In 8 Schritten den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen



Es gibt einige steuerliche Aspekte, die man bei einer Unternehmensgründung beachten sollte. So muss in der Regel das Gewerbe bei der Stadt oder der Gemeinde angemeldet werden, woraufhin man vom Finanzamt einen steuerlichen Erfassungsbogen erhält. Bei einigen Fragepunkten hat man verschiedene Auswahlmöglichkeiten und Wahlrechte, die Sie als Gründer kennen sollten, um so optimal in Ihre Existenzgründung zu starten. In diesem Gastbeitrag entschlüsselt der Steuerfachwirt Jonas Monschein den steuerlichen Erfassungsbogen und erklärt, wie Sie ihn ausfüllen.

Punkt für Punkt zum richtig ausgefüllten steuerlichen Erfassungsbogen

Im steuerlichen Erfassungsbogen zur Gründung eines Einzelunternehmens werden verschiedene Punkte, wie zum Beispiel allgemeine Daten, Betriebsdaten oder steuerliche Verhältnisse und Wahlrechte erfragt bzw. durch den Unternehmensgründer ausgewählt.

Unter Punkt 1 hat der Unternehmer allgemeine Angaben im steuerlichen Erfassungsbogen zu beantworten. Er muss sich entscheiden, ob er dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilen will. Wenn ja, ist das SEPA-Lastschriftmandat (Einzugsermächtigung) dem steuerlichen Erfassungsbogen beizufügen. Die Einzugsermächtigung hat den Vorteil, dass die Zahlungen vom Finanzamt fristgerecht abgebucht werden. Als Unternehmer verpasst man so keinen Zahlungstermin und kann dadurch mögliche Säumniszuschläge vermeiden. Falls man einen Steuerberater hat, kann das unter Punkt 1.6 auch erfasst werden. Wenn der Steuerberater die Empfangsvollmacht erhalten soll, wäre das unter Punkt 1.7 zu vermerken.

Unter Punkt 2 sind die Angaben zur gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit zu machen. Beginn der Tätigkeit, sowie die Betriebsstätten sind hier im steuerlichen Erfassungsbogen entsprechend aufzulisten (Punkt 2.2 u. Punkt 2.3). Wenn eine Handelsregistereintragung erfolgt ist, sollte das unter Punkt 2.5 erfasst werden. Bei Punkt 2.6 sind Daten zu der Gründungsform anzugeben, auch ob es sich um eine Neugründung oder eine Übernahme eines Unternehmens handelt. Entsprechende Verträge sind hier beizufügen.

Jonas Monschein, Steuerfachwirt und Geschäftsführer von Unternehmen & Steuer
Jonas Monschein, Steuerfachwirt und Geschäftsführer von Unternehmen & Steuer

Bei Punkt 3 geht es um die Festsetzung der Einkommensteuer- und Gewerbesteuervorauszahlungen. Hier verlangt das Finanzamt Angaben über die Einkünfte im Betriebseröffnungsjahr sowie im Folgejahr. Falls es geplant ist, dass der Unternehmer einen Gewinn aus seiner gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit erzielt, muss das entsprechend im steuerlichen Erfassungsbogen eingetragen werden. Bei den anderen Einkünften, Sonderausgaben und anderen Steuerabzugsbeträgen kann er sich an seinem Vorsteuerbescheid orientieren. Das Finanzamt und die Stadt oder Gemeinde werden aufgrund der Angaben des Unternehmers die Einkommensteuer- und Gewerbesteuervorauszahlungen festsetzen.

Unter Punkt 4 kann die Gewinnermittlungsart ausgewählt werden. Es steht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Vermögensvergleich (Bilanz) zur Auswahl. Die EÜR ist für kleine Unternehmen eine preiswerte Alternative zum Betriebsvermögensvergleich, da aufwendige Buchungen, wie für Forderungen, Verbindlichkeiten oder Rückstellungen, sowie Inventuren entfallen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist für die meisten Existenzgründer und kleine Gewerbetreibende vollkommen ausreichend.

Bilanzieren müssen grundsätzlich nur Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben. Kaufmann ist, wer einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigt. Dazu muss zunächst ein Handelsgewerbe betrieben werden. Wenn ein Gewerbetreibender also nicht nach HGB buchführungspflichtig ist, dann ist er es jedoch spätestens beim Überschreiten der Grenzen nach Steuerrecht. Dabei ist ein Gewinn von mehr als 50.000 Euro oder ein Umsatz von mehr als 500.000 Euro ausschlaggebend. Die Buchführungspflicht gilt nicht für Freiberufler. Liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, ist das hier auch noch einzutragen.

Unter Punkt 5 kann der Unternehmer eine Bescheinigung zur Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen gemäß § 48b EST beantragen. Wenn ein Leistender, wie ein Handwerker, im deutschen Inland eine Bauleistung gegenüber einem Unternehmer im Sinne des § 2 des Umsatzsteuergesetzes oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (hier der Leistungsempfänger) erbringt, ohne dass er vom Finanzamt eine Freistellungsbescheinigung erteilt bekommen hat, dann ist der Leistungsempfänger verpflichtet, von der Gegenleistung (Bezahlung) einen Steuerabzug in Höhe von 15 Prozent einzubehalten (Bauabzugsteuer) und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt zu zahlen. Die Freistellungsbescheinigung erteilt das Finanzamt dem Leistenden, wenn gewisse Voraussetzungen vorliegen. Dieser Punkt im steuerlichen Erfassungsbogen ist nur für Unternehmen mit Bauleistungen relevant.

Der steuerliche Erfassungsbogen Ente
Der steuerliche Erfassungsbogen enthält 8 Abschnitte, die sorgfältig ausgefüllt werden müssen.

Unter Punkt 6 sind Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer zu machen. Die Fragen umfassen Zahl der Arbeitnehmer, Beginn der Lohnzahlungen und voraussichtlich abzuführende Lohnsteuer. Je nachdem müssen die Lohnsteuervoranmeldungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgegeben werden. Erforderlich ist eine

  • monatliche Lohnsteuervoranmeldung: bei mehr als 4.000 Euro zu zahlender Lohnsteuer
  • vierteljährliche Lohnsteuervoranmeldung: bei 1.000 Euro bis 4.000 Euro zu zahlender Lohnsteuer
  • jährliche Lohnsteuervoranmeldung: bei nicht mehr als 1.000 Euro zu zahlender Lohnsteuer.

Beim vorletzten Punkt 7 werden im steuerlichen Erfassungsbogen Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer verlangt. Hier sind unter anderem Angaben zum geschätzten Umsatz im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr zu machen. Neu gegründete Unternehmen müssen in den ersten zwei Jahren immer monatliche Voranmeldungen abgeben (§ 18 Abs. 2 UStG).

Eine Dauerfristverlängerung kann beim Finanzamt beantragt werden. Diese bewirkt, dass sich die Frist für die Voranmeldung um einen Monat verlängert. Die Voranmeldung für den Monat Januar muss dann nicht wie ursprünglich festgelegt, am 10. Februar, sondern erst am 10. März eingereicht werden. Bei genehmigter Dauerfristverlängerung ist bei der monatlichen Anmeldepflicht jeweils eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres zu leisten. Bei neu gegründeten Unternehmen richtet sich die Sondervorauszahlung nach den voraussichtlichen Umsätzen.

Des Weiteren sind Angaben zu machen, wenn die Kleinunternehmerregelung beansprucht wird. Voraussetzung hierfür ist, dass der Umsatz die Grenze von 17.500 Euro nicht überschritten wird. In den Rechnungen darf dabei keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein und es kann folglich kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Umsatzsteuervoranmeldungen sind dementsprechend nicht zu übermitteln.

Gründe für das Kleinunternehmen:

  • Die Kunden sind überwiegend Privatleute.
  • Die Kosten, in denen die gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten ist, sind gering.
  • Der Verwaltungsaufwand ist deutlich reduziert und die Kosten für den Steuerberater sind günstiger, da nur eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden muss.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen sind nicht erforderlich.
  • Der Jahresumsatz hat im vorangegangen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen und wird im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen.

Gründe gegen das Kleinunternehmen:

  • Die Kunden sind fast nur oder ausschließlich gewerblich: Den gewerblichen Kunden ist die zusätzliche Belastung durch die Umsatzsteuer egal, da sie diese bei ihrer Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer ansetzen können und somit ein durchlaufender Posten entsteht. Im Umkehrschluss kann der Unternehmer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung alle bezahlten Vorsteuerbeträge in Abzug bringen. Er kann dann beim Einkauf immer mit dem Nettobetrag kalkulieren.
  • Der Unternehmer tätigt seine Einkäufe oft im Ausland oder nimmt die Dienstleistungen von Anbietern im Ausland entgegen. Bei innergemeinschaftlichem Erwerb oder bei Leistungen nach § 13 b UStG schuldet der Unternehmer die Umsatzsteuer und kann aber keine Vorsteuer (Mehrwertsteuer) abziehen.
  • Die fehlende Vorsteuerabzugsberechtigung von Kleinunternehmern erhöht die Betriebsausgaben. Das kann sich ausgerechnet in der Startphase kleiner Unternehmen schmerzhaft bemerkbar machen, in der oftmals hohe Anfangsinvestitionen erforderlich sind.

Bei positiver Unternehmensentwicklung müssen Kleinunternehmer früher oder später zur Regelbesteuerung übergehen. Wer zuvor den Preisvorteil an seine Privatkunden weitergereicht hat, muss nun Preiserhöhungen durchsetzen. Gelingt das nicht, droht ein spürbarer Gewinneinbruch.

Unter Punkt 7.5 und 7.6 werden im steuerlichen Erfassungsbogen Angaben zur Steuerbefreiung und zum Steuersatz verlangt. Bei Punkt 7.8 stehen 2 Möglichkeiten zur Auswahl (Wahlrecht). Sie können Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung auswählen.

Bei der Ist-Versteuerung wird die abzuführende Umsatzsteuer aufgrund der tatsächlich vereinnahmten (=realisierten) Entgelte bestimmt, dagegen basiert die Soll-Versteuerung auf den vereinbarten Entgelten. Der Unternehmer hat durch die Ist-Versteuerung einen Liquiditätsvorteil, da er die Umsatzsteuer erst bei tatsächlicher Vereinnahmung des Entgelts abführen muss und nicht bereits bei der Leistungserbringung.

Voraussetzungen für die Ist-Versteuerung:

  • Der Gesamtumsatz für das Gründungsjahr wird voraussichtlich nicht mehr als 500.000 Euro betragen
  • Man ist von der Verpflichtung Bücher zu führen befreit.
  • Man ist von der Anfertigung regelmäßiger Abschlüsse aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen befreit.
  • Man führt Umsätze aus, für die man als Angehöriger eines freien Berufs weder buchführungspflichtig ist, noch freiwillig Bücher führt.

Die Vorsteuer kann auch bei der Ist-Versteuerung der Umsätze bereits abgezogen werden, wenn die Leistung erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Bei Punkt 7.9 kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt durch den steuerlichen Erfassungsbogen beantragt werden. Mit einer Umsatzsteuer-ID weist man sich als Unternehmer aus. Bei Verkäufen ins Ausland (EU)kann der Unternehmer- im Besitz einer Umsatzsteuer-ID – die Waren seinen Kunden umsatzsteuerfrei liefern. Bei Einkäufen vom Ausland (EU) muss der Unternehmer keine Umsatzsteuer bezahlen.

Unter Punkt 8 müssen Sie noch Beteiligungen an Personengesellschaften oder -gemeinschaften vermerken.

Das waren die wichtigsten Punkte, die zu beachten sind. Bitte vergessen Sie nicht folgende Anlagen dem steuerlichen Erfassungsbogen beizufügen:

  • Teilnahmeerklärung für das SEPA- Lastschriftverfahren (falls gewünscht)
  • Empfangsvollmacht (falls gewünscht)
  • Aufstellung über Betriebsstätten
  • Handelsregisterauszug (falls vorhanden)
  • Verträge bei Übernahme oder Umwandlung (falls erfolgt)
  • Eröffnungsbilanz (nur bei Vermögensvergleich -> Bilanz)
  • Gesellschaftsvertrag (falls vorhanden)

Über den Autor:

  • Jonas Monschein ist Steuerfachwirt und arbeitet in einer Steuerberaterkanzlei in Freiburg. Er ist unabhängiger Steuerfachwirt bei sevDesk und als Geschäftsführer von Unternehmen & Steuer tätig.
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