecht wird. Die Anmeldung für einen Test-Account geht ganz schnell: einfach E-Mail-Adresse angeben, bestätigen und schon werden wir mit einem kurzen Erklärvideo begrüßt.

Asana begrüßt uns gleich nach der Anmeldung mit einem praktischen Intro-Video, in dem wir die Grundfunktionen erklärt bekommen. (Screenshot: Asana)

Der erste Eindruck der leichten Bedienung bestätigt sich. Wenn ihr mit einem Projekt anfangt, sitzt ihr nicht vor einem leeren Bildschirm. Stattdessen könnt ihr aus einer Fülle an Vorlagen wählen.

Asana liefert euch gleich mehrere Projektvorlagen für die unterschiedlichsten Aufgaben. Marketing-Projektplan und Brainstorming – beides geht mit Asana kinderleicht zu erstellen. (Quelle: Asana)

Das Dashboard hat folgende Bereiche:

  • Board
    Am Board erstellt ihr Zeilen, in denen ihr Tasks organisiert. Die jeweiligen Tasks weist ihr dann dem entsprechenden Teammitglied zu und setzt Deadlines.
  • Zeitleiste
    Es gibt eine übersichtliche Timeline, in der ihr das Ineinandergreifen der einzelnen Tasks visualisieren könnt. Diese ist leider nur in der Premium-Version verfügbar.
  • Kalender
    Ein klassischer Kalender mit den einzelnen Aufgaben steht euch zur Verfügung. Ihr könnt die einzelnen Termine einfach via Drag & Drop verschieben.
Der Kalender von Asana zeigt euch auf einen Blick, wer wann an welchem Projekt arbeitet. (Quelle: Asana)
  • Diskussionen
    Hier kann sich das Team wie in einem Forum über die Fortschritte der Aufgaben und Projekte austauschen und Ideen einbringen.
  • Fortschritte
    In diesem Tab nehmt ihr Statusaktualisierungen vor. In der Bezahlversion könnt ihr dann Fortschritte in Echtzeit sehen.
  • Dateien
    Unter Dateien erscheinen alle Anhänge der Aufgaben & Diskussionen.

Vorteile von Asana

  • Sehr leichter Einstieg durch mehrere Erklärvideos, die zu den richtigen Zeitpunkten erscheinen
  • Starker Fokus auf ein aufgeräumtes, visuell geprägtes Dashboard
  • Aufs Wesentliche konzentrierte Funktionen greifen ineinander

Nachteile von Asana

  • Ausführlichere Vorlagen wie die Zusammenarbeit mit einer Agentur oder für ein Kampagnen-Management gibt es nur in der Premiumversion
  • Auch einzelne, sehr nützliche Funktionen gibt es nicht umsonst (Zeitleiste, Anzeige von Projektfortschritten in Echtzeit)
  • Mit 9,25 Euro pro Nutzer und pro Monat (Premium-Version) bei jährlicher Rechnung verhältnismäßig teuer

Bitrix24: Umfangreich und auf dem eigenen Server

Bei könnt ihr eine 30-tägige Testversion nutzen, was wir für unsere Recherchen für interessante Projektmanagement-Tools ebenfalls getan haben. Der erste Eindruck im Vergleich zu Asana: Die Website wirkt etwas altbackener als der Konkurrent Asana.

Außerdem ist der Anmeldeprozess für die Software aufwändiger, weil ihr nicht nur eine E-Mail-Adresse, sondern auch euren vollständigen Namen, euer Land und sogar eine Telefonnummer angeben müsst. Im Anschluss werden wir in einem schwer zu lesenden Text gebeten werden, die umfangreiche On-Premise-Version herunterzuladen.

Nach der On-Premise-Anmeldung begrüßt Bitrix24 uns mit einem anspruchsvollen Text und der Bitte, die Software zu downloaden. (Quelle: Bitrix24)

Gleich wird also klar: Mit Bitrix24 holen wir uns kein schlankes Mini-Tool, sondern ein Schlachtschiff des Projektmanagements auf unseren Server. Genau das ist aber eine der Stärken von Bitrix24: Sämtliche Daten sind bei uns gespeichert, anstatt sie einem fremden Server zur Verfügung zu stellen.

Die schnelle Alternative bieten die Apps für den Desktop und mobile Geräte. Hier geht die Anmeldung ganz leicht.

Der Start in der Desktop-App geht wesentlich schneller und einfacher. Bitrix24 führt euch hier direkt zu den wichtigsten Unternehmenszielen. (Quelle: Bitrix24)

Im Dashboard stehen euch verschiedenste Funktionen zur Verfügung, unter anderem ein Auftragsmanagement, die Verwaltung von Aufgaben und – sehr praktisch – eine Webmail-Integration. Im hauseigenen Planer könnt ihr all eure Aufgaben eintragen und managen.

Kurze und knackige Tipps: Bitrix24 erklärt euch mit Infoboxen, wie ihr vorgeht. (Quelle: Bitrix24)

Kurzum: Bitrix24 ist ein Full-Service-Tool, das weit mehr zu bieten hat als ein paar nette Projektmanagement-Funktionen. Wenn ihr technisch wisst, was ihr macht, dann könnt ihr die mächtige Software auch in einer virtuellen Arbeitsumgebung auf eurem eigenen Server laufen lassen. Allerdings ist die Website etwas verwirrend aufgebaut, weshalb Einsteiger Zeit brauchen dürften, um sich zurechtzufinden.

Vorteile von Bitrix24

  • Daten werden bei der On-Premise-Version auf eurem Server und nicht in einer Cloud gespeichert
  • Zahlreiche praktische Social-Intranet-Funktionen, die weit über reines Projektmanagement hinausgehen
  • Human Ressource- und Kundenbeziehungs-Management sind integriert

Nachteile von Bitrix24

  • Installation auf eigenem Server erfordert Know-how
  • Pflichtangabe vieler persönlicher Daten (Vor- und Nachname, Telefonnummer)
  • Aufgrund des Funktionsumfangs sehr anspruchsvoll und aufwendig in der Einarbeitung

MeisterTask: Schnell und unkompliziert

Ihr sucht ein Tool, mit dem ihr so einfach und schnell mit eurem Projektmanagement loslegen könnt? Dann ist mit Sicherheit spannend für euch. Wir haben von der supereinfachen Bedienung gehört und wollten uns selbst davon überzeugen.

Die Einfachheit beginnt schon beim Anmeldeprozess: Wir brauchen keinerlei Daten einzutragen, sondern können sofort mit einem bestehenden Google-Account und einem kostenlosen Basicplan loslegen.

Auch cool: Wenn ihr vorher andere Projektmanagement-Apps wie Asana, Trello oder Wunderlist genutzt habt, könnt ihr die Daten von dort mit wenigen Klicks importieren.

Keine Lust mehr auf euer altes PM-Tool? MeisterTask macht euch den Wechsel mit einer schnellen Importfunktion einfach. (Quelle: meistertask)

Mit seiner intuitiven Menuführung und dem verspielten sowie klaren Design punktet MeisterTask in Sachen Usability. Dieses Tool konzentriert sich auf die zwei wesentlichen Bereiche der Gründeraktivitäten: Projekte und Aufgaben.

Wir mögen das Spielerische an MeisterTask. Unter anderem auch die Option, dass das Tool Teammitglieder über Slack oder Mail über eine erfolgreich abgeschlossene Aufgabe informiert. So macht Projektmanagement Spaß.

Vorteile von MeisterTask

  • Frisches, ansprechendes und modernes Design
  • Sehr leichter und schneller Einstieg
  • Klare, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

Nachteile von MeisterTask

  • Vergleichsweise kleiner Funktionsumfang
  • Eher nicht für Profis geeignet, die CRM-Integration und andere komplexere Features in Verbindung mit Projektmanagement suchen

Fazit zu Projektmanagement-Tools

Wir haben drei Projektmanagement-Tools getestet und können sagen, dass alle ihren Nutzen haben. Entscheidend ist, dass ihr euch vor eurer Auswahl darüber klar werdet, was ihr braucht.

Die umfangreichste Lösung bietet Bitrix24. MeisterTask ist made in Germany, sodass alle Daten auf Servern hierzulande bleiben. Gleichzeitig ist das Tool die schlankste Option mit den wenigsten Extra-Features. Asana kommt als ein echter Allrounder daher – schick, intuitiv, aber auch teuer. Wir hoffen, dass ihr nun genügend Informationen durch unseren Test erhalten habt, um das passende Tool für euch zu finden.

Wir stellen euch immer wieder Tools und Apps in unserer Rubrik Tools & Tipps vor. Weitere hilfreiche Unternehmenssoftware für Gründer, Start-ups und KMUs findet ihr außerdem auf Recitfga-bsl.info.