Belegmeister rechnet Reisekosten automatisiert ab



Haben Sie selbst schon einmal Reisekosten abrechnen müssen? Den meisten dürfte es vor diesem aufwändigen Ritual nach jeder Dienstreise grauen. Drei junge Berliner haben nun eine Lösung entwickelt, die Erfassung von Belegen zu vereinfachen.

Recitfga-bsl.info: Hallo Herr Koch und hallo Herr Päuser wie kam es zur Idee von Belegmeister und wer gehört alles zum Gründerteam?

Johannes Koch von Belegmeister: Die Idee zu Belegmeister hatte ich bereits vor einiger Zeit. Als ich als IT-Berater arbeitete, war ich ständig auf Geschäftsreise, jede Woche vier Tage im Hotel. Da haben sich Belege ohne Ende angesammelt und am Ende meiner Arbeitswoche musste ich mich mit der Reisekostenabrechnung rumärgern. Das hat unglaublich viel Zeit gekostet und ich dachte, man muss seine Reisekosten doch auch einfacher abrechnen können. Ich habe lange nach dem einem geeigneten Werkzeug gesucht, aber nichts gefunden, das mir die Arbeit wirklich sinnvoll erleichterte. Also habe ich mich entschieden, das selbst in die Hand zu nehmen.

Philipp Päuser von Belegmeister: Ich habe Johannes durch einen gemeinsamen Bekannten kennengelernt. Die Idee von Belegmeister hat mich direkt begeistert und ich weiß aus eigener Erfahrung: Der Bedarf für die Lösung ist da.

Johannes Koch von Belegmeister: Außer uns beiden gehört noch Sascha Liebau zum Gründerteam.

Das Gründerteam von Belegmeister
Das Gründerteam von Belegmeister

Recitfga-bsl.info: Was hat Sie speziell motiviert sich selbstständig zu machen und was waren zentrale Erfahrungen bisher aus Ihrer Anfangszeit?

Johannes Koch von Belegmeister: Ich habe ein Problem gesehen, das nach einer Lösung schreit. Außerdem hatte ich eine Idee für diese Lösung.

Ich hatte bereits vorher den Wunsch, meine eigenen Ideen und Vorstellungen vom Arbeiten und meinem Arbeitsumfeld umzusetzen, und wie kann ich das besser als mit meiner eigenen Firma? Es hat mich einfach gereizt, die volle Verantwortung für diese Arbeit zu tragen, mit allen Konsequenzen, die das mit sich bringt.

Philipp Päuser von Belegmeister: Für mich war es ebenfalls der Wunsch, das Projekt Belegmeister von Anfang an eigenverantwortlich zu gestalten. Meine zentrale Erfahrung aus der Anfangszeit?

Immer auf das Produkt fokussieren. Jede Entscheidung muss das Produkt voranbringen, ich muss mich bei jeder Tätigkeit fragen: Wie bringe ich damit das Produkt weiter?

Recitfga-bsl.info: Wie weit sind Sie mit der Entwicklung von Belegmeister und wie soll es im Detail im unternehmerischen Alltag funktionieren?

Philipp Päuser von Belegmeister: Aktuell haben wir die Grundfunktionalität – die intelligente Texterfassung der Belege – entwickelt. Welche weiteren Funktionen wir dann letztlich umsetzen, werden die Nutzer entscheiden. Übergeordnetes Ziel ist aber immer die größtmögliche Automatisierung und Vereinfachung der Reisekostenabrechnung. Der Nutzer soll uns vor und während der Dienstreise nur noch seine Belege übermitteln. Wenn er zurückkehrt, wartet dann bereits die fertige Kostenabrechnung auf ihn.

Recitfga-bsl.info: Wie planen Sie die Anbindung an klassische Buchhaltungssysteme oder noch klassischer den Steuerberater des Unternehmens?

Philipp Päuser von Belegmeister: Der CSV-Export der fertigen Reisekostenabrechnung ist hier der kleinste gemeinsame Nenner, mit dem wir schon einen Großteil der Buchhaltungssysteme ansprechen können. Bequemer wird es natürlich über eine direkte Schnittstelle.

Johannes Koch von Belegmeister: Wir können jedes API aufrufen und jedes Dateiformat schreiben, das uns ein Drittanbieter zur Verfügung stellt. Welche Programme hier zuerst bedient werden, lassen wir wiederum die Nutzer entscheiden.

Recitfga-bsl.info: Was wird Belegmeister kosten bzw. wie sieht das Geschäftsmodell aus?

Philipp Päuser von Belegmeister: Da wir noch einige Monate vom Start der kommerziellen Version entfernt sind, möchte ich nur so viel sagen: Belegmeister wird in einer Basis- und einer Premiumversion als Software as a Service (SaaS) erhältlich sein. Der Einstieg ist dabei für den Nutzer denkbar einfach: Die Onlineregistrierung mit einer E-Mail-Adresse genügt: keine Schulung, keine Implementierungs- oder Wartungskosten. Damit ist das Produkt für einzelne Nutzer, wie beispielsweise Freischaffende, genauso geeignet wie für kleine und mittelständische Unternehmen, die bisher eine teure Unternehmenslösung scheuten. Aber auch die Arbeitnehmer größerer Unternehmen sollen Belegmeister einfach nutzen können, da wir ihnen das Ergebnis in dem von ihrem Unternehmen verlangten Format liefern werden.

belegmeister
Belegmeister kann per Smartphone Belege erkennen und automatisch verarbeiten

Recitfga-bsl.info: Sie werden durch das EXIST-Gründerstipendium gefördert – welche Uni haben Sie hier an Bord und wie verlief der Prozess bisher?

Philipp Päuser von Belegmeister: Das EXIT-Gründerstipendium läuft bei uns über die Humboldt-Universität zu Berlin. Wir haben zunächst die Wissens- und Technologietransfergesellschaft der Uni, die Humboldt Innovation, auf das Stipendium angesprochen, die daraufhin unser Konzept kritisch geprüft hat. Bei der geforderten Ideenskizze, eine Art Businessplan, wurden wir ebenfalls von der Humboldt Innovation unterstützt. Auch jetzt, während der Projektphase, ist die Humboldt Innovation immer ein kompetenter Ansprechpartner. Wir hätten uns sicher keinen besseren Start für Belegmeister wünschen können.

Recitfga-bsl.info: Sie sitzen auch im Gründerhaus der Humboldt-Universität – wie kann man sich das vorstellen und wie bewerten Sie insgesamt den Standort Berlin?

Philipp Päuser von Belegmeister: Unser Büro ist im Gründerhaus Mitte, einem typischen, schönen Berliner Altbau. Die erste Generation Start-ups, die hier eingezogen ist, hat die Büros selbst renoviert, das hat echtes Start-up Flair! Deshalb gibt es auch eine große Lounge mit dem obligatorischen Kickertisch. Aber: die ist meistens leer. Tagsüber sieht man sich nicht viel, da jedes Unternehmen im eigenen Büro für sich konzentriert arbeitet. Das ist meiner Meinung nach der große Vorteil gegenüber anderen Coworking Spaces hier in Berlin, wo es oft sehr laut ist und man viele Möglichkeit zur Ablenkung hat. Dieser kann man oft auch gar nicht entgehen.

Trotzdem herrscht hier im Gründerhaus auch reger Austausch mit anderen Gründern, bspw. beim gemeinsamen Mittagessen oder Veranstaltungen wie dem Usability Lunch – das ist eine tolle Einrichtung der HI, bei der die Teams gegenseitig die Produkte der anderen Start-ups testen und konstruktive Kritik geben. Wir sind hier alle ungefähr in der gleichen Phase, machen die gleichen Erfahrungen und können uns so optimal austauschen und voneinander lernen.

Berlin selbst bietet unendlich viele Möglichkeiten. Das hilft ungemein. Die Kehrseite: Von allem mehr heißt nicht nur mehr von den guten Angeboten. Daher fällt die Differenzierung manchmal schwer.

Recitfga-bsl.info: Wie haben Sie bisher die Entwicklung von Belegmeister finanziert und welche Finanzierung planen Sie für die Zukunft?

Philipp Päuser von Belegmeister: Bisher konnten wir uns ausschließlich durch unsere privaten Mittel und das EXIST-Gründerstipendium finanzieren. Für die Zukunft werden wir unsere Augen aber sicherlich nach allen Seiten offen halten.

Wir führen bereits Gespräche mit einigen Risikokapitalgebern. Daneben ist das Thema Crowdfunding sehr spannend, weil es auch einen gewissen Marketingaspekt bedient. Und schließlich bietet das Land Berlin für junge Unternehmen wie Belegmeister auch umfangreiche Unterstützungsprogramme.

Recitfga-bsl.info: Wie geht es bei Belegmeister in den nächsten Monaten weiter, was sind konkrete Meilensteine?

Philipp Päuser von Belegmeister: Wir werden uns natürlich wie angesprochen auf die Entwicklung des Produktes fokussieren.

Johannes Koch von Belegmeister: Ich werde in den nächsten Monaten die Belegerkennung vorantreiben: das bedeutet die kontinuierliche Steigerung der Erkennungsleistung. Außerdem arbeiten wir an der Unterstützung zusätzlicher Sprachen.

Philipp Päuser von Belegmeister: Der Webclient und der Mobilclient werden fertig entwickelt. Dabei werden wir besonders das Feedback unserer Nutzer bei der Erweiterung des Funktionsumfangs berücksichtigen. Für die zweite Hälfte des Jahres ist dann die Markteinführung des fertigen Produktes geplant.

Recitfga-bsl.info: Wie gehen Sie die Themen Marketing und Akquise an?

Philipp Päuser von Belegmeister:

Wir verfolgen einen B2C2B Ansatz. Das heißt, wir sprechen mit einem Teil unserer Kommunikation die Arbeitnehmer – also die Nutzer – direkt an. Im Gegensatz zu Unternehmen entscheiden sie sich viel schneller, ein Produkt auszuprobieren. Danach setzen wir für sie Anreize, Belegmeister im Unternehmen zu empfehlen.

Darüber hinaus sind Steuerberater hervorragende Multiplikatoren und bei der Ansprache der Unternehmen werden wir letztlich auch um die gute alte Kaltakquise, bspw. mithilfe eines Callcenters, nicht vorbeikommen.

Recitfga-bsl.info: Welchen Beleg haben Sie denn eigentlich zuletzt über Belegmeister eingescannt?

Johannes Koch von Belegmeister: Den Beleg meiner BVG-Monatskarte, mit der ich in Berlin jeden Tag zur Arbeit fahre.

Philipp Päuser von Belegmeister: Die Bahnfahrkarte zu unserem letzten Gesellschaftertreffen.

Johannes Koch von Belegmeister: Die Entwicklung scannt natürlich täglich mehrere Belege aus Testgründen. Für unseren Mitgründer Sascha Liebau haben wir zuletzt eine Hotelrechnung ausgelesen.

Recitfga-bsl.info: Vielen Dank für das Interview.

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