Personal einstellen – Worauf muss ich achten?



Irgendwann kommt der Tag, wo man als Existenzgründer alleine nicht mehr weiter kommt und sich Entlastung durch Mitarbeiter herbeisehnt. Was man bei der Einstellung von neuem Personal beachten sollte, erklärt der Experte für Arbeitsrecht Sandeep Chhatwal im Interview.

Recitfga-bsl.info: Hallo Herr Chhatwal, welches sind die häufigsten Fragen in arbeitsrechtlichen Belangen, die Gründer mit Ihnen diskutieren – und unterscheiden sich die Themen eigentlich von denen der Großkonzerne?

Sandeep Chhatwal: Die häufigsten Fragen von Gründern betreffen die verschiedenen Möglichkeiten und Formen in der Vertragsgestaltung von Angestelltenverträgen. Großkonzerne hingegen beschäftigen sich eher mit Fragen zum Tarifvertragsrecht und zu Betriebsvereinbarungen, das heißt den Verträgen zwischen Arbeitgebern und Betriebsräten.

Recitfga-bsl.info: Für ein junges Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gelten andere arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als bei größeren Unternehmen. Wo liegen die wesentlichen Unterschiede?

Sandeep Chhatwal: Der wesentliche Unterschied zwischen kleinen Unternehmen und großen Unternehmen liegt im Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG). Der allgemeine Kündigungsschutz greift gem. § 23 Abs. 1 Satz 3 KSchG bei Betrieben und Verwaltungen mit mehr als 10 Beschäftigten. Bei der Zahl der Beschäftigten sind Auszubildende ausgenommen und Teilzeitbeschäftigte werden nur anteilig abhängig von den Stunden pro Woche mit einem Faktor berechnet.

Sandeep S. Chhatwal
Sandeep S. Chhatwal

Recitfga-bsl.info: Ein Gründer möchte seinen ersten Mitarbeiter einstellen. Was raten Sie ihm, worauf muss er besonders achten?

Sandeep Chhatwal: Zunächst sollte sich ein Gründer Gedanken über die arbeitsvertragliche Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses mit dem Mitarbeiter machen. Dies ist abhängig davon wie viel Stunden und über welchen Zeitraum ein Mitarbeiter benötigt wird. In Betracht kommen grob gesagt geringfügige Beschäftigungen, wie der Mini- und Midijob, Teil- und Vollzeitbeschäftigungen befristet oder unbefristet.

Grundsätzlich ist ein Arbeitsvertrag formfrei, trotzdem sollte zur Beweiserleichterung und zur Vermeidung von Missverständnissen die Schriftform gewählt werden.

Ein Arbeitsvertrag sollte u.a. Regelungen zu dem Tätigkeitsbereich, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Probezeit, Höhe der Arbeitsvergütung, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen enthalten.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind die Lohn- und die Lohnnebenkosten bedeutend. Zu den Lohnnebenkosten zählen u. a. die Sozialversicherungsbeiträge, die Beiträge zur Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls die Gebühren für den Steuerberater zur Erstellung der Lohnabrechnungen.

Recitfga-bsl.info: Freie Mitarbeiter reduzieren das finanzielle Risiko für Gründer. Allerdings besteht die Gefahr, dass diese Mitarbeiter in eine Scheinselbstständigkeit rutschen. Wie gilt es, das zu verhindern?

Sandeep Chhatwal: Wird durch eine der zuständigen Behörden, dem Deutschen Rentenversicherung Bund, von einem Arbeitsgericht, den Sozialversicherungen wie Krankenkassen oder vom Finanzamt Scheinselbstständigkeit nachgewiesen, hat dies in der Regel negative rechtliche und finanzielle Konsequenzen für den Auftraggeber.

Der Auftraggeber hat die Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung sowie Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachzahlungen rückwirkend bis zu vier Jahre zu leisten. Für den Fall, dass der Auftragnehmer nicht als Unternehmer eingestuft wird, ist die ausgewiesene Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen unwirksam, sodass die Vorsteuerbeträge für die jeweiligen Kalenderjahre berichtigt werden und zurückzuzahlen sind.

Es wird im Einzelfall geprüft, ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt und je mehr Anhaltspunkte einer Festanstellung vorliegen, desto wahrscheinlicher wird eine Prüfung zum Ergebnis einer Scheinselbstständigkeit kommen.

Die entscheidenden Kriterien für die Prüfung einer Scheinselbstständigkeit sind:

  • Uneingeschränkte Verpflichtung, allen Weisungen des Auftraggebers Folge zu leisten.
  • Verpflichtung, bestimmte Arbeitszeiten einzuhalten.
  • Verpflichtung, dem Auftraggeber regelmäßig in kurzen Abständen detaillierte Berichte zukommen zu lassen.
  • Verpflichtung, in den Räumen des Auftraggebers oder an von ihm bestimmten Orten zu arbeiten.
  • Verpflichtung, bestimmte Hard- und Software zu benutzen, sofern damit insbesondere Kontrollmöglichkeiten des Auftraggebers verbunden sind.

Demgegenüber trägt ein Selbstständiger das unternehmerische Risiko in vollem Umfang selbst und kann seine Arbeitszeit frei gestalten.

Die Vertragsgestaltung zwischen dem Auftraggeber und dem freien Mitarbeiter sind dabei ein wesentliches Element zur Vermeidung einer Scheinselbstständigkeit. Die unternehmerische Entscheidungsfreiheit und damit das unternehmerische Risiko des freien Mitarbeiters sollte nicht eingeschränkt werden. Der freie Mitarbeiter sollte gegenüber dem Auftraggeber nicht weisungsgebunden sein.

Vonseiten des Auftraggebers kann es deshalb sinnvoll sein, eine Informationspflicht zu vereinbaren, die den freien Mitarbeiter verpflichtet, regelmäßig Auskunft über seine selbstständige Versicherung und seine weiteren Aufträge und Kunden zu erteilen.

Recitfga-bsl.info: Junge Unternehmen stellen auch gerne günstige Praktikanten ein. Welche rechtlichen Fallstricke gibt es hier zu beachten und gilt für diese auch der Mindestlohn?

Sandeep Chhatwal: Grundsätzlich empfehle ich, auch für einen Praktikanten einen schriftlichen Vertrag bzw. eine Praktikumsvereinbarung aufzusetzen. Schülerpraktikanten und Studenten, die ein Praktikum im Rahmen ihres Studiums absolvieren müssen, haben im Regelfall keinen Anspruch auf Vergütung. Zudem entfallen in der Regel die Sozialversicherungsbeiträge, unabhängig von der Höhe des Entgelts.

Andere Praktikanten, also auch Studenten, die ein Praktikum außerhalb eines Pflichtpraktikums absolvieren, haben laut §17 und §26 Berufsbildungsgesetz (BBiG) Anspruch auf eine angemessene Vergütung. Der seit dem 01.01.2015 geltende Mindestlohn von 8,50 Euro greift hingegen erst bei einer Praktikumsdauer von mehr als drei Monaten. Übersteigt die Vergütung zudem 450 Euro, sind zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

Recitfga-bsl.info: Der neue Mitarbeiter ist eingestellt – bei welchen Behörden muss der Mitarbeiter angemeldet werden und was sollte man dabei beachten?

Sandeep Chhatwal: Der Arbeitgeber hat die Pflicht, jeden einzelnen angestellten Beschäftigten ordnungsgemäß zu melden, ansonsten drohen Strafen und Bußgelder. Der Arbeitgeber besitzt bei einer ordnungsgemäßen Einstellung eine Betriebsnummer, die er bei der Agentur für Arbeit beantragt. Für den gesamten Komplex der Sozialversicherungsbeiträge hat der Arbeitgeber daraufhin die Pflicht, den neuen Mitarbeiter bei der zuständigen Berufsgenossenschaft für die Anmeldung zur Unfall- und bei der zuständigen Krankenversicherung zur Kranken- und Pflegeversicherung anzumelden. Bei der Krankenkasse sind darüber hinaus regelmäßig Statusmeldungen zu machen.

In der Lebensmittelbranche oder im Bereich der Gastronomie ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Beschäftigten regelmäßig amtsärztlich untersuchen zu lassen und entsprechend beim Gesundheitsamt der gesetzlichen Vorgaben zu belehren. Für die Lohnsteuer kommt zwar der Arbeitnehmer auf, doch ist die Überweisung durch den Arbeitgeber zu leisten, dementsprechend ist das Finanzamt der Ansprechpartner. Der Arbeitnehmer hat hingegen die Pflicht dem Arbeitgeber die notwendigen und korrekten Dokumente, meist in Kopie, zur Verfügung zu stellen. Darunter fallen der Sozialversicherungsausweis und ein Nachweis der Krankenkassenzugehörigkeit.

Recitfga-bsl.info: Gründern fehlt es oft an finanziellen Mitteln – über eine Mitarbeiterbeteiligung lassen sich niedrige Löhne kompensieren und die Mitarbeiter gleichzeitig motivieren. Welche Möglichkeiten gibt es hierzu?

Sandeep Chhatwal: Zunächst muss unterschieden werden, um welche Form der Mitarbeiterbeteiligung es sich handelt. Bei einer Kapitalbeteiligung sind die Mitarbeiter Anteilseigner einer Kapitalgesellschaft, besitzen also Aktien oder Unternehmensanteile an einer AG oder GmbH. In diesem Fall haben die Mitarbeiter nicht nur ein Recht auf Gewinnbeteiligung, sondern sind gleichzeitig auch Gesellschafter des Unternehmens, was mit Stimmrechten in der Gesellschafterversammlung verbunden ist.

Im Gegensatz dazu besitzen Mitarbeiter bei einer Mitarbeiter-Erfolgsbeteiligung keine Stimmrechte. Ihre Vergütung setzt sich aus einem fixen und einem variablen Anteil zusammen. Der variable Anteil, also die Erfolgsbeteiligung, orientiert sich an vorher festgelegten Unternehmenskennzahlen und kann vielfältig ausgestaltet werden. Denkbar sind Vergütungsmodelle, die sich zum Beispiel am Unternehmensumsatz oder -gewinn orientieren. Aber auch eine Mitarbeiterbeurteilung durch einen oder mehrere Vorgesetzte kann die Höhe des variablen Gehalts festlegen. Selbstverständlich können Kapital- und Erfolgsbeteiligungsmodelle auch kombiniert werden.

Recitfga-bsl.info: Ein Mitarbeiter passt einfach nicht ins Team. Was raten sie Gründern, wie sie im Rahmen des Arbeitsrechts mit einer solchen Situation umgehen sollten?

Sandeep Chhatwal: Zunächst empfehle ich Arbeitgebern, das Gespräch mit dem Mitarbeiter zu suchen. Oft lassen sich hier schon wesentliche Unstimmigkeiten klären und beilegen oder man einigt sich im Ergebnis auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ist eine Einigung nicht zu erzielen, bleibt als letztes Mittel die Kündigung. Es empfiehlt sich hierbei von einem Anwalt beraten zu lassen, da die Erfolgsaussichten im Einzelfall zu prüfen sind.

Recitfga-bsl.info: Ein ehemaliger Mitarbeiter ist mit der Kündigung nicht einverstanden und versucht, diese gerichtlich anzufechten. Wie kann sich ein Gründer hiervor rechtlich und finanziell absichern?

Sandeep Chhatwal:

Zur Absicherung von rechtlichen und finanziellen Risiken von juristischen Auseinandersetzungen bietet sich für ein Unternehmen eine Rechtsschutzversicherung an. Diese deckt im Regelfall die Rechtsanwaltsgebühren, Gerichtskosten, Zeugengelder und Sachverständigenhonorare ab.

Recitfga-bsl.info: Herr Chhatwal, Ihre Rechtsanwaltskanzlei unterstützt Gründer bei rechtlichen Fragen – bei welchen Arbeitsrechtsthemen empfehlen Sie einem Gründer, Kontakt mit Ihnen aufzunehmen?

Sandeep Chhatwal: Ich berate und unterstütze Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Vertragsgestaltung und der Erstellung von Arbeitsverträgen sowie der Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Zusätzlich vertrete ich diese gerichtlich und außergerichtlich bei arbeitsrechtlichen Problematiken.

Recitfga-bsl.info: Vielen Dank für das Interview!

Der Rechtsanwalt Sandeep Chhatwal ist im Netzwerk auf Recitfga-bsl.info vertreten und unterstützt Gründer auf ihrem Weg in die Selbstständigkeit. Erfahren Sie mehr über Sandeep Chhatwal im Profil der Dienstleister- und Beraterbörse.

  • Kontakt

  • Unternehmensberater und Rechtsanwalt Sandeep S. Chhatwal MBA
  • RSC-Rechtsanwaltskanzlei Sandeep Chhatwal
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