4 Büroaufgaben, bei denen euch die Software sevDesk die Arbeit abnimmt



Als Existenzgründer habt ihr in Sachen Buchhaltung zwei Möglichkeiten: Selber machen oder machen lassen. Während die erste Möglichkeit wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, kostet ein fest angestellter Buchhalter Geld. Beide Ressourcen sind für Gründer in der Regel knapp bemessen. Was wäre hingegen mit einer Option, mit der ihr Zeit und Geld sparen könnt?

Eine digitale Buchhaltungssoftware wie unterstützt euch in sämtlichen Phasen der Existenzgründung und kann euch bei lästigen Büroarbeiten dauerhaft die Arbeit abnehmen. Wie das im Einzelnen funktioniert, erklären euch nachfolgend die Macher von sevDesk anhand der ganz alltäglichen Aufgaben der Buchhaltung im Büro.

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Geld und Zeit bei der Buchhaltung sparen – hier erfahrt ihr, wie es geht (Bildquelle: sevDesk).

Der Weg von der klassischen zur digitalen Buchhaltung…

Bevor wir euch zeigen, wie Buchhaltung heute aussehen sollte, ein kurzer Rückblick. Könnt ihr euch noch erinnern, wie die Buchhaltung bis vor wenigen Jahren ablief? Im berüchtigten Pendelordner wurden Papierbelege abgelegt. Digitale Rechnungen wurden ausgedruckt und landeten im gleichen Ordner. Dieser musste spätestens zum Quartalsende dem Buchhalter vorliegen, der seinerseits die Digitalisierung der Belege und die Übertragung ins unternehmenseigene EDV-System vornahm. Erst dann erfolgte die betriebswirtschaftliche Auswertung der Daten, auf deren Grundlage unternehmerische Entscheidungen getroffen werden konnten.

Heute hat sich dieses Bild gewandelt. Die Digitalisierung hat die Buchhaltung verändert. Nicht nur digital, sondern auch automatisiert – das ist Zukunft und stellenweise bereits Gegenwart. Die digitale Buchhaltungssoftware von sevDesk ist euer Alltagshelfer im Büro, erleichtert manche lästige Aufgabe und nimmt euch andere Zeitfresser komplett ab.

#1 Angebots- und Rechnungserstellung

Angebot, Auftrag und schließlich die Rechnung – vereinfacht und idealisiert sollte so auf Buchhaltungsebene die Kommunikation zwischen euch und eurem Kunden ablaufen. Zunächst wird ein Angebot erstellt, welches der Kunde mit einem Auftrag bestätigt. Daraufhin erhält der Kunde Produkt oder Dienstleistung und im selben Zug die Rechnung. Mit sevDesk erhaltet ihr eine Software, die euch in diesem Prozess die Arbeit erleichtert. Vorbei die Zeiten, in denen Angebote und Rechnungen manuell mit MS Excel oder Adobe InDesign erstellt und anschließend per Hand verschickt werden mussten.

So funktioniert das Angebotstool

Das Erstellen und Versenden von Angeboten dauert mit etwas Routine bei sevDesk nur wenige Sekunden. Wenn im Vorfeld entsprechende Textvorlagen (Kopftext mit Begrüßung und Fußtext mit Schlussformel) erstellt wurden, muss man lediglich den Kunden und die entsprechenden Produkte aus der integrierten Datenbank auswählen. Den Rest erledigt sevDesk und erstellt automatisch ein Angebot, das ihr per Post oder E-Mail verschicken oder auch einfach drucken und herunterladen könnt. Nach Eingang des Kundenauftrags lässt sich das Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln. Mit der sevDesk App (für Android und iOS) können Angebote und Rechnungen dabei auch problemlos unterwegs erstellt und verschickt werden.

Danach die Rechnung erstellen

Bei einer modernen Buchhaltungssoftware ist ein Modul für Rechnungen kaum wegzudenken. Mit sevDesk gestaltet sich die Rechnungserstellung intuitiv und einfach. Falls die Rechnung nicht ohnehin aus dem Angebot umgewandelt wurde, benötigt ihr auch hier nur einige Sekunden. Rechnungen werden analog zu den Angeboten erstellt. Kunde und Produkt wählen, fertig. Je nach Standort des Kunden gibt es darüber hinaus Rechnungsvorlagen in 6 verschiedenen Sprachen. Eigene Layouts und individuelles Briefpapier können entweder selbst hochgeladen oder durch das Team von sevDesk erstellt werden. Im Anschluss an die Erstellung der Rechnung stehen euch mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder können Rechnungen per E-Mail an den Kunden gesendet oder direkt aus dem System für 0,89 Euro per Post verschickt werden. Wem dieser Prozess zu automatisiert abläuft, kann die erstellte Rechnung klassisch herunterladen oder drucken und manuell an den Kunden weiterleiten.

Ein nützliches Zusatzfeature bei der Rechnungserstellung ist das Hinzufügen eines individuellen QR-Codes. Bei Rechnungen, die auf dem Postweg versendet wurden, besteht so für eure Kunden die Option, den Code mit dem Smartphone zu scannen und die Rechnung digital auf das Mobiltelefon zu übertragen. QR-Codes lassen sich auf sämtlichen sevDesk-Dokumenten (auch Angebote oder Mahnungen) erstellen und leiten immer zur jeweiligen digitalen Version weiter.

#2 Belegerkennung und Bankschnittstelle

Wie mühsam das Sammeln von Belegen in einem Ordner sein kann, werden erfahrene Unternehmer sicherlich nur all zu gut nachempfinden können. Aber dieses Prozedere gehört der Vergangenheit an.

Automatische Belegerkennung

Mit sevDesk lassen sich Belege und Eingangsrechnungen digital sammeln. Entsprechende Dokumente werden per Drag & Drop vom Computer in das Programm geleitet. Ist eine Schnittstelle eures Mailprogramms mit sevDesk eingerichtet, erfolgt die Weiterleitung von Dokumenten sogar automatisch. In der Software angekommen werden die Belege mit Hilfe sogenannter Machine Learning Algorithmen (künstliche Intelligenz) analysiert. Durch die Analyse gelingt eine Kategorisierung, verbunden mit einer automatischen Verbuchung. Praktisch ist dabei, dass das System dazu lernt. Je mehr Belege erfasst werden, desto zuverlässiger ordnet sevDesk künftige Belegdaten ein.

Und was passiert mit Papierrechnungen? Auch hier hat sevDesk eine Lösung parat. Mit der sevDesk App können Belege mühelos abfotografiert werden. sevScan nennt sich das Ganze und sorgt dafür, dass Rechnungen digitalisiert werden und dank der automatischen Texterkennung korrekt erfasst und verbucht werden.

Papierbelege können mit Hilfe von sevScan abfotografiert und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen werden (Bildquelle: sevDesk).

Integriertes Online-Banking

Die Verknüpfung von sevDesk mit einem Bankkonto erleichtert gleich in mehrfacher Hinsicht den Buchhaltungsprozess. Zum einen erspart euch diese digitale Form der Buchhaltung das manuelle Überweisen fälliger Rechnungen. Ihr könnt automatisiert bezahlen und bei Bedarf sogar ein Zahlungsziel angeben. Dadurch lassen sich bei einzelnen Lieferanten oder Geschäftspartnern beispielsweise Skonti oder Rabatte geltend machen. Aber nicht nur Auszahlungen laufen automatisch ab.

Selbstverständlich wird auch der Eingang von Zahlungen von sevDesk registriert. Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer wird in der Software der Status der zugehörigen Ausgangsrechnung von fällig auf bezahlt geändert. Gleichzeitig findet eine Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt. Die automatisierten Ein- und Auszahlungen machen dem aufwendigen Überprüfen von Kontoauszügen ein Ende. Durch sevDesk wird euch auf einen Blick gezeigt, welche Eingangsrechnungen noch bezahlt werden müssen und welche Ausgangsrechnungen im Umkehrschluss bezahlt wurden. Aktuell lässt sich die Bankschnittstelle bereits für über 3.000 Banken einrichten. Eure Bank ist sicherlich ebenfalls darunter.

#3 Tagesgenaue Auswertungen und automatische USt-Voranmeldung

Als Gründer müsst ihr täglich Entscheidungen treffen. Idealerweise erfolgen diese nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Grundlage innerbetrieblicher Statistiken. sevDesk ist eine Buchhaltungssoftware, die euch die entsprechenden Informationen auf dem Silbertablett präsentiert.

Auswertungen auf den Tag genau

Basierend auf den Ein- und Ausgangsrechnungen werden tagesgenaue Auswertungen erstellt. Diese zeigen euch entweder auf Basis der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) oder auf Basis der GuV (Gewinn und Verlust Rechnung) euren Gewinn. Auf Grundlage dessen verfügt ihr über einen größeren kurzfristigen Handlungs- und Entscheidungsspielraum. Mit sevDesk wird es euch einfacher fallen, den unternehmerischen Weitblick zu behalten.

Auf Basis der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erhaltet ihr tagesgenaue Auswertungen (Bildquelle: sevDesk).

Ende der Dauerfristverlängerungen

Mit der Dauerfristverlängerung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung werdet ihr als Existenzgründer bereits häufiger konfrontiert gewesen sein. Auch das hat mit sevDesk ein Ende. Einmalig umsatzsteuerrelevante Daten in der Software anlegen, den Rest erledigt sevDesk für euch. Im Klartext heißt das: Die USt-Voranmeldung wird automatisch aus den Einnahmen und Ausgaben erstellt und kann per Klick direkt an das Finanzamt übermittelt werden.

Die Umsatzsteuervoranmeldung wird mit sevDesk automatisch erstellt (Bildquelle: sevDesk).

#4 Schnittstelle zum Steuerberater

Auch die Kommunikation mit dem Steuerberater kann gerade gegen Ende des Geschäftsjahres für Existenzgründer ein nervenaufreibender Zeitfresser sein. Die Unwirtschaftlichkeit, Dokumente ordnerweise zum Steuerberater zu transportieren oder diese im eigenen Unternehmen zur Verfügung zu stellen, muss wohl kaum näher erläutert werden. sevDesk erleichtert diesen Prozess in mehrfacher Hinsicht. Zum einen liegen alle Daten digital vor. Zum anderen genügt eine entsprechende Schnittstelle zum Steuerberater des Vertrauens und schon kann festgelegt werden, welche Dokumente an den Berater gehen.

Alle Ein- und Ausgangsrechnungen werden in einen kompatiblen DATEV-Export umgewandelt, den jegliche Steuerbüros in ihr System einspielen können. Dank der vereinfachten Kommunikation spart ihr wertvolle Zeit. Und euer Steuerberater hat einen geringeren Aufwand, da die Daten im richtigen Format aufbereitet sind. Alternativ könnt ihr euren Steuerberater sogar direkt in sevDesk mitarbeiten lassen. Einfach per E-Mail einladen und per Berechtigung festlegen, welche Daten eingesehen und verändert werden dürfen. Einer effektiven und einfachen Zusammenarbeit steht so nichts mehr im Wege.

Mit sevDesk habt ihr die Möglichkeit, euren externen Steuerberater direkt in der Buchhaltungssoftware mitarbeiten zu lassen (Bildquelle: sevDesk).

Fazit – die Software sevDesk spart Zeit und Geld

Buchhaltung ist für viele Gründer ein notwendiges Übel. Sie muss erledigt werden, aber Spaß macht sie den wenigsten. Mit sevDesk bekommt ihr eine Software zur Seite, die euch diese ungeliebte Aufgabe spürbar erleichtert. Dadurch spart ihr nicht nur Zeit und Geld, sondern ihr könnt euch im Umkehrschluss zukünftig wieder mehr auf euer Kerngeschäft konzentrieren.

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