Wie Sie Ihren Onlineshop durch ein Warenwirtschaftssystem digitalisieren können



Im digitalen Zeitalter werden Bestellungen nur selten manuell bzw. per Hand erledigt. Dies mag für sehr kleine Unternehmen noch sinnvoll erscheinen, doch sobald die Waren nicht mehr nur über dem Ladentisch verkauft, sondern auch bei Online-Anbietern wie Amazon und Ebay oder im eigenen Online-Shop angeboten werden, bedarf es einer Warenwirtschafts-Software. 

Denn diese Programme verbinden sich automatisch mit dem eigenen Web-Shop und helfen Ihnen, einen Überblick über die Bestellungen, den Zahlungsverkehr, den Warenbestand und die Lieferungen zu erhalten. Und ganz bestimmt wollen auch Sie eine effiziente Lagerplanung und kurze Lieferzeiten zum minimalen Kostenaufwand! Was Sie über Warenwirtschaftssysteme (nachfolgend kurz: Wawi-System bzw. Wawi-Systeme) und deren Funktionen wissen sollten, damit Sie sich für das zu Ihrem Unternehmen passende entscheiden können, erfahren Sie hier.

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Was ist ein Wawi-System und welche Vorteile hat es?

Hierbei handelt es sich um ein Verfahren zur Erfassung und Verarbeitung des Warenbestandes. Es dient in erster Linie der Steuerung des Warenflusses, denn Sie verwalten damit:

  • den Einkauf,
  • den Verkauf,
  • die Lagertätigen und den Bestand,
  • das Wareneingangssystem und
  • das Warenausgangssystem.

Diese Software bringt Ihrem Unternehmen eine enorme Zeitersparnis bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Aufträgen. Da es sich um ein System handelt, mit dem Sie die Datenpflege betreiben, kommen Sie in den Genuss einer umfassenden und optimierten Lagerverwaltung auch bei mehreren Lagerstätten. Durch die Echtzeit-Auswertung erhalten Sie außerdem Transparenz und tagesaktuelle Statistiken, mit denen Sie Ihr Sortiment optimieren können.

Welche Arten von Wawi-Systemen gibt es?

Jedes Unternehmen braucht ein anderes System, denn es ist abhängig von einigen Kriterien:

  • Branche
  • Geschäftsbereich
  • Anzahl an Benutzer
  • gewünschten Funktionsumfang
  • Budget

Je nachdem was es für Voraussetzungen haben muss, können Sie sich zwischen einem geschlossenen, einem offenen und einem integrierten Warenwirtschaftssystem entscheiden.

Das geschlossene System beinhaltete alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben wie Einkauf, Produktion, Vertrieb und Lager. Diese ganzen Prozesse werden innerhalb des Unternehmens von einem einzigen System abgedeckt. Bei einem offenen Modell wird hingegen mindestens eine Funktion von einem anderen System ausgeführt. Beide sind aber dennoch durch eine Schnittstelle miteinander verbunden. In der integrierten Software sind alle Module enthalten, es gibt aber noch eine zusätzliche Verbindung nach außen (zu Banken, Lieferanten, Marktforschungsinstitute, usw.).

Weiterhin gilt es eine Entscheidung zu treffen, ob Sie eine Individual-, Branchen- oder Kaufmännische Standardsoftware, wie sie im Wawi-Bereich unter anderem , erwerben möchten. Die Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme haben wir Ihnen einmal aufgelistet:

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Wer braucht ein Wawi-System und welchen Nutzen bringt es?

An sich hat jeder Händler den Bedarf nach einem Warenwirtschaftssystem. In Zeiten des World Wide Web ist es jedoch von noch größerem Nutzen, da Sie nicht nur die Waren im stationären Gebrauch, sondern auch die im Onlinebereich pflegen, katalogisieren und vermarkten müssen. Dazu zählen:

  • Handelsunternehmen, die Waren von anderen Marktteilnehmern beschaffen und sie wiederum an Dritte veräußern
  • Firmen ()
  • Endkunden (B2B Handel)
  • Institutionen (B2B Handel)

Internethändler mit einem leistungsfähigen Online-Shop brauchen beispielsweise eine vernünftige Backoffice-Software zur Abwicklung Ihrer Internetaufträge. Handelsunternehmen hingegen, die nicht nur eine Ladenverkaufsfläche haben und ein direktes Kundenkonzept brauchen zusätzlich ein leistungsfähiges Kassensystem.

Mit einer Warenwirtschaftssoftware können Sie Problemstellen analysieren, indem Sie mögliche Schwachstellen und Ursachen im Lager- und Versandprozess erkennen und durch effiziente Prozesse ersetzen. Diese Optimierungen reduzieren nicht nur Ihre Lagerkosten, sondern verringern auch den benötigten Personalaufwand. Dadurch, dass ein digitales Warensystem mit dem Kassensystem und den Onlineverkaufskanälen verbunden ist, erreichen Sie einen reibungsloseren Lager- und Versandablauf.

Ein weiterer Punkt ist die effizientere Kommissionierung. Durch ein sogenanntes Pick-Pack-Sent-System können gerade Händler, bei denen nur wenige Produkte pro Bestellung ausgeliefert werden müssen, eingegangene Bestellungen zusammentragen und diese gemeinsam bearbeiten. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch doppelte Arbeit. Durch cloud-basierte Warenwirtschaftssysteme haben Sie außerdem einen Echtzeitzugriff auf Ihren Lagerbestand, da die digitale Software die Schnittstelle zwischen den Vertriebskanälen und dem Ladengeschäft bildet.

Ein immenser Vorteil ist außerdem die Kundendatennutzung. Mit diesen Daten können Sie Ihr Marketing optimieren, indem Sie zielgerecht Ihre Kunden ansprechen und gleichzeitig die Beziehungen zu diesen pflegen. Denn nicht nur Neukunden sind wichtig für Ihr Geschäft, sondern auch die langfristige Bindung der Konsumenten an Ihre Produkte. Durch protokollierte Daten wie Bestellhistorien und Kundenkontakt per Email oder Telefon sowie durch die Auflistung der Verkäufe sowohl on- als auch offline, können Sie verschiedene Kundengruppen identifizieren und diese spezifiziert ansprechen.

Welche Funktionen sollte ein Wawi-System beinhalten?

Es gibt eine Vielzahl an Funktionen, die auf dem Markt angeboten werden. Selbstverständlich braucht nicht jeder Händler auch jede Funktion. Trotzdem gibt es einige Optionen, über die eine Software verfügen sollte, wenn Sie mit Ihrem Geschäft auch online tätig sind.

Die Warenbeschaffung

Dieser Prozess unterstützt und verwaltet die Warenbeschaffung durch bedarfsgerechte und wirtschaftliche Bereitstellung der Güter. Die Warenbeschaffung beinhaltet:

  • Disposition
  • Auftragswesen
  • Einkauf
  • Wareneingänge
  • Rechnungskontrolle

Die Lagerwirtschaft

Die Vorgänge im Lager müssen transparent sein. Nur so können Sie die Lagerbestände optimieren und überwachen. Schließlich ist nicht nur die richtige Lagerung der Ware wichtig, sondern auch ausreichender Platz und eine geeignete Lagereinrichtung. Durch diese Funktion verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über Ihre Höchstbestände, Ihr Warensortiment, können die Lagerbestände besser überwachen und behalten sowohl den Abbau der Ladenhüter als auch die Senkung des Mindestbestandes im Blick.

Im Allgemeinen zählen zur Lagerverwaltung folgende Inhalte:

  • Warenzu- und abgänge
  • Inventurdifferenzen
  • Lagerverteilung
  • Verschrottung
  • Rücksendungen

Der Warenabsatz

Auch hier unterstützt Sie eine Software bei der Verwaltung. Durch das sogenannte CMR (Kundenbeziehungsmanagement) können Sie mit der Kalkulation der Artikelpreise und Rabatte Ihr Marketing unterstützen. Dank des Angebotswesens werten Sie Kundenanfragen aus und können somit personengebundene Angebote erstellen. Wichtig ist auch die Auftrags- und Versandabwicklung. Durch diese verschaffen Sie sich einen Überblick über den Versand, die Kommissionierung und über vorhandene Terminabsprachen.

Diese kundengenaue Warenansprache bringt Ihnen folgende Vorteile:

  • Sie erlangen Wissen über Ihren Kundenstamm
  • Gewährleisten eine rasche und fehlerfreie Auslieferung
  • Können Ihre stationären Verkaufsstellen reibungslos versorgen
  • Erreichen einen transparenten Kundenservice

Warenwirtschaftssystem als Buchhaltungssoftware

Wenn Sie ein Produkt im Laden verkaufen, bedarf es nur einer Buchung über die Barkasse, da eine tägliche summarische Verzeichnung durchaus ausreicht. Online-Shops dagegen verkaufen dieselben Produkte, müssen daraufhin aber eine Rechnung ausstellen, den Versand koordinieren und das Ganze als Forderung verzeichnen. Der Zahlungsausgleich in Form von Kreditkarten, Lastschriften oder Paypal müssen genauso verzeichnet werden wie Retouren oder geplatzte Lastschriften. Daher ist eine digitale Buchhaltung vonnöten und essentiell für Online-Anbieter oder Geschäfte mit einem Web-Shop. Es ist daher unabdingbar, dass Sie mit Ihrem Warenwirtschaftssystem auch Rechnungen und Belegdaten erfassen können.

Das Filialmanagement und Kassensystem

Ist Ihr Online-Shop mit einem Laden verbunden, brauchen Sie eine Materialwirtschaftsfunktion, die u.a. Bestellungen und Umlagerungen verzeichnet, sowie eine Marketingfunktion, mit der Sie Aktionen, Plakate und Preisnachlässe verzeichnen können. Das Kassensystem übernimmt dabei die wesentlichen Funktionen im Ladenverkauf und ist sowohl on- als auch offline mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden. Dadurch können Sie

  • Verkaufsvorgänge via Scanner erfassen
  • Kassenbelege erstellen
  • Artikel und Preise verwalten
  • Bar- und Kartenzahlung abwickeln
  • Das Wechselgeld berechnen
  • Ein- und Entnahmen verzeichnen
  • Stornierungen erfassen

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