So digitalisiert ihr euer Unternehmen – Ein Überblick



Um in Zeiten des digitalen Wandels von der Konkurrenz nicht abgehängt zu werden, müssen sich Unternehmen zunehmend digitalisieren. Vor allem kleinere Unternehmen fragen sich oft: Was bedeutet das eigentlich? Und welchen Nutzen habe ich davon? Lohnen sich die Investitionen für uns? Mit diesem Beitrag starten wir eine Beitragsreihe zum Thema „So digitalisiert ihr euer Unternehmen“ und geben euch zuerst einmal eine Übersicht.

Der Begriff Digitalisierung ist heute in aller Munde. Ja selbst diesen Satz liest und hört man immer wieder. Und doch sind gerade kleinere Unternehmen nicht immer sicher, was Digitalisierung für sie eigentlich genau bedeutet. Und wie sie digitale Prozesse wirtschaftlich sinnvoll für sich nutzen können. Dabei ist das Nutzenpotenzial auch für kleinere Firmen hoch.

Was bedeutet es, ein Unternehmen zu digitalisieren?

Ein Unternehmen zu digitalisieren bedeutet, dass man einerseits bestehende Arbeitsprozesse durch digitale Lösungen vereinfacht, optimiert und somit die Arbeit effizienter macht. Hier stehen Software- und Hardware-Lösungen zur Verfügung. Das fängt an mit digitaler Buchhaltung und hört auf mit Steuerungssystemen in der Produktion, die auf Verschleißteile, Lücken im Materialbestand und sonstige Probleme prüfen und durch automatisierte Prozesse gegebenenfalls lösen. Andererseits umfasst die Digitalisierung von Unternehmen, dass man bestehende Geschäftsmodelle mit neuen digitalen Elementen ergänzt oder gar ersetzt.

digitalisieren
Umso höher der Digitalisierungsgrad, desto mehr sind Prozesse im Unternehmen vernetzt.

Was ist der Nutzen?

Insgesamt ist das Ziel dabei, Umsätze zu steigern oder Kosten zu senken und so Gewinne zu steigern. Zusätzlich verbessern Unternehmen ihre Leistung und bleiben anderen Anbietern gegenüber wettbewerbsfähiger. Denn wer sich der Digitalisierung verweigert, muss in Kauf nehmen, dass Wettbewerber ihn mit besseren digitalen Lösungen vom Markt drängen. Das heißt: Wer Mut zum Wandel hat, erhöht die Chancen auf nachhaltigen Erfolg.

In kleineren Betrieben sind es vor allem zeit- und personalintensive Prozesse, die mit digitalen Helfern besser bewältigt werden können. So werden Mitarbeiter in kleinen Teams entlastet, wenn Standardprozesse wie die Bestellung- und Rechnungsabwicklung automatisiert ablaufen. Digitale Lösungen bieten aber auch andere Vorteile:

  • Geschäftsprozesse und Produktionsabläufe können besser kontrolliert, dokumentiert und analysiert werden
  • Prozesse werden durch die Auswertung der Analyse stetig optimiert
  • Individuelle Kundenwünsche können flexibel und kostengünstig umgesetzt werden
  • Mehr Kunden sind leichter erreichbar
  • Der Kundenkontakt kann einfacher und effizienter gepflegt werden
  • Prozesse weisen eine höhere Konformität mit rechtlichen und betrieblichen Vorgaben auf
  • Mitarbeiter lassen sich leichter gewinnen, qualifizieren und binden
  • Neue digitale Geschäftsmodelle ermöglichen nachhaltiges Wachstum

Der Nutzen von digitalen Technologien ist also vielfältig. Es lohnt sich zu überlegen, wie man die digitalen Möglichkeiten für sich nutzen kann.

Ist das nicht viel zu teuer?

Natürlich kann nicht jedes Unternehmen alle Bereiche digitalisieren. Dafür fehlt in vielen Fällen schlicht das Geld. IT-Unternehmen zu bezahlen, schlägt meist ordentlich ins Budget. Deshalb sollte man sich gut überlegen, in welchen Bereichen sich die Anschaffung von Software und Hardware-Lösungen lohnt. Hilfreich kann hier eine intensive Auseinandersetzung mit dem Unternehmen sein. Folgende Fragen solltet ihr euch stellen:

  • Wo liegen momentan die größten Schwächen oder Probleme in eurem Unternehmen?
  • Wie könnt ihr diese Probleme schnellstmöglich lösen?
  • Welche Wettbewerber machen euch starke Konkurrenz und wo liegen ihre Stärken?
  • Könnt ihr von ihnen lernen?

Habt ihr die größten Schmerzpunkte in eurem Unternehmen erfasst und mögliche Lösungsoptionen recherchiert, solltet ihr euch klare Ziele setzen. Macht euch einen Plan, welche Lösung ihr einführen wollt, in welchem Zeitplan und welche Ressourcen euch zur Verfügung stehen. Oft gibt es heute schon Standard-Softwarelösungen, die man probeweise kostenlos testen kann. Ermittelt vor der Einführung auch stets euren individuellen Bedarf.

  • Erfüllt die Software alle Anforderungen?
  • Hat sie Schnittstellen zu anderen wichtigen Programmen?
  • Ist die Technik anwenderfreundlich?
  • Müssen wir unsere Mitarbeiter für die Nutzung mehr oder weniger intensiv schulen?

So könnt ihr schon vor der Anschaffung ermitteln, ob die Einführung höheren Nutzen oder höhere Kosten bringt.

In welchen Bereichen kann ich digitalisieren?

Ein Patentrezept für die richtige Digitalisierungsstrategie gibt es nicht. Jede Branche und jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedarfe. Egal in welcher Branche ihr tätig seid, ob im B2B- oder im B2C-Kundengeschäft – jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, durch digitale Technologien innovativer, effizienter und leistungsstärker zu werden. Wir stellen euch 5 Bereiche vor, in denen sich Digitalisierungsstrategien bewährt haben.

#1 Marketing und Kundenbindung

Mit digitalen Kommunikationskanälen kann man die Reichweite seiner Kommunikationsaktivitäten steigern. Eine Online-Präsenz über Website, soziale Medien, Blogs und in Branchenverzeichnissen des Internets verhelfen dazu, dass man mehr Menschen erreicht und als Kunden gewinnt. Über Messenger-Bots oder automatisierte Beantwortung von Kundenanfragen erleichtert und beschleunigt man die Kundenkommunikation. Das wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus. Um mit den Kunden in Kontakt bleiben zu können und sie als Kunden zu halten, bieten sich Systeme im Bereich des Customer Relations Management (CRM) an. Zahlreiche Online-Tools lassen sich zum Beispiel zur Verbesserung eurer SEO (Search Engine Optimisation) und SEA (Seach Engine Advertising) Aktivitäten nutzen.

#2 Dokumentation, interne Kommunikation und Aufgabenmanagement

Gerade in Unternehmen, in denen mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, sind viele Abstimmungsprozesse nötig: Wer macht was? Wer hat welche Informationen? Und wie stellt man die Informationen bereit? Um diese Prozesse zu vereinfachen, gibt es viele digitale Lösungen. Aufgabenmanager konzentrieren sich auf die Verteilung und Zuweisung von Aufgaben. Projektmanagement-Tools erweitern diese Funktion um das Feature, detaillierte Projektinformationen anzulegen und den gesamten Prozess zu dokumentieren. Dies spart vor allem Zeit, wenn die beteiligten Mitarbeiter nicht immer am selben Ort sind und sich austauschen können. Durch den Zugriff auf das System haben alle einen Einblick in die nötigen Daten. Zugleich verhindert die Nutzung dieser Tools eine Flut an E-Mails von den Kollegen.

#3 Produktion

Durch Prozessmanagement und Steuerungssysteme können Produktionsabläufe dokumentiert und analysiert werden. Die gesammelten Daten helfen bei der Prozessoptimierung und merzen so Schwachstellen aus. Durch Schnittstellen zu anderen Systemen ist es möglich, dass das Steuerungssystem erkennt, wenn Material knapp wird. Es kann dann automatisch eine Auftragsbestellung an den Dienstleister senden, der das Material nachliefert. So kann es gar nicht erst zu Engpässen kommen. Durch die Erfassung von Produktionsdaten kann man die Produktion individuell den Kundenwünschen anpassen, auch in kleiner Stückzahl.

#4 Logistik

Digitale Steuerungssysteme bieten auch in der Logistik einen großen Nutzen. Einkauf, Transport, Lagerung und Bereitstellung von Materialien und Endprodukten kann man so gezielt steuern und überwachen.

#5 Interne Prozesse

Ob Dokumenten- oder Personalmanagement, Rechnungsstellung oder Buchhaltung – digitale Programme geben klare Strukturen vor, automatisieren Prozesse wo möglich und speichern Daten zentral ab. Durch die Zuteilung von verschiedenen Berechtigungen erhalten Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten, die für sie relevant sind. Allgemein sparen diese Lösungen Zeit und schaffen Mitarbeitern Raum für wichtigere Dinge.

Fazit

Digitale Technologien für das eigene Unternehmen zu nutzen lohnt sich. Man sollte sich dabei auf die eigenen Schwächen konzentrieren und dann zielgerichtet digitale Lösungen für die Probleme finden. Meist gibt es schon gute Lösungen auf dem Markt, die man teilweise kostenfrei testen kann. Die Anwendungsbereiche und Vorteile sind vielfältig. Wer auf die richtige Strategie setzt, kann schon mit kleinen Dingen viel bewirken.

  • Dies ist der erste Beitrag unserer neuen Reihe. Wenn ihr mehr über das Thema „So digitalisiert ihr euer Unternehmen“ erfahren möchtet, schaut doch bald wieder rein. Dann stellen wir für die einzelnen Bereiche konkrete Tools und Strategien vor.
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