Produktiver arbeiten: 5 kostenlose Tools im Überblick



Sie verbringen Ihren Arbeitstag überwiegend vor dem Bildschirm? Ohne Computer geht es heutzutage für viele nicht mehr, aber es gibt Tools, mit deren Hilfe Sie die häufigsten Zeitfresser ausschalten und wiederkehrende Abläufe effizienter gestalten können. Wir stellen Ihnen unsere Favoriten vor. Das Beste: Die Tools sind kostenlos gut nutzbar. Für die Zusammenarbeit im Team haben wir Ihnen hier interessante Tools zusammengestellt.

Die Sekretärin für das Handy

Häufige Anrufe, Benachrichtigungen und SMS stören den Arbeitsfluss. Gegen die ständigen Unterbrechungen hilft es, das Mobiltelefon auszuschalten. Mit offtime gibt es nun auch eine Android App für den Zweck. Die Softwarelösung bietet einen klaren Vorteil. Sie können genau festlegen, was in den Auszeiten erlaubt ist oder nicht. Ausnahmen für wichtige Geschäftspartner, die Familie und Mehrfachanrufe, die auf einen Notfall hinweisen, sind beispielsweise möglich.

offtime filtert nicht nur Anrufe, sondern schirmt Sie auch von eingehenden SMS und E-Mails ab. Auf Wunsch können Sie sogar einzelne Apps zur Selbstkontrolle für den Zeitraum Ihrer  „offtime“ deaktivieren. Die positive Wirkung einer kontrollierten Handy-Auszeit ist belegt. Forscher der Humboldt-Universität zu Berlin untersuchten die Produktivität von 49 Probanden im Durchschnittsalter von 34 Jahren vor und nach der Nutzung von offtime. Diese ließen sich dank der App weniger ablenken und gingen motivierter an die Arbeit heran.

Obwohl  für den Endanwender sowohl privat als auch geschäftlich unentgeltlich genutzt werden darf, verspricht das Start-up, dass sämtliche Daten auf dem Gerät bleiben. Geld verdienen möchten die Berliner mit Großunternehmen, denen sie durch spezielle Funktionen die Einbindung in deren IT-Landschaft vereinfachen. offtime ist für Android Smartphones erhältlich und kann im Play Store kostenlos heruntergeladen werden.

Offtime verspricht mehr Konzentration bei der Arbeit
Offtime verspricht mehr Konzentration bei der Arbeit (Bild: offtime.co)

Vermaledeit! Wie war noch mal das Passwort?

Wer viel am Rechner arbeitet, muss sich unzählige Passwörter merken. Ein Passworttresor wie Dashlane speichert alle Ihre Passwörter und verschlüsselt diese mit einem Masterpasswort. Sie müssen sich fortan nur noch dieses eine Passwort merken, alle anderen werden sicher hinter einer 256-Bit-AES Verschlüsselung aufbewahrt. Damit ist dieses Verfahren sicherer als die Passwortmanager der gängigen Browser. Trotzdem sparen Sie durch das automatische Ausfüllen Ihres Log-ins Zeit. Dashlane informiert Sie darüber, wenn aufgrund von Datendiebstählen Gefahr für Sie besteht, und fordert Sie zum Austausch der entsprechenden Passwörter auf. Dashlane unterstützt sowohl Windows als auch MacOS und kann  werden.

Wie eine Küchenuhr Ihre Produktivität steigern kann

Kennen Sie das Parkinsonsche Gesetz? Es , dass

Arbeit sich genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für Ihre Erledigung zur Verfügung steht und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.

Das heißt also, wenn Sie üblicherweise für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe 30 Minuten benötigen und Ihnen plötzlich 45 Minuten Zeit zur Verfügung stehen, dann werden Sie in der Regel auch die 45 Minuten für die Erledigung in Anspruch nehmen. Sollten Sie hingegen nur 20 Minuten Zeit für die gleiche Aufgabe haben, so schaffen Sie diese voraussichtlich auch in diesen 20 Minuten. Genau diesen Effekt macht sich die Pomodorro Technik zu Nutze. Sie trickst das Parkinsonsche Gesetz aus, in dem man seinen Arbeitstag in kurze Einheiten von jeweils 25 Minuten Länge einteilt. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine 5-minütige Pause. Dauert eine Tätigkeit länger als 25 Minuten, so muss man diese in Teilaufgaben zerlegen. Im Prinzip reicht für die Pomodoro Technik eine gewöhnliche Eieruhr auf Schreibtisch, es gibt aber auch ausgefeilte Tools für den PC, die den Timer mit einer To-Do Liste kombinieren.

  •  – Kostenlose Web App
  •  – 2,69 Euro für MacOS

Unkompliziert gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Dropbox ist ein Klassiker bei den Cloudspeicherdiensten und besticht durch seine Einfachheit. Das Tool fügt sich nahtlos in das Dateisystem Ihres Rechners ein. Die Dropbox sieht aus wie ein regulärer Ordner auf Ihrer Festplatte, mit dem Unterschied, dass die Dateien in der Cloud gespeichert werden. Dropbox synchronisiert Ihre Daten über mehrere Geräte hinweg und legt gleichzeitig alle Änderungen an Ihren Dokumenten in der Cloud ab. Möchten Sie einen ursprünglichen Dateizustand wiederherstellen, können Sie bis zu 30 Tage in der Speicherhistorie zurückgehen.

Dropbox sichert Ihre Dokumente in der Cloud
Dropbox sichert Ihre Dokumente in der Cloud (Bild: Dropbox.com)

 ist besonders interessant für die Arbeit in Teams. Jede Änderung wird in Sekundenschnelle von dem Tool erfasst und an die Anderen übertragen. Durch die Dateiablage an einem zentralen Ort spart man sich langes Suchen im E-Mail Postfach und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter auf die aktuellste Version eines Dokuments zugreift. Jeder Nutzer erhält kostenlos zwei Gigabyte Internetspeicher. Für 12 Euro pro Monat und Nutzer erhält man so viel Speicher, wie man braucht. Wer maximalem Schutz vor neugierigen Blicken sucht, sollte sich auch SpiderOak anschauen. Das Tool wurde im Rahmen des NSA-Skandals vom Whistleblower Edward Snowden als Dropbox-Alternative empfohlen.

Geheimtipp für Prokrastinierer

Erwischen Sie sich selbst ab und zu dabei, wie Sie sich auf Nachrichtenportalen oder sozialen Netzwerken verlieren, statt zu arbeiten? Surfblocker können Ihnen dabei helfen, Ihre schlechten Gewohnheiten in den Griff zu bekommen, ohne dass Sie komplett auf das Internet verzichten müssen. Sie tragen zunächst diejenigen Seiten in eine Liste ein, die zukünftig geblockt werden sollen. Die Dauer der Sperre ist frei wählbar, aber unumstößlich, wenn man kein Computer-Crack ist. Denn kein Neustart, kein Datumumstellen und noch nicht mal das Löschen des Programms können Abhilfe schaffen.

  •  für MacOSX
  • für Windows

Noch mehr Tools finden Sie hier:

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