6 Tipps, die Gründer bei der Wahl des Bürostandortes beachten sollten



Eine wichtige Entscheidung bei der Unternehmensgründung ist die Wahl des richtigen Standortes bzw. des passenden Büros. Ist die Entscheidung einmal getroffen, kann diese nicht so einfach korrigiert werden und ist gleichzeitig – gerade in der frühen Gründungsphase – ein bedeutender Posten im Finanzplan. Damit ihr von Anfang an richtig liegt, haben wir 6 wichtige Punkte für euch zusammengestellt.

#1 Kriterien für die Standortanalyse festlegen

Im allerersten Schritt sollten Existenzgründer genaue Kriterien festlegen, auf deren Basis die Suche später durchgeführt wird – ein sogenanntes Gesuchsprofil. Der Umfang dieser Standortanalyse hängt auch von der Art des zukünftigen Geschäftsbetriebes ab:

  • Was ist am Standort geplant?
  • Werden Verkaufsräume benötigt oder habe ich Laufkundschaft?
  • Werden Produktionsflächen und Lagerräume benötigt, und mit wie vielen Mitarbeitern plant der Gründer?
  • Handelt es sich ausschließlich um Büroräume, bei denen dann aber Faktoren wie schnelle Breitbandanschlüsse oder zusätzlichen Dienstleistungen (z.B. Sekretariat, Telefonservice oder Meeting Räume) stärker ins Gewicht fallen?

Hier steckt der Teufel oft im Detail, denn auch Deckentraglasten oder eine Klimatisierung für Serverräume können eine Rolle spielen. Ihr könnt schon an diesem Punkt einen Immobilienmakler einbeziehen, zu dessen täglichem Geschäft die Erstellung solcher Profile gehört. Egal, ob ein Verkaufsraum, ein Büro oder eine Produktionsstätte gesucht wird: immer müssen Rahmenbedingungen eingehalten werden, die für den zukünftigen Erfolg ausschlaggebend sein können.

Büro
Je nach Unternehmensphase stellt sich für Gründer irgendwann die Frage nach dem eigenen Büro.

#2 Kriterien in einer Checkliste festhalten

Stehen die Kriterien, sollten diese in einer Checkliste festgehalten werden. Die Checkliste ist auch später die Basis, wenn die eigentliche Suche stattfindet bzw. es Gespräche mit Maklern gibt. Weitere Punkte auf der Checkliste können beispielsweise sein:

  • Lage des Standortes und Einzugsgebiet?
  • Müssen behördliche Auflagen und Genehmigungen eingehalten werden?
  • Versorgung für den Standort: Dienstleister und Zulieferer in der Nähe?
  • Können die notwendigen Fachkräfte am Standort gewonnen werden?
  • Falls relevant: Wie groß ist die Konkurrenz am Standort?
  • Wie ist die Verkehrsanbindung, z.B. für die Mitarbeiter, Lieferanten etc.?

#3 Budget festlegen

Eigentlich sollte das Budget für den neuen Büro-, Verkaufs- oder Produktionsstandort bereits Bestandteil des Business- und Finanzplans sein. Allerdings empfiehlt es sich, diesen nach der Zusammenstellung der Kriterien zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um auf möglicherweise geänderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Das festgelegte Budget spielt auch in den nächsten zwei Punkten – bei der konkreten Suche – eine wichtige Rolle.

#4 Internetplattformen in Kombination mit persönlicher Beratung nutzen

Der erste Anlaufpunkt bei der Suche nach dem richtigen Standort sind meist die großen Internetplattformen. Der Vorteil hierbei ist, dass man die komplette Kontrolle über den Suchvorgang behält. Die Angebote werden persönlich herausgesucht und verglichen. Der Kontakt mit dem jeweiligen Vermieter bzw. Makler wird persönlich hergestellt. Beachten sollte man allerdings, dass die Onlinerecherche – trotz großer Anzahl an Ergebnissen – recht unübersichtlich sein kann. Viele Immobilienplattformen stellen dieselben Objekte mehrmals ein, sodass die Trefferliste zwar schnell sehr lang, zugleich aber auch sehr undurchsichtig wird. Zudem bleibt oft unklar, ob die Angaben korrekt und noch aktuell sind.

Da dem Existenzgründer meist das notwendige Know-how fehlt, um die bei der eigenen Recherche erhaltenen Angebote entsprechend einschätzen zu können, empfiehlt sich eine Kombination aus individuell angepasster Online-Bürosuche und einer persönlichen Beratung durch einen lokalen, etablierten Immobilienmakler. Für Existenzgründer ist dies die vermutlich effizienteste und wirtschaftlich sinnvollste Option, adäquate zu können. Dadurch wird die Kontrolle des Suchenden über den Suchvorgang erhöht bei einem gleichzeitig minimierten Risiko, am Ende eine eigentlich nicht hinnehmbare Kompromisslösung akzeptieren zu müssen (z.B. bietet das Portal bürosuche.de so einen kombinierten Service).

#5 Tools zur Standortanalyse nutzen

Da die Ressource Zeit – gerade in der Anfangsphase – ein sehr knappes Gut ist, können Existenzgründer auch bei der Standortanalyse auf professionelle Toolunterstützung zurückgreifen. Das spart einerseits viel Zeit, vermeidet auf der anderen Seite gleichzeitig, das Fehler aufgrund des fehlenden Know-hows gemacht werden.

Existenzgründer können bei der Standortanalyse auf professionelle Toolunterstützung zurückgreifen.

Auch wir von Recitfga-bsl.info bieten Gründern ein Standortanalyse-Tool an, das kostenfrei heruntergeladen werden kann. Die Nutzung unseres Tools zur Erstellung einer Standortanalyse ist ganz einfach: Nachdem ihr das Tool heruntergeladen habt, müsst ihr euch Gedanken über die für das geschäftliche Vorhaben relevanten Standortfaktoren machen. Wir haben bereits die wichtigsten Faktoren, wie beispielsweise die Größe des Einzugsgebietes oder die Anzahl der Laufkundschaft, für euch vorausgewählt.

Nachdem die relevanten Standortfaktoren ausgewählt wurden, solltet ihr diese entsprechend der Relevanz gewichten. Für den Einzelhandel ist die Laufkundschaft ein entscheidender Faktor – für den Handwerker kann das Einzugsgebiet wichtig sein. Im letzten Schritt bewertet ihr dann die von euch vorher ausgewählten Standorte. Hierzu betrachtet ihr für jeden Standort jeden Standortfaktor einzeln und bewertet diesen mit einer Punktzahl. Je höher die Punktzahl, desto besser fällt die Bewertung des Faktors aus.

#6 Augen auf beim Kleingedruckten

Wenn der passende Standort inklusive richtiger Immobilie gefunden wurde, gilt es, einen rechtssicheren Mietvertrag aufzusetzen. Gerade bei Gewerbeimmobilien besteht viel Spielraum in Bezug auf einzelne Regelungen. Mietzweck, Mietzeit und Mietbindung müssen schriftlich fixiert sein. Auch Höhe, Form und Anlage der Mietkaution sowie – natürlich – die Höhe der eigentlichen Miete müssen geregelt sein. Auch mögliche Haftungsfragen sollten Bestandteil des Mietvertrages sein. Außerdem sollten Gründer darauf achten, das im Mietvertrag auch mögliche behördliche Auflagen festgehalten und klar geregelt sind. Wichtig sind auch die vertraglich vereinbarten Ausbau-Standards, da sonst zum Beispiel jede fehlende Steckdose zusätzliche Kosten verursacht. Auch hier kann übrigens ein Immobilienmakler beratend zur Seite stehen.

Bei komplexen Verträgen bzw. langfristigen Mietverhältnissen kann es durchaus hilfreich sein, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen, um alle wichtigen Punkte eines Gewerbemietvertrages zu berücksichtigen. Und auch ein Blick ins Kleingedruckte empfiehlt sich vor der endgültigen Unterschrift.

Weitere Informationen zur Wahl des richtigen Bürostandortes

Wer noch mehr Infos zur Wahl des richtigen Bürostandortes sucht, dem empfehlen wir auch folgende Artikel:

  1. Den optimalen Standort für das Unternehmen finden
  2. Mit der Standortanalyse zum richtigen Standort
  3. Standortplanung: welcher Standort ist für die Gründung geeignet
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