7 Tipps, mit denen Sie Zeit sparen und die E-Mail-Flut in den Griff bekommen



Die tägliche E-Mail-Flut erfolgreich zu managen, ist grundsätzlich eine Herausforderung – ob selbstständig oder nicht. Gründer stehen allerdings unter besonderem Druck, weil sie häufig für viele Aufgabenbereiche gleichzeitig verantwortlich sind und entsprechend viele E-Mails möglichst schnell bearbeiten müssen. Andernfalls bleiben die Geschäfte stehen, denn viele Dienstleister, Partner und Angestellte warten auf die Rückmeldung von oben, bevor sie Prozesse weiter vorantreiben. Kurzum: Zeit ist Geld – und Einsparungen sind kostbar. Jürgen Kurz, der Experte für digitales Arbeiten, gibt uns im heutigen Gasbeitrag 7 Tipps zum effizienten Umgang mit E-Mails.

Um E-Mails effizient zu managen und dabei Zeit zu sparen, empfiehlt Effizienzexperte und Bestsellerautor Jürgen Kurz, die folgenden 7 Tipps in die Tagesroutine einzubinden.

Die schiere Flut an täglich ankommenden Mails kann zur Hauptaufgabe der Arbeit werden. (Quelle: tempus. GmbH)
Die schiere Flut an täglich ankommenden Mails kann zur Hauptaufgabe der Arbeit werden. (Quelle: tempus. GmbH)

1. Öffnen Sie Mails nur 1-2 Mal

Grundsätzlich wollen Sie vermeiden, dass Mails in Vergessenheit geraten oder Sie sich doppelt in die darin behandelte Thematik einarbeiten müssen. Deshalb ist es wichtig, für jede Mail beim ersten Öffnen zu entscheiden, was damit passieren soll. Vier Handlungsmöglichkeiten stehen dabei zur Verfügung:

  • Archivieren
  • In den Papierkorb verschieben
  • Beantworten bzw. wenn möglich delegieren – Betrifft alle Mails, bei denen Sie mit zirka 5 Minuten Bearbeitungszeit rechnen
  • Auf die To-Do-Liste setzen und in einen „Zu bearbeiten“-Ordner verschieben

2. Nutzen Sie eine E-Mail-App für alle Konten 

Gerade wenn viele Informationen auf wenig verfügbare Zeit treffen, ist es wichtig, alle Informationen auf einen Blick zu haben. Nutzen Sie dafür am besten eine Mail-App wie iOS Mail, Gmail oder Outlook. So erhalten Sie einen Überblick über alle genutzten Accounts. IMAP-Konten sind dabei mittlerweile die Regel – das ist in den meisten Fällen eine günstige Lösung, denn so werden alle Konten synchronisiert. Wenn Sie also eine Handlung auf dem Smartphone vornehmen, wird diese auch genau so im Konto auf Ihrem PC oder Tablet übernommen.

3. Arbeiten Sie Mails möglichst in Blöcken ab

Permanente Abrufbereitschaft sorgt dafür, dass Sie sich auf alles ein bisschen und auf nichts voll und ganz konzentrieren. Besser ist es, Arbeitsblöcke einzurichten. Selbst wenn diese Blöcke verhältnismäßig kurz sind, ist es doch effektiver, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu fokussieren. Die  beispielsweise sieht Arbeitsphasen von 20 Minuten, gefolgt von jeweils 5 Minuten Pause vor. Finden Sie für sich den passenden Zeitumfang und gewöhnen Sie sich an solche fokussierten Phasen. Mit dieser Technik mindern Sie die Gefahr, bei einer Vielzahl an gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben und E-Mails den Überblick zu verlieren.

Beachtet man einige Tipps beim Arbeiten, läuft das produktive Arbeiten wie geschmiert. (Quelle: tempus. GmbH)
Beachtet man einige Tipps beim Arbeiten, läuft das produktive Arbeiten wie geschmiert. (Quelle: tempus. GmbH)

4. Reduzieren Sie das Mailaufkommen durch klare Regeln im Team

Einen Großteil des Mailaufkommens machen kurze interne Anfragen aus. Dabei kann die Anzahl der Mails innerhalb von Teams durch klare Regeln und dank einer Reihe von hilfreichen neuen Apps um etwa 70 Prozent verringert werden. Die genaue Ausgestaltung hängt von den Bedürfnissen des Teams ab. Grundsätzlich gilt jedoch:

Dokumente werden nicht mehr per Mail verschickt, sondern in der Cloud oder im Intranet abgelegt

Mit einer Kommentarfunktion bieten die meisten Anbieter von Intranet- oder Cloudlösungen eine Desktopbenachrichtigung an. Damit können Teammitglieder darüber informiert werden, dass Sie eine Datei in der Cloud abgelegt haben. Die Mail „Hey, habe Dir das Angebot in die Dropbox gelegt, hier ist der Link…“ fällt damit ein für allemal weg.

Interne Fragen werden in Slack erörtert

Slack ist der Messenger, auf den die Arbeitswelt gewartet hat. In der App lassen sich innerhalb eines Teams einzelne Chatrooms erstellen, die thematisch strukturiert werden können. Von einzelnen Projektentwicklungen bis hin zur gemeinsamen Bestellung für das Mittagessen – alle Themen, die den Posteingang tagtäglich überlasten, erhalten in Slack eine übersichtliche Struktur. Die Anwendung reduziert das Mailaufkommen spürbar. Eine schnelle Suchfunktion ermöglicht das einfache Finden von Dateien oder Stichworten. Zudem lässt sich Slack um die meistgenutzen Apps wie skype oder Dropbox erweitern und bringt so eine Vielzahl vonAktionen an einen einzigen Ort. Weitere Infos hierzu auf der Website von Slack.

Erst denken, dann fragen

Sicher, es gibt grundsätzlich keine dummen Fragen – wenn ein Mitarbeiter Hilfe braucht, sollte er diese auch bekommen. Allerdings können Mails mit Inhalten wie: „Kannst Du mir die Umfragewerte von letzter Woche noch einmal schicken? Ich finde sie gerade nicht…“ vermieden werden. Diese sind häufig nämlich nicht nur unnötig, sondern sie sorgen auch für Frust und doppelte Arbeit bei denjenigen, die immer zuverlässig alle Dateien und Informationen parat haben. Regelmäßige Workshops zur Selbstorganisation und zur Server- oder Cloudstruktur geben auch chaotischen Mitarbeitern Tipps an die Hand, wie sie ihre Dateien immer wiederfinden.

5. Schöpfen Sie Hilfsmittel voll aus

Die meisten neuen Smartphones halten zwei sehr nützliche Anwendungen parat: Die Vorlese- und Diktierfunktion. Obwohl weitläufig bekannt ist, dass der Befehl „Ok, Google“ beziehungsweise „Hey Siri“ enorm viel Arbeitserleichterung bedeuten kann, wird die Option oft noch nicht in vollem Umfang genutzt.

Auf Ihrem Arbeitsweg im Auto beispielsweise können Sie Ihrem Smartphone Mails diktieren. Im Praxistest zeigt sich die Spracherkennung bei lauten Hintergrundgeräuschen noch etwas holprig, aber bei einer klaren Aussprache und den passenden Befehlen liefern die Smartphone-Assistenten ein passables Ergebnis ab.

Tipp: Eine Signatur mit dem Hinweis: Schnell mal mit Siri gesendet macht dem Empfänger deutlich, dass eventuelle orthografische Fehler nicht Ihr Verdienst sind.

Tricks für die Arbeit mit Spracherkennungssoftware

Mit den richtigen Befehlen erkennt die Software automatisch alle gängigen Satzzeichen. Je nach Softwaretyp können diese variieren, grundlegend und am meisten genutzt sind neben den üblichen Satzzeichen jedoch folgende:

  • „Absatz“
  • „Apostroph“: ‘
  • „(Eckige/Spitze/Geschweifte) Klammer auf / zu“: [ ] / <> / {} / ()
  • „Bindestrich“: –
  • „Gedankenstrich“: –
  • „(Einfaches) Anführungszeichen unten / oben“: ‚‘ / „“
  • „Backslash“: \
  • „Schrägstrich“: /
  • „Großbuchstaben“: Schreibt das gesamte nächste Wort in Großbuchstaben

6. Trennen Sie Newsletter und Korrespondenz

Newsletter können sinnvoll und aufschlussreich sein. Im Alltag jedoch sorgen sie regelmäßig für Ablenkung. Deshalb empfiehlt es sich, neben Ihrer offiziellen eine separate E-Mail-Adresse anzulegen. Wenn Sie darüber lediglich Newsletter erhalten, sich für kostenlose Downloads anmelden und wenig kommunizieren, reicht eine einfache GMail-Adresse völlig aus. So können Sie sich Zeiträume pro Tag oder Woche einrichten, in denen Sie Alerts und Newsletter sichten. Dadurch entfällt das kurze Öffnen und abgelenkt sein, jedes Mal wenn ein Newsletter in Ihr reguläres Postfach eingeht.

7. Last but not least: Misten Sie regelmäßig aus

Erstellen Sie sich Ihre eigene Regel, wann Sie sich aus überflüssigen Newslettern austragen: Wenn Sie ihn länger als vier Wochen nicht geöffnet haben, oder aber wenn das Abonnement nur im Rahmen eines Projektes für Sie interessant war. Es mag banal erscheinen, aber selbst wenn Sie das Löschen von Newslettern täglich nur zwei Minuten kostet: Pro Woche sind das schon 10 Minuten, die Sie stattdessen besser mit dem Abarbeiten von To-Dos verbringen könnten.

Weitere Tipps zum effizienten Umgang mit Outlook erhalten Sie im E-Book „E-Mail-Stress ade“. 

Autorenbeschreibung

Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten.

Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht.

Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten.

Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet „ständige Verbesserung“. Jürgen Kurz hat das aus Produktionsprozessen stammende Kaizen-Prinzip erfolgreich auf die Büroorganisation übertragen. Sein Versprechen: „Sie räumen noch genau einmal auf und dann NIE wieder!“ Inzwischen gilt er als Deutschlands anerkannter Aufräum-Experte.

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